A Importante Parceria Entre Gestão de Mudanças e Projetos
Estruturando o desenvolvimento de seu Projeto? Pensou em como trabalhar GMO e Projeto? Embora a GMO (também conhecida como Change Management para muitos) não seja uma novidade, cada vez mais ela tem ganhado espaço nas corporações no mundo todo quando o assunto é “novo projeto”. A Gestão de Mudanças Organizacionais apoia o projeto e seus objetivos organizacionais para que tenha êxito e se sustente ao longo dos anos. Os líderes do projeto trabalham com os líderes de mudança para atender aos requisitos do planejado, ao mesmo tempo em que ajudam as pessoas na transição para os novos processos. O Change Management envolve a identificação das necessidades das partes interessadas, ajudando-as a entender as mudanças e avaliando o progresso. Implementar, Executar e Aplicar Planos de GMO Muitas vezes o projeto pode começar com um programa piloto que vai sendo ajustado ao longo dos meses a partir de feedbacks das equipes envolvidas nos projetos e dos gerentes de projeto. Aqui algumas dicas para o pontapé inicial: Faça e distribua um cronograma sobre a mudanças que serão implementadas; Os líderes de mudança devem liderar pelo exemplo – abraçar e incorporar as mudanças antes de qualquer outra pessoa; Revise o processo de mudança regularmente para acompanhar o progresso, mantenha todos informados sobre o cronograma e as alterações que possam ocorrer; Faça reuniões periódicas com os gerentes do projeto para se manterem alinhados e de olho nos KPIs; Use dados para tomar decisões; Mantenha os diretores e clientes internos informados sobre o andamento do projeto. Rastreando os KPIs Um KPI de gerenciamento de projeto é uma métrica para medir o progresso de um projeto em direção aos seus objetivos. Geralmente, os KPIs consideram o sucesso de um projeto avaliando a eficácia dos processos e equipes. Os KPIs vêm em várias formas e permitem as medições em departamentos específicos. É importante medir os KPIs para que não apenas a equipe de projeto esteja alinhada com o planejamento, mas também para o time de GMO saber o quanto seus planos têm dado certo e onde devem haver mudanças para que o projeto siga em frente com sucesso. Listamos aqui algumas etapas para saber como rastrear os KPIs: 1. KPIs devem ser claros e específicos Criar KPIs SMART (uma meta SMART é aquela que é definida com base em cinco critérios: ela deve ser específica, mensurável, atribuível, realista e temporal) é uma maneira eficaz de ajudar a garantir que o gerenciamento de seu projeto seja eficiente. Isso envolve tornar seus KPIs específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo. Com KPIs específicos, você pode determinar seus objetivos, medi-los e desenvolver relatórios dentro de um prazo definido. 2. Avalie o propósito dos KPIs É importante rastrear apenas os KPIs relevantes ao gerenciar seu projeto de mudanças. Isso ajuda a melhorar a eficácia da gestão de KPI e também ajuda numa melhor produtividade. A relevância de um KPI é determinada a partir do quanto ele contribui para monitorar e garantir as mudanças definidas. 3. Estabeleça uma meta Ao estabelecer metas para cada KPI é possível ver o quanto o projeto tem andado e o quanto algumas ações têm sido eficientes ou não. As metas podem ser de curto, médio ou longo prazo. Tudo vai depender do tamanho do projeto e das pessoas envolvidas. 4. Revise os KPIs Embora os KPIs sejam valiosos para monitorar o progresso e o desempenho de um projeto, eles também consomem muito tempo e custos. Isso torna importante garantir que os KPIs permaneçam relevantes para o projeto. Substitua KPIs obsoletos e realoque recursos para rastrear os relevantes à medida que se aproxima do objetivo do projeto. Considere a revisão dos KPIs onde houver alterações nas estruturas da equipe ou nas estratégias organizacionais. Essas mudanças podem ajudá-lo a fazer ajustes oportunos e medir a eficácia de sua nova abordagem. Os segredos de uma GMO eficiente De acordo com o Gartner, aproximadamente 50% de todas as iniciativas de mudança organizacional são mal sucedidas e apenas 34% têm total sucesso. A principal razão pela qual a mudança é tão difícil é porque as pessoas percebem as mudanças de formas diferentes: alguns como oportunidades, outros com medo ou receio. De fato, 68% das pessoas não gostam de vivenciar mudanças no trabalho, segundo esta matéria na revista Forbes. Mas lembre-se: Qualidade não quantidade Ao utilizar técnicas de Gestão de Mudanças o projeto tem mais chances de atender aos padrões de referência e apoiar seus líderes no processo de gerenciar pessoas e processos de maneira eficaz. Sem pessoas, o processo falha Como vemos nos dados da Forbes, o entendimento e o envolvimento das pessoas em um projeto é crucial para o sucesso. Às vezes, os líderes estão tão focados nos prazos de implementação que não conseguem gerenciar as pessoas afetadas pelo projeto. A Gestão de Mudanças melhora os resultados do projeto A Harvard Business Review sugere que 60-70% de todas as iniciativas de mudança realizadas nas organizações falham. Isso pode acontecer porque os líderes falham em abraçar totalmente o conceito de gerenciamento de mudanças, que é tão crucial para a implementação bem-sucedida. Envolva os Funcionários no Processo de Tomada de Decisão Coletar o feedback dos funcionários antes, durante e depois do processo de mudança cria empatia, que é a chave para liderar a mudança organizacional. O Gartner descobriu que envolver os funcionários no planejamento pode aumentar o sucesso de uma iniciativa de mudança em 12%. Ao criar um plano de comunicação, primeiro entreviste uma amostra de funcionários para determinar se eles estão entusiasmados, frustrados ou assustados com a mudança. Em seguida, segmente os colaboradores. Na comunicação, aborde as preocupações reveladas publicamente para construir a credibilidade da liderança. Essas entrevistas devem continuar durante e após a implementação da mudança para combinar as mensagens com o que os colaboradores esperam da liderança. Dicas da Dynamica para liderar a mudança: Seja autêntico o tempo todo Seja visível e envolva-se ativamente com as equipes para apoiar as mudanças Seja inspirador – crie uma imagem e visão convincentes do estado futuro Seja inclusivo – envolva o maior número possível de pessoas Seja claro sobre as expectativas Seja proativo para fornecer a comunicação certa no momento certo Reforce o sucesso e celebre as vitórias Aplique o Lifelong learning – sempre procure ler, estudar e estar por dentro de novos conhecimentos Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. Acompanhe! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
Os Valores que Conduzem as Empresas Ágeis
Em uma nova configuração de mercado e tendo a transformação digital como um grande acelerador, as organizações se viram obrigadas a buscar alternativas para se manter competitivas e rentáveis. Com a promessa de vantagens rápidas para os negócios, muitas companhias viram na adoção dos métodos ágeis, uma solução. Mas nem todas conseguiram implantá-las com sucesso. Para as que tiveram suas aspirações frustradas, alguns dos possíveis obstáculos foram: a rigidez em suas estruturas organizacionais; baixo foco em gestão de pessoas e estruturas tecnológicas com baixa margem de atualizações. Há de se ponderar, ainda, a perspectiva econômica. É fato que a agilidade torna o negócio mais eficaz à medida que propicia melhores escolhas e mais eficientes, já que gera uma fluidez maior nas entregas, mas se esta nova cultura não estiver imbuída do foco central de otimizar recursos, não se sustenta. A motivação para a transformação também deve ser levada em consideração: qual é o problema que sua empresa precisa resolver? O que aconteceria se postergasse esta decisão? Se realmente for uma questão de sobrevivência ou de melhorias internas inadiáveis, vá em frente. Do contrário, não faça transformações por modismos! Por fim, muitas empresas vêm fracassando na obtenção dos benefícios prometidos pelo movimento ágil por negligenciarem a adequação de sua cultura, como veremos adiante. O Que É Uma Empresa Ágil? Enquanto as organizações tradicionais são construídas em torno de uma hierarquia estrutural verticalizada, com áreas atuando de forma isolada umas das outras, as organizações ágeis são constituídas por uma rede de equipes que atuam em ciclos rápidos de aprendizado e tomada de decisões. Combinando flexibilidade, adaptabilidade e eficiência, a empresa ágil possui uma cultura voltada a auto-organização e colaboração, tornando os processos mais simples, dinâmicos e iterativos (repetidos), da concepção da ideia até o produto final. Estar em uma Organização Ágil significa reconhecer que o ambiente é de imprevisibilidade e requer adaptabilidade, sempre mantendo o foco nos objetivos e buscando recursos, soluções e ideias que tragam eficiência aos processos. Confira o post sobre as características de uma organização ágil. Como Tornar Sua Empresa Ágil? Tudo Começa na Cultura Organizacional Não existe uma receita de bolo e nem uma leitura milagrosa que lhe dará o passo a passo implacável para transformar sua empresa em ágil. Em nossa experiência gerenciando processos de mudanças, temos nos deparado com muitas organizações que confundem projetos ágeis ou que utilizam métodos ágeis, mas mantém um posicionamento e cultura organizacional tradicional. Resultado? Projetos híbridos que se valem de rituais, mas os times não possuem autonomia de decisões e entregas atrasam. Cada empresa tem seu contexto e entendê-lo é fator crucial nesta transformação: perceber os aspectos de tradição arraigados, seja na estratégia, estrutura, liderança, nos processos ou nas tecnologias. Para o fortalecimento da cultura é necessária a disseminação e construção coletiva do novo posicionamento. Valores como Flexibilidade; Colaboração; Autonomia; Inovação embasam a missão de “conquistar respostas rápidas frente às mudanças”. Nesta jornada de transformação rumo à agilidade organizacional há de se valorizar “Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas”, “Produto em funcionamento mais que documentação”, “Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos” e ” Respostas rápidas a mudanças mais que seguir um plano”. Além disso, na cultura ágil os times são autogerenciáveis e a busca pela excelência técnica, a simplicidade e melhoria contínua são os princípios que guiam. A cultura ágil deve permear toda a Organização. Já passamos por empresas que apenas a área de TI se posicionava como ágil e quando precisava dos usuários das áreas de Negócios sentiam resistência, pois não tinham a mesma autonomia para validações e facilidade de liberação de recursos. Dicas da Dynamica: Crie um ambiente seguro, onde errar seja parte do aprendizado e do caminho para a excelência;Incentive a abertura para a inovação e a pluralidade de visões, com foco em novas soluções;Pratique o trabalho colaborativo;Exercite a empatia e resiliência;Disponha de uma estrutura flexível e orientada por propósitos;Comunique de forma clara a visão e os valores da nova cultura da empresa.Capacite-se sempre: uma dica é nosso Curso Liderança Ágil. Somos especialistas em estratégia, cultura e mudanças. Conte com a gente! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }