Pensamento Sistêmico: Uma Visão 360 Que Amplia Mentes e Abre Portas
Como vimos no último post deste blog, a Visão Sistêmica é enxergar a empresa como um todo. Agora vamos descobrir como esta Soft Skill pode auxiliar nos projetos de Gestão de Mudanças Organizacionais. Para explicar como a Visão Sistêmica pode ser utilizada em projetos de Change Management, entrevistamos Ana Carolina Jordan, consultora de GMO da Dynamica. “O consultor de GMO utiliza o pensamento sistêmico na construção da mudança a partir do momento que consegue identificar e entender o cenário que está inserido. Mapear como a organização funciona – funções, pessoas, hierarquias, parceiros, clientes, produtos/serviços e outros – permite enxergar sem amarras ou qualquer filtro. Desta forma, percebemos além do que os colaboradores e conseguimos gradativamente mostrar, sem julgamentos, detalhes que precisam ser alterados para que o projeto dê certo”, explica Ana Carolina. Pessoas, Processos e Tecnologia Toda empresa é formada por pessoas, processos e utiliza tecnologia no dia a dia. Na visão sistêmica, o consultor de GMO precisa considerar todas as outras áreas da empresa para compreender o seu funcionamento e então direcionar o projeto de GMO. “O meu primeiro projeto na Dynamica foi em um cliente muito diverso de minha experiência anterior. E justamente por ser diferente da grande maioria, os colaboradores não enxergavam o gestor apenas como o colaborador que respondia por algumas áreas. Ele era visto como tutor e isso influenciava demais no comportamento das pessoas. Adotar uma visão sistêmica me ajudou muito a entender este contexto “complexo” e, com muito amor, empatia e paciência, contribuir para as mudanças que a própria Organização buscava”, comenta Ana Carolina. Outra forma de aplicar o pensamento sistêmico é analisar os processos do projeto em andamento. Muitos projetos de GMO estão atrelados a mudanças de processos ou transformação digital, que trarão mudanças na forma como as pessoas trabalham no dia a dia. Um bom exemplo é quando uma nova tecnologia é implementada e os colaboradores deixarão de usar um antigo formato e migrarão para um novo e moderno sistema. Quanto tempo de treinamento essas pessoas precisarão? O que antes faziam em 6 passos agora deverão fazer em 3 passos e quais são os processos para que isto ocorra? Que novas competências e conhecimentos (hard e soft skills) serão necessários no contexto? Como esse novo modelo de gerir a empresa afetará a organização das responsabilidades entre as áreas e como os processos passam a ser distribuídos? Ana Carolina explica que muitas vezes, os colaboradores têm dificuldade de compreender o novo processo, tanto em termos de funcionamento quanto em utilidade para o novo momento da empresa. “Não é só a forma de trabalho da pessoa que muda, mas toda a atividade na organização. Por isso, devemos olhar a empresa como um todo e levar em consideração o planejamento estratégico que foi elaborado”, explica a consultora. Talvez pelo fato de ter dado aulas por muitos anos, Ana Carolina tem facilidade em lidar com pessoas e explicar, detalhadamente, o papel de cada um no ‘novo momento’ da empresa. “Normalmente, nos projetos em que atuo, tento mostrar todo o processo visivelmente, com a criação de diagramas ou ilustrações que apresentam não só a atuação e atividade da pessoa como também os processos da organização como um todo”, comenta. Nem sempre todos os colaboradores entendem ou aceitam o novo processo de uma única vez. Segundo Ana Carolina, é necessário que o consultor de GMO entenda que determinada pessoa ainda não compreendeu totalmente sua atividade e que aquilo pode impactar não apenas no projeto como também em outras áreas da empresa. Ela comenta sobre um projeto de fusão em que atuou. Por conta de órgãos regulatórios, o projeto que poderia ser executado em 2 anos acabou sendo realizado em 9 meses e muitas vezes, precisou expor para os colaboradores a necessidade de cumprirem com algumas metas em tempo recorde. “Às vezes a pessoa não entende o motivo de precisar realizar determinada tarefa daquele jeito ou num período de tempo estipulado. É necessário entender o todo para explicar isso às pessoas envolvidas no projeto e fazer acontecer”. Visão Sistêmica na Tomada de Decisões “O Pensamento Sistêmico ajuda na tomada de decisão. Precisamos ter um olhar que contempla o todo e saber identificar onde é o gargalo, onde é a dor do cliente. Assim, podemos direcionar a equipe para tomar o melhor caminho e seguir rumo ao sucesso do projeto. Sempre devemos considerar as premissas do que faz mais sentido para a tomada de decisão”, explica a consultora. Muitas vezes, quando um gestor tem um problema sério para resolver, tem grande dificuldade de encontrar a melhor solução porque está muito envolvido na questão. Para Ana Carolina, é necessário pensar qual paradigma precisa quebrar para chegar a uma resposta adequada. “Tentamos mostrar quais ações devem ser tomadas para solucionar aquele ponto específico. Podemos sugerir uma ação rápida para aliviar a situação por um certo período, no entanto, com uma visão sistêmica conseguimos enxergar melhor o que está acontecendo e oferecer soluções que acabem de vez com a adversidade”. Soluções que atuem na causa-raiz!!! De acordo com Ana Carolina, todo consultor de GMO tem uma visão sistêmica apurada. Afinal de contas, antes de começar um projeto, o profissional realiza uma análise de cenários e logo começa a aprender sobre a empresa. “Sem isso, está num campo minado. É importante saber quem influencia dentro da empresa, quem vai ajudar e quem não vai ajudar no projeto. Há uma dificuldade de se posicionar, porém tem que ter desenvoltura. Eu acredito que é importante e necessário ter uma visão sistêmica, entretanto, quem não tem pode desenvolver”. Quem trabalha com GMO já está acostumado a realizar uma imersão no cliente antes de iniciar o projeto. “Estudamos a área e aprendemos a falar a mesma língua que o cliente. Não existe um curso ou uma brochura que te ensina sobre todas as áreas de um cliente, por isso garimpamos o máximo de informação sobre a empresa, seus negócios e seu pessoal”, diz Ana Carolina. Mas para Ana Carolina, o pensamento sistêmico é uma habilidade que pode ser desenvolvida por qualquer pessoa. Basta querer ter vontade de aprender. Para isso, ela deixa aqui algumas dicas valiosas: tomar notas conhecer as palavras-chave entender o negócio do cliente conhecer os agentes internos e externos entender a Cultura Organizacional do cliente tomar conhecimento do objetivo principal da empresa ser questionador: não ter medo de perguntar o que não sabe construir uma mapa mental ou uma ilustração sobre o projeto Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. Acompanhe! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
Sem planejamento a vida é apenas um sonho.
“Não podemos prever o futuro, mas podemos criá-lo”. Essa frase de Peter Drucker reforça a ideia de que o planejamento é um processo indispensável para que empresas alcancem seus objetivos a médio e longo prazo. Sem planejamento a vida é apenas um sonho. Este exercício nos permite entender quais são os nossos objetivos, como alcançá-los e quais os resultados que teremos a cada meta alcançada. Assim deve seguir o planejamento das organizações. Mas como assegurar o cumprimento do que foi traçado em um cenário político, social e humano em constante mudança, que abrange níveis nacionais e internacionais? No ano de 2020 diversos líderes e CEOs tiveram que repensar seus objetivos e resultados. Entenda como trabalhamos o planejamento junto às empresas. Desafios do desenho de uma visão em um mundo disruptivo O planejamento estratégico pode ser visto como o pontapé inicial, um direcionador das decisões que serão tomadas pela empresa em um determinado período de tempo. Se mapear o caminho é essencial para tomadas de decisão, saber identificar o ambiente (econômico, político, legal, sociocultural e tecnológico) em que estão inseridas é imprescindível para a assertividade de seu planejamento. Em um cenário incerto, complexo e mutável, não há mais espaço para elaboração de planos de longo prazo, seguindo o ritmo de transformações dos ambientes internos e externos à organização. A demanda atual é que se adote um modelo ágil, com indicadores, metas e ações relacionadas e revisadas com maior frequência. Essa mentalidade é utilizada na metodologia OKR, que veremos mais adiante. Mas vale lembrar que, ainda que mais breve, o planejamento estratégico está relacionado a uma visão de futuro da organização. Entre o mapa e o terreno, fique com o terreno O planejamento tático é um desdobramento da parte estratégica, é nele que os objetivos são detalhados de forma clara e segmentada por áreas e departamentos, a fim de que seja possível estudar as condições para que sejam viabilizados. Tudo isso resultando no planejamento financeiro organizacional, para o período em que se definir. Há exemplos de empresas que perderam mercado por não romperem paradigmas e identificar as influências e tendências, e terem se mantido rígidas demais ao seu planejamento tático, sem a flexibilidade e agilidade necessária para se renovar. Alguns exemplos: enciclopédias, empresas de câmera fotográfica, locadoras de vídeo, entre outras. Metodologias para planejamento empresarial Aos moldes do que comentamos no blog sobre metodologia para processos de mudança na organização, existem no mercado diversas metodologias e instrumentos para estruturação de um planejamento estratégico e o mais importante é saber qual atenderá melhor às necessidades e à cultura da empresa. Alguns exemplos: OKR – Objectives and Key Results Criada na década de 70 pelo ex-CEO da Intel, Andrew Grove, essa é uma metodologia de gestão focada em simplificar e rastrear os objetivos e resultados-chave de uma empresa. O método ficou famoso após a fundação do Google em 1999. A empresa passou de 40 funcionários para mais de 60 mil, mostrando que o método é eficaz mesmo para PMEs. De forma simplificada, o OKR trabalha com duas variantes o “O” – objetivos (Visão) e o “KR” – resultados-chave (medido por, quantificável). Objetivos e resultados são discutidos e debatidos em toda a organização, de forma ampla e com gestão à vista. Devem ter ciclos curtos de atingimento das metas (trimestral) e precisam estar disponíveis para toda a Organização. Benefícios do OKR: Agilidade com ciclos curtos Engajamento das equipes Definido em todos os níveis: pessoal, time e empresa Foco e disciplina Metas audaciosas, mas realistas As 5 forças de Porter Criada em 1979 por Michael Porter, professor de estratégia e competitividade da Harvard Business Review, essa metodologia auxiliar os líderes na definição dos objetivos, a fim de melhorar aspectos internos e externos da organização, como o posicionamento de marca. Parte de um modelo de análise competitiva que leva em conta 5 forças principais que toda organização deve atentar-se em relação a sua posição no mercado. São elas: Rivalidade entre concorrentes; Poder de barganha dos fornecedores; Poder de barganha dos clientes; Ameaça de novos concorrentes; Ameaça de novos produtos ou serviços. Outras metodologias também são consideradas eficazes para planejamento empresarial como, BSC– Balanced Scorecard – indicadores balanceados de desempenho, SWOT – análise dos pontos fortes (strenghts) e fracos (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) de um negócio, BCG – análise periódica da carteira (existente) de produtos, SMART – definição de uma meta que seja Specific (específica), Measurable (mensurável), Attainable (alcançável), Relevant (relevante) e Time based (temporal). Tenha em mente as seguintes questões: Qual o melhor modelo ou método para o meu cenário? Como desenvolver o planejamento para a minha empresa? Quem envolver? Como preparar e engajar as pessoas para esse momento? Quais técnicas de discussão e debates utilizar? Os objetivos serão de curto, médio ou longo prazos? Quais critérios utilizar? Como fazer as mudanças necessárias para a adoção da estratégia? Como sustentar estas mudanças nas rotinas das áreas? Sucesso em seu planejamento! Desenvolvimento do Planejamento Empresarial Para facilitar a execução de um plano coerente para as empresas, nós desenvolvemos um mapa com os passos que entendemos necessários para a elaboração do planejamento empresarial promovendo a otimização de todas as etapas do trabalho. Onde estamos? Comece por entender qual é o cenário interno e externo da organização. Analisar os pontos-chave, forças, fraquezas e concorrência é fundamental neste momento para entender quais são as melhores ações a tomar. Também é importante avaliar quais foram os planos anteriores e o que deu e não deu certo. O que queremos? Nesta etapa é preciso definir quais são os objetivos, a visão e direção a serem alcançados e possíveis caminhos a serem trilhados para concluir cada meta. O que faremos? Chegou a hora de definir as ações que serão conduzidas para o atingimento dos objetivos. Destacam-se todos os esforços que serão aplicados para que os objetivos sejam alcançados. Importante entender os indicadores das ações e como será medido o sucesso ou fracasso de cada uma delas. Como faremos? Define-se de que modo a empresa conduzirá seu planejamento, se por meio da condução de equipes em squads, projetos ágeis, híbridos ou waterfall. Formas de interação e engajamento que permitam às pessoas descobrirem e experimentarem novos caminhos de realização. Como divulgaremos? Compartilhar, de forma estruturada, toda a realização ao longo da jornada. Utilizar os canais para divulgação de resultados e instituir fóruns de feedbacks e interações. Qual é o papel da Liderança no Planejamento? Liderança não tem a relação com cargos, títulos ou posições. Ser líder é ter a capacidade de influenciar outros a se moverem para a realização de objetivos comuns, sempre em conjunto. Durante o planejamento, o líder precisa atentar-se aos cenários de constante mudança por quais as organizações passam e entender, junto ao time, quais serão os impactos das ações a serem tomadas. Muitos que chegam a um cargo de liderança imaginam que isso significa que terão que tomar decisões solitárias. Que liderar significa entrar em uma “bolha de conhecimento” e sair de lá com soluções prontas que serão apenas informadas e cobradas de seus subordinados. Muito pelo contrário: para que o time inteiro esteja comprometido é importante que o processo de planejamento seja descentralizado, ou seja, que inclua a participação de todo o time, como é a abordagem no OKR. Dessa forma, o time será capaz de planejar em conjunto com o líder e contribuir de forma igual (na verdade, até melhor) do que uma pessoa apenas pensando. Para evitar surpresas, o planejamento deve prever os riscos de negócios para poder mitigá-los. Um ponto importante ao levantar os riscos da operação é constantemente revisar o planejamento com base em novas informações recebidas. (PDCA – Plan/ Do/ Check/ Act). Usar esta ferramenta de gestão – PDCA – é tão importante nos processos de mudanças como nos processos de planejamento. Mais do que comunicar o plano a todos os participantes envolvidos no processo de ação, é importante assegurar se os times táticos e operacionais entenderam. Para uma comunicação eficaz é preciso ter clareza no que está sendo compartilhado, contextualizar o cenário da organização, definir os papéis e responsabilidades de cada um com clareza, apontar os possíveis riscos com transparência e estar sempre disposto a ouvir o que os envolvidos têm a falar. O mais importante, além dos acompanhamentos periódicos dos resultados e análises das mudanças de rotas, é verificar os problemas enfrentados e as lições para as próximas ações, envolvendo e disseminando as informações para toda a organização. Os valores da sua empresa aplicados ao Planejamento Ao pensar no planejamento organizacional é preciso alinhar as ações a serem aplicadas aos valores da empresa. Na hora de planejar os próximos passos é preciso conectar os objetivos da organização com questões sociais, ambientais e de governança (ESG). Em 2019, a pesquisa Top CEOs com Melhor Desempenho do Mundo em 2019, realizada pela Harvard Business Review, enfatizou a mudança estratégica na forma do mercado observar o papel de líderes e CEOs: O CEO não é mais quem dá lucro. Ele tem que dar lucro, com sustentabilidade e não pode negligenciar questões ambientais, muito menos sociais. Por isso, o seu planejamento deve levar em consideração, além do lucro, demais questões que brilham os olhos de investidores, clientes, colaboradores e toda a comunidade. Abrace as diferenças Priorizar a diversidade no trabalho já não é mais uma questão de escolha, é o caminho a se tomar. Com a expansão das informações e com profissionais cada vez mais engajados com pautas sociais não existe mais um modelo ideal no qual as pessoas devem se encaixar. Entender a pluralidade de perfis e abraçar as diferenças são questões que se impõem, cabendo à empresa exercer seu papel social, tornando-se protagonista desses valores. Equipes plurais são mais criativas e inovadoras e isso agrega valor ao organismo vivo que é uma empresa. A interação com o diverso desenvolve condições para se estar sempre aberto ao novo. Floresça o seu pensamento A sustentabilidade é fator primordial para a sustentação dos negócios. Buscamos produtos e serviços inovadores e que respeitem, verdadeiramente, as questões de seus efeitos no meio ambiente, na segurança das pessoas, no respeito ao outro e no uso adequado dos recursos naturais, entre outros. É fundamental que o plano estratégico tenha como um de seus pilares a sustentabilidade e, a partir desse ponto, sejam desenvolvidas ações específicas para promover processos e atitudes seguindo os fundamentos da ESG (Environmental, social and corporate governance – meio ambiente, social e governança). O novo sempre vem! Inovação é uma palavra de inúmeras interpretações e que abarca também tudo o que falamos acima, sustentabilidade e diversidade. Ser inovador é entender as mudanças que o nosso mundo vive, constantemente, e adaptar-se a elas e permitir o crescimento constante. É preciso ter em mente que para garantir o sucesso esperado da sua organização é necessário apostar em métodos de gestão cada vez mais inovadores e que agreguem valor ao seu time. Dicas da Dynamica Como vimos, o ato de planejar é “vivo” e constante, na busca do sucesso das suas ações: Estude constantemente o cenário em que se encontra a organização. Alinhe seu discurso e suas práticas aos valores da sua empresa. Aposte em metodologias que garantam uma organização ágil. Trabalhe com as pessoas a construção dos objetivos e resultados, em uma constante escuta ativa Faça da comunicação sua aliada no processo. Aja sempre com transparência e exponha as situações necessárias. Participe dos próximos eventos e cursos da Dynamica O último Encontros para Mudança de 2020 acontece dia 25/11 e tem como tema: Gestão & Pessoas – Construindo times de alta performance. Acesse e garanta sua vaga! Somos especialistas em estratégia, cultura e mudanças. Conte com a gente! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }