Como gerir mudanças em ambientes ágeis

O que vem à cabeça quando pensamos em agilidade? Processos menos burocráticos, com times alinhados e melhores resultados em menos tempo. Não é de hoje que a agilidade vem sendo vista por organizações como um dos caminhos para agregar mais valor ao corpo empresarial, a fim de garantir projetos mais rápidos e eficazes. Na nossa última publicação no blog, falamos sobre as Metodologias de Gestão de mudanças  e mostramos diversas opções de métodos no mercado, cada uma com diferentes particularidades, mas todas eficazes. Porém, o mais importante é saber fazer as sinapses corretas e escolher as soluções mais viáveis e adequadas ao cenário e cultura organizacional da empresa. Isto porque o método orienta, estrutura e uniformiza ações conduzidas por diferentes pessoas. Lembrando que “método” é a ferramenta que organiza o saber, não é o saber em si. Para projetos ágeis prevalece a mesma máxima, mas vale atentar-se para algumas peculiaridades ao se pensar nos planos de ação.

Quando falamos de projetos ágeis, não podemos deixar de citar o Manifesto Ágil como uma ferramenta essencial no planejamento de ações a serem tomadas em projetos de Change. O Manifesto foi criado em 2001 por um grupo de profissionais de TI com a intenção de melhorar o processo de desenvolvimento de softwares, até então burocrático e verticalizado. Com 12 princípios que se baseiam na agilidade para a tomada de ações, a declaração foi muito bem aceita, não só na área tecnológica, mas em diversas outras. Destacamos 5, desses 12 princípios, que são impulsionadores de novas práticas de gestão:

Trabalho em equipe

Formar times multidisciplinares e integrar os squads que tenham relação com o projeto para trabalharem em conjunto durante todo o processo.

Indivíduos motivados

Garantir que as pessoas estejam motivados, dando a eles o suporte e o ambiente adequado para que façam um ótimo trabalho.

Equipes que se auto-organizam

Passar uma visão clara para que os times possam organizar, de forma autônoma, a melhor maneira de seguir com o projeto. 

Conversa face a face

Compartilhar informações face a face entre equipes, com objetividade, clareza e agilidade.

Ajuste de comportamento

Analisar, periodicamente, como melhorar e refinar os processos de trabalho do time e torná-los mais ágeis. 

As transformações digitais e culturais se refletem também na atuação dos líderes dos processos de mudança. Resiliência e maleabilidade são palavras de ordem, com as entregas no formato MVP (Produto Mínimo Viável, em inglês Minimum Viable Product) e ganham um desafio ainda maior na ação de integrar times multifuncionais e impulsionar a gestão a um modelo de trabalho que requer autonomia para tomadas de decisões dos times. 

As práticas de Gestão de Mudanças Organizacionais podem ser de grande valia em organizações ágeis, devendo ajustar o ritmo, foco, forma de atuação, mensuração e entregas.

Lidando com as mudanças em ambientes ágeis

Lidar com mudanças requer dedicação, disciplina, esforço e persistência,  e quando falamos em desenvolver uma gestão ágil, significa utilizar práticas que permitam que as mudanças aconteçam com mais facilidade e agilidade, com maior colaboração e co-criação. Para isso, é preciso dividir os objetivos em metas quantificáveis e apuradas em ciclos mais curtos (entre 8 e 12 semanas), alcançando um alvo de cada vez. Dessa maneira, é possível que os resultados sejam analisados durante a conclusão de cada etapa, permitindo que as estratégias sejam ajustadas de acordo com as respostas obtidas.

Processos de PDCA’s (Plan – Do – Check – Act) foram encurtados, ou seja, para todas as disciplinas há uma necessidade de acompanhamento mais constante dos resultados e ajustes, quando necessário. O PDCA — é uma ferramenta de gestão que promove a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). O intuito é ajudar a entender, não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado. Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação atitudes para preparar as pessoas para a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e eficiência.

No processo de condução de mudanças em ambientes ágeis o entendimento inicial do contexto da empresa, do projeto, da estrutura da organização e aspectos culturais torna-se ainda mais importante, pois são eles que irão nortear as demandas e estratégias de mudança. As mudanças precisam ser realizadas em ciclos mais curtos, para que as pessoas percebam a jornada e não apenas o processo final. Comemorações a cada conquistas devem ser promovidas e realizadas, celebrando os avanços das entregas. Comunicações devem ser ainda mais focadas, face a face, constantes e efetivas, reforçadas nos fóruns existentes do projeto. Como o time está completamente absorto nas entregas, com períodos curtos, os fóruns existentes são os canais mais efetivos para as comunicações. O engajamento do Product Owner (PO) é essencial para que as principais informações sejam compartilhadas no time direto e para buscar as informações necessárias às demais áreas envolvidas.

Desafios e oportunidades para uma gestão ágil de mudança

1. Existe uma alta demanda no aspecto de Mapeamento e Ajuste da Cultura Organizacional ao modelo Ágil. Muitas empresas implantam projetos ágeis, mas ainda mantém a gestão baseada em “Comando e Controle”, o que não combina com a necessidade de autonomia dos times multi-skills. Os patrocinadores da Mudança devem estar engajados e convencidos dos benefícios do método ágil. E entender que a empresa precisa se tornar uma Organização Ágil.
2. O Tempo para planejar a mudança encurta e passa a acontecer no transcorrer do projeto. Torna-se muito importante definir em que momentos a condução das mudanças pode agregar mais valor.
3. Mapeamento e tratativa dos impactos seguem as palavras de ordem “simplificação” e “priorização”. 
4. Líderes das Squads (sejam eles gestores ou não) necessitam de desenvolvimento específico na habilidade de comunicação interpessoal com os times.  
5. Comunicações não requerem necessariamente canais formais para acontecer, o importante é que as informações fluam, e vale a criatividade e inovação para fazer isto acontecer.
6. Treinamentos podem ocorrer com uma frequência maior, também de forma fracionada. Muitas vezes se restringem a capacitação “on the job” para membros da Squad, que depois multiplicam para sua área. O desafio é conseguir estruturar de forma clara, transparente e com controles e indicadores e garantir que o repasse do novo conhecimento flua.
7. Gestão de expectativas de gestores que não estão na Squad. Muitos gerentes se sentem desrespeitados por não terem um reporte constante da atuação dos times ágeis. Identificá-los e incluí-los nos reportes ou fóruns do projeto pode ser o diferencial para o sucesso.
8. Como nos projetos waterfall (gestão tradicional), existe uma demanda importante de GMO que é se fazer entender, mostrar no que pode contribuir. Nos projetos ágeis isso deve acontecer em meio a ações de planejamento e execução concomitantes. 
9. A aproximação dos gerentes do projeto e responsáveis por liderar a mudança deve acontecer desde o 1º momento.

Vale lembrar que, todo tipo de metodologia tem estratégias e instrumentos e na Dynamcia não é diferente. Trabalhamos com templates para mapeamento de impactos, estratégias de treinamento, plano de comunicação e ferramentas para assessment. Todas elas estudadas para serem utilizadas e adaptadas de acordo com o cenário e necessidade da cada organização. Alguns exemplos do que usamos: 

• Design Thinking: para levantamento de impactos, definição de processo e definição de plano estratégico.
• Kanban: Gestão à vista das entregas, meritocracia, Status, etc.
• Mapa Mental: Pode ser usado combinado com a facilitação gráfica para conteúdos de treinamento, Workshops, formação de time, gestão do conhecimento e peças de comunicação. 
• Painel de discussão: Usado em workshops para discutir soluções, brainstorm, alinhamento de visão e mentoring.  
• World Café: Debater ideias, Resolução de conflitos, troca de conhecimentos, Definições…
• PDCA: Como citado acima, esse é um método que deve ser utilizado com frequência na abordagem ágil para ajustes no projeto.
• Facilitação gráfica: comunicação, tratamento de impacto, treinamento, estratégia da mudança.

Lean Change Management

Para projetos ágeis (e isso vale para os waterfall também) é importante pensar em diferentes métodos que, juntos, garantem a entrega mais eficaz dos resultados. Assim trabalha a Dynamica, como curadora de novos conteúdos. Além de utilizarmos a nossa metodologia – MIM – Metodologia Integrada de Mudança, fazemos o acompanhamento e a aplicação de diferentes conhecimentos em nossos projetos.  Exemplo disso é a Lean Change Management, metodologia criada por Jason Little, especificamente para atender projetos  para métodos ágeis.  Propõe um modelo colaborativo, não-linear e com o feedback como principal gatilho para direcionar a mudança.

De forma macro, o modelo se divide em:

Estratégia:

Alinhamento sobre a mudança e a definição de onde se pretende chegar com ela. Levanta questões, preferencialmente com a participação dos principais impactados, utilizando a ferramenta Canvas, para promover transparência: Por que estamos fazendo isso?; Como saberemos se está funcionando?; Como ajudamos as pessoas na transição? Qual a visão para esta mudança? Por que essa mudança é importante para nossa organização? Critérios de sucesso: como mostraremos o progresso em relação à nossa visão? Métricas de sucesso: como vamos medir o sucesso? Quem e o que é afetado: o que as pessoas, departamentos e processos precisam mudar para realizar nossa visão? Como suportamos as pessoas: que ações os envolvidos na mudança devem fazer para apoiar as pessoas durante o processo de transformação? Uma vez levantadas essas informações, é o momento de criar os principais artefatos da etapa de estratégia, que podem ser co-construídas usando a técnica de brainstorm, com os envolvidos, para criar um momento de captura do máximo possível de ideias em um ambiente livre de julgamentos.

Na atuação da Dynamica, esta etapa se refere à estruturação da estratégia de Mudança, onde se faz esta avaliação do contexto geral, cultura, métodos de gestão, identificação dos stakeholders e se explicita o propósito da mudança e se esclarece o que de fato precisa mudar naquele ambiente para que os resultados esperados na organização aconteçam. 

Priorização: 

Após o mapeamento da estratégia é necessário definir quais, entre as opções levantadas, são elegíveis a virar um experimento. Para auxiliar na definição leva-se em consideração os critérios: Custo (Quantas pessoas são afetadas? Quão difícil seria essa opção?) e Valor (Quão alinhada essa opção está em relação a nossa visão?). Organizando esses critérios em dois eixos e distribuindo as opções no quadro se tenta chegar a um consenso. Esse exercício auxilia a considerar as prioridades e o resultado é o detalhamento do plano de mudança.

No método da Dynamica, temos a identificação da escala da mudança, que define qual será a profundidade de aplicação de cada uma das práticas necessárias ao processo de mudança. 

Implementação: 

É importante ter uma visão clara sobre o progresso durante a execução da opção, por isso costuma-se quebrar as opções priorizadas em partes chamadas “experimentos”. Para promover ainda mais transparência sobre quais experimentos estão sendo executados, o modelo propõe uma ferramenta, o quadro “Experiment Tracker”, que tangibiliza o experimento em 5 fases: Tema (assunto); Preparação (experimentos na fase de planejamento); Introdução (Experimentos em execução); Revisão (impacto gerado a partir do experimento finalizado, lições aprendidas e resultados obtidos); Aprendizados (documentação e compartilhamento dos aprendizados);

Estas etapas acontecem com ciclos de feedbacks, de forma cíclica, utilizando todos os inputs e outputs de cada etapa para auxiliar no direcionamento da mudança, o que junto aos aprendizados que a mudança traz, ajuda a criar uma cultura de atenção aos resultados, melhoria contínua e transparência na organização.

Dicas Dynamica

Ao gerir mudanças em ambientes e organizações ágeis:

• Escolha soluções viáveis e adequadas ao cenário e cultura da empresa.
• Aposte em diferentes práticas, processos e instrumentos  que juntos tragam a eficácia necessária ao projeto.
• Acompanhe constantemente os resultados e ajuste o que for necessário.
• Faça com que patrocinadores da Mudança entendam as melhorias que a cultura ágil proporciona.
• Dê autonomia às squads para que possam se auto-organizar.
• Priorize os feedbacks face a face (ou vídeo a vídeo), focados e com mais frequência

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