Agilidade de Mudança: A Transformação da Gestão de Mudanças
Que tal ouvir o artigo? Experimente no player abaixo: https://dynamicaconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2022/10/audio_blog_26out.mp3 Vivemos num mundo totalmente imprevisível, com mudanças velozes. A notícia da semana passada já está muito velha e tudo acontece de forma muito rápida. As empresas devem se manter atualizadas para se manterem fortes no mercado e alcançarem o sucesso. Para isso, contam com o capital intelectual: colaboradores que renovam e incrementam os conhecimentos e as habilidades a partir do modelo ágil de aprendizado para se manterem em seus cargos ou até mesmo alcançarem novas posições, a fim do sucesso profissional. Assim, entendemos que a Gestão da Mudança também está evoluindo para um próximo nível: Agilidade da Mudança. A forma como pensamos a mudança está se transformando. A pandemia do COVID-19 nos ensinou muitas lições sobre mudança, transformação e resiliência. Muitas coisas conseguimos prever e gerenciar, mas nem tudo. Desta forma, não podemos pensar na mudança como um projeto único que temos que conduzir, mas sim como algo contínuo e interativo. A Gestão de Mudanças Organizacionais deve ser constante, incorporada em todas as ações e interações de uma organização e não em um processo autônomo separado. A mudança é constante, imprevisível e não linear O novo mundo da Gestão de Mudanças Organizacional exige que as empresas se tornem habilitadas e sempre prontas para mudanças, preparando o terreno para a agilidade da mudança. Quanto mais pronta para mudanças uma organização estiver, mais próspera e competitiva ela será. Enquanto que a GMO tradicional foca em uma única e grande mudança com objetivo na eficiência dos negócios, a Agilidade da Mudança tem como meta realizar diversas pequenas mudanças constantes, com foco na força de trabalho essencial para uma organização sobreviver e prosperar em qualquer transformação. Para dar vida a uma Agilidade da Mudança, muitas áreas são envolvidas. A área de Gestão de Pessoas desempenha um papel importante, pois deve constantemente manter a equipe motivada e liderada para que as pequenas mudanças de fato ocorram. É a área de Gestão de Pessoas em conjunto com líderes e gestores de outras áreas que determinam o caminho a ser seguido. Precisa haver constância na transformação e para que isso dê certo, o planejamento deve ser revisto, analisado e alterado (se necessário), continuamente. A Cultura Organizacional também é importante na Agilidade da Mudança. Como facilitadores da mudança, os gestores e a direção precisam estimular comportamentos que priorizam a adaptabilidade em todos os processos de transformação, liderando mudanças e orientando efetivamente os colaboradores ao longo da jornada. A adaptação eficaz às mudanças está rapidamente se tornando uma vantagem competitiva. Uma organização ágil pode se ajustar rapidamente a uma nova realidade, respondendo quase instantaneamente às mudanças relacionadas ao mercado, concorrentes, produtos, serviços e clientes. De acordo com consultores da McKinsey, a Agilidade na Mudança é a capacidade de identificar e aproveitar oportunidades no ambiente mais rapidamente do que os concorrentes. Para The Economist, é a capacidade de transformar informações em ideias que atendam às necessidades do mercado. Segundo Karim Harbott, autor do livro The 6 Facilitators of Business Agility, existem 6 facilitadores que auxiliam na implementação de agility. São eles: Liderança & Gestão, Cultura Organizacional, Estrutura Organizacional, Pessoas & Engajamento, Governança & Financiamento e Formas de Trabalho. Trataremos desse assunto em um outro post, mas se você tiver interesse em conhecer mais sobre este conteúdo, pode acessar o canal de Youtube do autor. A agilidade estratégica é a capacidade de melhorar o desempenho – não apenas sobreviver, mas prosperar – em meio à disrupção. Apontamos aqui algumas diretrizes para ajudar sua organização a aproveitar a disrupção de forma proativa: 1– Visão do Futuro O primeiro passo é estabelecer onde está e onde quer chegar. Como deve ser a jornada? Como isso se relaciona com sua missão e visão, cultura e valores de liderança? Por que isso é importante e quem você deve envolver no processo? 2- Prontidão Pense nas novas habilidades e comportamentos que você precisa cultivar nos diferentes segmentos envolvidos – Gestão de Pessoas, líderes e equipes. Quais os recursos e conexões que já existem e podem servir como facilitadores da mudança? Além disso, antecipe possíveis barreiras e planos para mitigá-las. 3 – Planejamento Desenvolver o planejamento de toda a jornada da mudança é fundamental. Uma vez estabelecida a visão de mudança, as organizações precisam planejar como chegar lá. Priorize as pessoas, pois elas são a parte fundamental para você alcançar a mudança. Sempre busque entender e atender aos anseios e necessidades das pessoas envolvidas. 4- Capacitação e treinamentos Capacite a equipe para se adaptar e pensar sobre as necessidades específicas. É importante que a área de Gestão de Pessoas se concentre no bem-estar de todos os funcionários da empresa, mas também a área de tecnologia deve focar nas ferramentas que essas pessoas necessitam para executar o trabalho. Oferecer treinamentos sobre novas tecnologias, processos também faz parte da jornada. 5- Comunicação Comunique-se ao longo da jornada. A comunicação durante todo o processo ajuda os líderes de mudança a refinar a visão, afirmar o valor e obter o comprometimento da organização. Não é apenas comunicar “o que”, mas o “motivo e como ser realizado”. As pessoas se sentem mais valorizadas quando participam e interagem com os planos da empresa. 6- Transformação constante Um dos princípios fundamentais do ágil é começar em pequenos sprints, validar a eficácia e expandir o escopo. Ouça continuamente e aprimore sua abordagem conforme necessário. Os colaboradores têm as respostas para a maioria dos problemas. Esteja disposto a flexionar e redirecionar várias vezes ao longo do caminho. O objetivo da Agilidade da Mudança não é seguir um plano definido, mas criar um caminho que seja melhor para seu pessoal e sua organização. A Agilidade da Mudança deve se tornar uma competência individual e organizacional. Ela não se desenvolve da noite para o dia, mas identificar quais são seus principais elementos permitirá que a organização crie uma vantagem competitiva. Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. Acompanhe! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
Os Valores que Conduzem as Empresas Ágeis
Em uma nova configuração de mercado e tendo a transformação digital como um grande acelerador, as organizações se viram obrigadas a buscar alternativas para se manter competitivas e rentáveis. Com a promessa de vantagens rápidas para os negócios, muitas companhias viram na adoção dos métodos ágeis, uma solução. Mas nem todas conseguiram implantá-las com sucesso. Para as que tiveram suas aspirações frustradas, alguns dos possíveis obstáculos foram: a rigidez em suas estruturas organizacionais; baixo foco em gestão de pessoas e estruturas tecnológicas com baixa margem de atualizações. Há de se ponderar, ainda, a perspectiva econômica. É fato que a agilidade torna o negócio mais eficaz à medida que propicia melhores escolhas e mais eficientes, já que gera uma fluidez maior nas entregas, mas se esta nova cultura não estiver imbuída do foco central de otimizar recursos, não se sustenta. A motivação para a transformação também deve ser levada em consideração: qual é o problema que sua empresa precisa resolver? O que aconteceria se postergasse esta decisão? Se realmente for uma questão de sobrevivência ou de melhorias internas inadiáveis, vá em frente. Do contrário, não faça transformações por modismos! Por fim, muitas empresas vêm fracassando na obtenção dos benefícios prometidos pelo movimento ágil por negligenciarem a adequação de sua cultura, como veremos adiante. O Que É Uma Empresa Ágil? Enquanto as organizações tradicionais são construídas em torno de uma hierarquia estrutural verticalizada, com áreas atuando de forma isolada umas das outras, as organizações ágeis são constituídas por uma rede de equipes que atuam em ciclos rápidos de aprendizado e tomada de decisões. Combinando flexibilidade, adaptabilidade e eficiência, a empresa ágil possui uma cultura voltada a auto-organização e colaboração, tornando os processos mais simples, dinâmicos e iterativos (repetidos), da concepção da ideia até o produto final. Estar em uma Organização Ágil significa reconhecer que o ambiente é de imprevisibilidade e requer adaptabilidade, sempre mantendo o foco nos objetivos e buscando recursos, soluções e ideias que tragam eficiência aos processos. Confira o post sobre as características de uma organização ágil. Como Tornar Sua Empresa Ágil? Tudo Começa na Cultura Organizacional Não existe uma receita de bolo e nem uma leitura milagrosa que lhe dará o passo a passo implacável para transformar sua empresa em ágil. Em nossa experiência gerenciando processos de mudanças, temos nos deparado com muitas organizações que confundem projetos ágeis ou que utilizam métodos ágeis, mas mantém um posicionamento e cultura organizacional tradicional. Resultado? Projetos híbridos que se valem de rituais, mas os times não possuem autonomia de decisões e entregas atrasam. Cada empresa tem seu contexto e entendê-lo é fator crucial nesta transformação: perceber os aspectos de tradição arraigados, seja na estratégia, estrutura, liderança, nos processos ou nas tecnologias. Para o fortalecimento da cultura é necessária a disseminação e construção coletiva do novo posicionamento. Valores como Flexibilidade; Colaboração; Autonomia; Inovação embasam a missão de “conquistar respostas rápidas frente às mudanças”. Nesta jornada de transformação rumo à agilidade organizacional há de se valorizar “Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas”, “Produto em funcionamento mais que documentação”, “Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos” e ” Respostas rápidas a mudanças mais que seguir um plano”. Além disso, na cultura ágil os times são autogerenciáveis e a busca pela excelência técnica, a simplicidade e melhoria contínua são os princípios que guiam. A cultura ágil deve permear toda a Organização. Já passamos por empresas que apenas a área de TI se posicionava como ágil e quando precisava dos usuários das áreas de Negócios sentiam resistência, pois não tinham a mesma autonomia para validações e facilidade de liberação de recursos. Dicas da Dynamica: Crie um ambiente seguro, onde errar seja parte do aprendizado e do caminho para a excelência;Incentive a abertura para a inovação e a pluralidade de visões, com foco em novas soluções;Pratique o trabalho colaborativo;Exercite a empatia e resiliência;Disponha de uma estrutura flexível e orientada por propósitos;Comunique de forma clara a visão e os valores da nova cultura da empresa.Capacite-se sempre: uma dica é nosso Curso Liderança Ágil. Somos especialistas em estratégia, cultura e mudanças. Conte com a gente! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
Gestão de Mudanças Organizacionais: conceitos fundamentais (*)
A Dynamica Consultoria baseia suas ações em conceitos essenciais para executar o gerenciamento de GMO. Estes conceitos fazem parte de sua metodologia e estão sintetizados no Framework Dynamica. ma mudança organizacional deve sempre estar alinhada com a estratégia existente da empresa ou com a nova estratégia quando esta estiver sendo implantada. Quando uma empresa é criada, existem decisões relativas às suas políticas e que operam em cinco dimensões, de acordo com J.R.Galbraith. As cinco dimensões são: Estratégia: indica qual a direção que a organização pretende seguir, que tipo de clientes deseja atingir e como pretende se relacionar com fornecedores e parceiros; Estrutura: define como o poder é exercido na organização; Processos: estabelece como as informações vão fluir na empresa, Recompensas: mostra como as pessoas serão motivadas e Pessoas: indica que tipo de profissional a empresa precisa, quais habilidades são necessárias bem como suas características de personalidade. Observe a “Estrela de Galbraith”: as dimensões estão inter-relacionadas e quaisquer mudanças que venham a sofrer afetam o comportamento da empresa, determinando seu desempenho e contribuindo na formação de sua cultura. Podemos entender que as cinco dimensões compõem a estratégia maior da empresa, enquanto a dimensão mostrada como Estratégia, na estrela de Galbraith, é a forma como a empresa atende o mercado – incluindo sua Missão, Visão e outros aspectos do negócio. Mas muitas empresas, quando iniciam a Gestão de Mudanças em seus projetos, limitam-se a desenvolver um plano de comunicação e a aplicar atividades de team building para a equipe de projeto. Uma mudança que atinja de fato a organização deve ser gerenciada a partir de uma metodologia mais abrangente de Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO). O framework Dynamica A Dynamica Consultoria baseia suas ações em conceitos essenciais para executar o gerenciamento de GMO. Dispõe de um Framework que sintetiza esses conceitos e suas inter-relações. Framework da mudança: os fundamentos de nossa metodologia. O Framework possui cinco pilares: Gestão da Prontidão Organizacional, Gestão da Transição, Gestão do Conhecimento, Gestão de Pessoas e Gestão da Comunicação. Estes pilares sustentam a Estratégia da empresa e, graficamente, estão envoltos pelos indicadores de Ambiente e Cultura corporativos. Completando o framework, entram, como direcionadores, Liderança e Patrocínio – fatores sem os quais não há processo de mudança com sucesso. Gestão da Prontidão Organizacional Este pilar trata da preparação da empresa para receber a mudança. Na maioria das vezes, suas atividades são executadas por pessoas da empresa que não participam diretamente do projeto, pois estamos preparando a organização – e sua rotina – para receber o resultado do projeto enquanto este está sendo desenvolvido. Para se implantar com sucesso o projeto, pode ser necessária, por exemplo, a criação de um departamento ou o deslocamento de atividades de um setor para outro. Conhecidas como Impactos Organizacionais, estas modificações são tratadas nas atividades próprias da Gestão da Prontidão Organizacional. Gestão da Transição Este pilar congrega as atividades de preparação do momento em que vai ser incorporado efetivamente o projeto de mudanças à rotina da empresa, a transição para a nova realidade. Mas isto não significa que todas as atividades são realizadas no mesmo momento: várias delas são executadas antes do chamado momento de transição e visando à preparação para a realização desta fase. Planos de suporte inicial da mudança ou ainda planos de contingência são exemplos de atividades que pertencem a este pilar. É na Gestão da Transição que é monitorado o desempenho da empresa nos novos processos e que certamente será afetado pela curva de aprendizado. Com esta finalidade são criados indicadores de desempenho/sustentação da mudança. Gestão do Conhecimento Este pilar visa garantir que o conhecimento adquirido ao longo do projeto seja mantido. Documentação, planos de treinamento antes e depois da implementação da mudança fazem parte da Gestão do Conhecimento. No treinamento, a geração de uma grade de cursos para milhares de colaboradores não é um problema trivial e a correta associação curso/colaborador é crucial para o projeto. É preciso lembrar que as pessoas aprendem de diferentes formas e ritmos, considerando tanto a capacitação formal como a informal. Como os colaboradores precisam receber os novos conhecimentos necessários para o desempenho de suas atividades diárias, é necessário disponibilizar ferramentas e recursos para autotreinamento. Durante o projeto deve-se definir a forma de treinamento adequada para que no omento após a implementação da mudança, todos que venham a operar os novos sistemas ou atuar nos novos processos, por exemplo, saibam o que têm de fazer. Gestão de Pessoas As bases da cultura de uma empresa são lançadas por seus líderes desde o momento da fundação. É um aprendizado de grupo e muitas de suas características são tácitas e manifestam-se de um modo inconsciente. Se a cultura necessita ser mudada porque não atende ao momento atual da organização, esta mudança tem que começar pelos líderes que deverão dar exemplo e criar mecanismos de incentivo à mudança. Estes devem criar uma visão clara do estado futuro, criar um senso de urgência e habilitar outros a agirem pela visão. Esta é a melhor maneira de enfrentar uma possível resistência às mudanças por parte de seus funcionários. Com a implantação da mudança, é preciso que seja planejado com antecedência o retorno dos integrantes da equipe de projeto às suas atividades normais. Gestão da Comunicação A comunicação deve ser clara e transparente, apoiando-se nos anseios e necessidades dos colaboradores que poderão ser envolvidos na mudança. Devem ser considerados os canais de comunicação existentes, estabelecendo-se um plano de comunicação que respeite a fase em que o projeto se encontra. De um modo geral, no início do projeto a comunicação deve ter um caráter mais massivo e, no final, mais “face a face”, mas isto vai depender da empresa e do tipo de projeto. Assim, os pilares constituem uma forma de organizar as atividades de Gestão de Mudanças Organizacionais, o que não implica em uma ordem fixa de execução. Algumas vezes as atividades podem estar relacionadas a mais de um pilar, mas serão atribuídas ao pilar mais significativo. Por exemplo: treinamento tem a ver com Pessoas e Comunicação, mas está vinculado ao pilar de Gestão do Conhecimento. Retomando as diretrizes para a mudança: Patrocínio e Liderança são fundamentais. Além de um patrocinador oficial, o projeto deve contar com o apoio das principais lideranças da empresa. Se a maioria dos gestores não apoiar formal e firmemente a mudança, ela tem poucas chances de ser bem sucedida. E o patrocinador deve garantir que as decisões sejam tomadas no momento certo, bem como suprir os recursos necessários ao projeto no momento adequado. Somos especialistas em estratégia, cultura e mudanças. Conte com a gente! Dynamica Consultoria – convergindo conhecimento – 2012 (*) Fonte: Metodologia Dynamica Consultoria – 2012 Envie seus comentários para: dynamica@dynamicaconsultoria.com.br .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
Por que Gestão de Mudanças?
Ilustração: Sizenando A Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO) congrega diferentes técnicas, permitindo uma transição segura e suave de um modelo corporativo a outro. Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO) é o processo de empregar técnicas de gestão e planejamento empresarial, planos de comunicação organizacional e ações ou programas de transferência de conhecimento para assegurar uma transição suave de um ou mais sistemas e processos para outros. A GMO bem sucedida aborda os três aspectos principais de um negócio: Processos, Sistemas e Pessoas. Durante qualquer projeto estas três forças são abordadas em maior ou menor intensidade, com a ênfase variando de acordo com fatores como: complexidade técnica, impacto nos processos de negócio e estratégia da empresa, número de pessoas envolvidas e conhecimento do projeto pelos participantes. Independente do tipo de mudança deve-se desenvolver um processo de gestão de mudanças. Este plano deve ser acordado com todos os envolvidos com o projeto ou mudança que devem estar cientes de como e quando as mudanças irão ocorrer, como eles serão afetados individualmente e como equipe. A visão de processos Dois tipos de processos devem ser abordados durante a implantação de um projeto: os processos de negócio da empresa em cada unidade de negócio e o próprio processo de GMO. Normalmente, as mudanças nos processos de negócio afetarão a maioria dos funcionários mais do que mudanças nos sistemas. Mudanças nos processos de negócio devem ser identificadas o mais cedo possível para que os impactos sejam avaliados e ações sejam previstas de forma a garantir o sucesso da mudança. Estas mudanças também devem ser comunicadas às pessoas envolvidas. A equipe de projeto deve estar ciente de que o projeto busca sempre simplificar, padronizar e integrar os processos de negócio da empresa. Já os processos em GMO incorporam: gestão da comunicação; gestão de treinamento e capacitação; gestão para alinhamento de líderes e stakeholders; gestão para formação e integração do time do projeto; gestão da prontidão organizacional e gestão da transição/prontidão para mudança. Todos esses elementos desdobram-se em ações de avaliação, planejamento, execução, e monitoramento ao longo das ações de mudança. A visão de sistemas Um sistema de gestão integrada incorpora as melhores práticas utilizadas por milhares de empresas no mundo. É claro que a idéia de “melhores práticas” é relativa: o que é bom para uma empresa pode não ser bom para outra. No entanto, antes de se pensar em fazer alterações no produto padrão, é necessário que os envolvidos tenham a mente aberta para questionar por que não fazer da forma sugerida pelo sistema. Muitos processos encontram-se tão arraigados na empresa que as pessoas não admitem mudá-los. Muitas empresas perdem uma grande oportunidade de melhorar seus processos por não admitir questioná-los. Elas acabam adaptando o sistema para trabalhar da forma que sempre trabalharam. A GMO aborda este aspecto com a equipe de projeto e as áreas funcionais da empresa. Cabe salientar que quanto mais alterações forem feitas num sistema ERP, mais custoso e trabalhoso será uma migração de versão e implantação de novas funcionalidades, além de sua manutenção rotineira. Desta forma, somente os processos ligados às atividades-fim da empresa, e que geram um diferencial competitivo perante o mercado, devem ser eventualmente personalizados no ERP. A visão de pessoas O primeiro passo em GMO é a identificação de pessoas-chave para a implantação do programa e os recursos envolvidos ou que venham a ser impactados pelas mudanças. Os executivos e os patrocinadores (Comitê Diretor) precisam entender a importância da GMO e o que precisam fazer para tornar um projeto bem sucedido. Nenhum investimento em sistemas ou em novos processos traz benefícios se não houver ação. A Equipe de GMO precisa desenvolver os processos, ferramentas e técnicas para ajudar no processo de mudança: patrocínio, comunicações, treinamentos, suporte para compensações sobre resultados etc. Gerentes e supervisores são tanto alvos quanto responsáveis pela mudança. Precisam entender as mudanças e ajudar seus funcionários neste processo. O sucesso de uma mudança depende inteiramente do comportamento das unidades de negócio e da equipe gerencial. Os funcionários devem ser convencidos a também tornarem-se responsáveis pelas mudanças e não barreiras contra elas. Somos especialistas em estratégia, cultura e mudanças. Conte com a gente! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }