Localiza – Implantação do Sistema SAP nas empresas da Plataforma Localiza

Cenário Inicial
Havia a necessidade de uma nova sistemática para articulação dos projetos da empresa, conciliando mudanças inerentes à implantação de novas soluções com a capacidade das áreas de negócio para implementá-las sem prejuízo para suas atividades cotidianas.
O Projeto Crescer destinou-se à implantação do sistema de gestão empresarial integrado (ERP) fornecido pela empresa alemã SAP (módulos especificados no item “Escopo Técnico”).
A adoção do SAP para a Plataforma Localiza implicou em mudanças de hábitos culturais e técnicos, necessitando, portanto, de um projeto de Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO) para viabilizar a assimilação das mudanças previstas com o mínimo impacto negativo possível.

Extensão da implantação do sistema SAP
A Localiza optou por utilizar o SAP nas atividades de “back office”. As atividades de seu “core business” tiveram a gestão mantida por sistemas legados e integrados ao SAP por meio de programas de interface. A implantação foi executada em três etapas, por grupos de empresas:

1- Prime, Franchising, Car Assistance, Car Rental, Rental Internacional e Total Fleet Assistance

2- Localiza Aluguel de Frota e Localiza Seminovos

3- Localiza Rent a Car

Escopo Técnico
Para implementar a parte técnica do sistema SAP a Localiza contratou um parceiro principal – a Finity Consultoria – além de outras empresas que atuaram sob demanda, nas integrações do SAP com os sistemas legados e em outras demandas técnicas.

Módulos SAP implantados:

FI – Financial (Módulo Financeiro):

– AA – Ativo Imobilizado

– TR – Processos de Tesouraria

– AP – Contas a Pagar

– AR – Contas a Receber

– CM – Crédito; GL – Contabilidade

CO – Controlling (Módulo de Custos)

MM – Material Manager (Compras)

SD – Sales and Distribution (Vendas e Distribuição)

RE – Real Estate (Imóveis)

BW – Business Warehouse (Relatórios Gerenciais)

Equipes das empresas envolvidas
O Projeto Crescer foi patrocinado por duas Diretorias: DIRTI – Diretoria de Tecnologia da Informação e DIRFI – Diretoria de Finanças. A equipe de projeto foi constituída por profissionais dessas diretorias, agrupados por especialização em cada módulo SAP implantado.
Foram alocados cerca de 120 profissionais (60% de pessoal próprio e 40% terceirizados). A equipe de projeto era subordinada tecnicamente ao Gerente de Projeto, porém, subordinada funcionalmente aos líderes das áreas de origem. Outros profissionais foram acrescentados, temporariamente, conforme necessidades específicas de cada fase do projeto, atingindo um máximo de 160 pessoas simultaneamente alocadas ao projeto.

Escopo de GMO: principais atividades
De início, cuidou-se do alinhamento das lideranças em torno da implantação de ERP como fator de sustentabilidade da empresa. A GMO coordenou a elaboração e acompanhamento dos planos de mudança – destinados à mitigação de todos impactos organizacionais do novo sistema.
Foram utilizados os pilares: Gestão da Comunicação; Gestão da Prontidão das áreas; Gestão de stakeholders; Gestão de Pessoas; Gestão de Transição e Sustentação; Gestão do Conhecimento.
Foram aplicados métodos de aferição e melhoria contínua do clima organizacional da Equipe de Projeto. Na área de Comunicação, o conteúdo e abrangência dos temas sobre a mudança foram informados gradativamente, tanto para o público interno quanto externo.
Na Gestão do Conhecimento, a GMO coordenou a revisão e documentação dos processos e das tarefas que sofreram alteração com a implantação do SAP, incluindo a realização de workshops e treinamentos, coordenando o processo de capacitação da equipe técnica e dos Usuários Finais. Além disso, coordenou a elaboração da documentação técnica de utilização do novo sistema, fornecendo para a empresa ferramentas de produtividade para elaboração, publicação e atualização de instruções de trabalho e material de treinamento (“e-learning”).

Tempo utilizado para desenvolvimento do projeto
O cronograma geral do Projeto foi condicionado às diretrizes de “impacto zero” das mudanças, isto é, com as lideranças alocando recursos humanos prioritariamente para as áreas de negócio para evitar comprometimento no atendimento a clientes e fornecedores.
O Projeto teve seus preparativos iniciais a partir de janeiro de 2011 e seu encerramento está previsto para 30/04/2015. A equipe de GMO atuou no Projeto no período de abril de 2011 a 31 de dezembro de 2014.