Governança de GMO – TI
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Cenário Inicial
A Diretoria de Governança da Tecnologia da Informação (TI) da Leroy Merlin, operando Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO) para algumas demandas e projetos, sentiu a necessidade de maior sistematização no recebimento de demandas e controles integrados.
Observou a importância de tornar a atuação de GMO conhecida em toda a sua extensão por parte de seus demandantes (usuários de seus serviços) bem como os papeis e responsabilidades dos diretamente envolvidos.
O desenvolvimento do projeto de Governança de GMO na TI deu-se em 6 meses, com a criação e aplicação de um modelo que contemplou políticas, estruturação de processos e instrumentos que possibilitaram a gestão integrada e focada das diferentes demandas e projetos aportados nesta gerência.
Extensão da implantação do projeto
A Dynamica Consultoria atuou no desenvolvimento do projeto em duas grandes frentes: estruturação dos processos para gestão da área de GMO na TI e gestão dos projetos de mudanças, com atuação da TI, de forma integrada. Foram descritas políticas para embasar estes processos.
Para aplicação e implementação do modelo de Governança de GMO – TI, de acordo com o momento e necessidade dos processos, foram desenvolvidos diferentes instrumentos que visaram possibilitar o registro e a gestão das informações e ações de controle.
Tendo a Leroy Merlin um número significativo de projetos em andamento, nos quais área de GMO da TI atua, um plano para implementação do novo modelo foi desenvolvido pela consultoria e entregue à diretoria da Governança da TI.
Tal plano indicou uma implementação faseada, conforme priorização dos processos mais urgentes tanto na gestão da área de GMO na TI como na gestão integrada dos projetos de mudança em andamento.
Foram mapeados riscos no processo de implementação do novo modelo e feitas recomendações para mitigação dos mesmos.
Escopo técnico
De forma ampla, a atuação da Consultoria foi trabalhar, em conjunto com a área de GMO na TI, os seguintes pontos:
• Desenvolvimento de um modelo de governança para mudanças organizacionais que garantiu uma visão integrada com as metodologias utilizadas no Escritório de Projetos e na área de Valor da área de Governança da TI e que envolviam processos de mudança.
• Definição da missão, objetivos e processos da área de GMO na TI e os papéis e responsabilidades dos atores que faziam interface com a área de TI, seus relacionamentos e processos de gestão, atendimento e controle das demandas.
• Implantação da Metodologia de Mudança com adaptação da M.I.M. – Metodologia Integrada para Mudanças da Dynamica Consultoria ao cenário de necessidades da Leroy Merlin.
• Definição do Plano de Gestão de Mudanças Organizacionais a ser conduzido durante o processo de desenvolvimento e implantação desta nova estrutura na Governança da TI.
Equipe envolvida
O projeto foi patrocinado pela Diretoria de Governança da TI.
A equipe direta do projeto foi constituída por profissionais dessa diretoria e da consultoria (gerente de projetos e consultor de mudanças sênior).
Na equipe indireta, foram envolvidos colaboradores das demais diretorias da TI da Leroy Merlin, bem como, profissionais do negócio que gerem projetos na empresa em conjunto com a TI.
Benefícios
O projeto trouxe visibilidade da interdependência dos processos da diretoria de Governança da TI, com os processos da GMO na TI.
Fortaleceu o modelo de trabalho e relação entre as gerências desta diretoria, bem como, levantou indicadores comuns e que serão monitorados para o sucesso dos projetos corporativos com envolvimento da TI.
Estabeleceu a aplicação de modelo estruturado de gestão para monitorar, controlar e reportar, padronizando a forma de trabalho da GMO na TI em seus diversos projetos.
Orientou sobre formas para monitoramento da mudança nos processos de sustentação.
Nivelou o conhecimento sobre as práticas da gestão de mudanças organizacionais, dentro e fora da TI.
Estabeleceu ênfase na visão integrada da demanda e do planejamento da atuação de mudança.
Proporcionou a otimização de recursos – gestão da capacidade de recursos.
Minimizou retrabalho com o uso das lições aprendidas.
Proveu a disseminação e reutilização das melhores práticas Leroy Merlin.
Sistematizou a atuação de GMO-TI com a área de Valor.
Proporcionou que a GMO na TI contribuisse às transformações de TI do Planejamento à Sustentação.
Depoimento do cliente sobre o projeto
Em 04/08/2015, no site TI Inside Online Service, foi publicado um depoimento do Paulo Vassalo, diretor de governança de TI da Leroy Merlin, sobre o projeto. Veja abaixo parte do depoimento:
“O time de profissionais da Dynamica criou um modelo de Governança e uma cadeia de valor para a área de Gestão de Mudanças em Tecnologia da Informação (GMO-TI), definindo e alinhando todos os conceitos com as equipes da Leroy Merlin Brasil.
Com foco na melhoria da área de GMO-TI, criou-se uma organização na demanda e no planejamento da capacidade de recursos humanos, bem como uma revisão e estruturação dos processos específicos de uma metodologia integrada para conduzir mudanças. Passamos 2013 e 2014 trabalhando dentro de um framework, dependendo da expertise de cada profissional. Foi a partir deste framework que tivemos uma macro visão de como as pessoas poderiam trabalhar de forma mais estruturada”.
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