A Importante Parceria Entre Gestão de Mudanças e Projetos
Estruturando o desenvolvimento de seu Projeto? Pensou em como trabalhar GMO e Projeto? Embora a GMO (também conhecida como Change Management para muitos) não seja uma novidade, cada vez mais ela tem ganhado espaço nas corporações no mundo todo quando o assunto é “novo projeto”. A Gestão de Mudanças Organizacionais apoia o projeto e seus objetivos organizacionais para que tenha êxito e se sustente ao longo dos anos. Os líderes do projeto trabalham com os líderes de mudança para atender aos requisitos do planejado, ao mesmo tempo em que ajudam as pessoas na transição para os novos processos. O Change Management envolve a identificação das necessidades das partes interessadas, ajudando-as a entender as mudanças e avaliando o progresso. Implementar, Executar e Aplicar Planos de GMO Muitas vezes o projeto pode começar com um programa piloto que vai sendo ajustado ao longo dos meses a partir de feedbacks das equipes envolvidas nos projetos e dos gerentes de projeto. Aqui algumas dicas para o pontapé inicial: Faça e distribua um cronograma sobre a mudanças que serão implementadas; Os líderes de mudança devem liderar pelo exemplo – abraçar e incorporar as mudanças antes de qualquer outra pessoa; Revise o processo de mudança regularmente para acompanhar o progresso, mantenha todos informados sobre o cronograma e as alterações que possam ocorrer; Faça reuniões periódicas com os gerentes do projeto para se manterem alinhados e de olho nos KPIs; Use dados para tomar decisões; Mantenha os diretores e clientes internos informados sobre o andamento do projeto. Rastreando os KPIs Um KPI de gerenciamento de projeto é uma métrica para medir o progresso de um projeto em direção aos seus objetivos. Geralmente, os KPIs consideram o sucesso de um projeto avaliando a eficácia dos processos e equipes. Os KPIs vêm em várias formas e permitem as medições em departamentos específicos. É importante medir os KPIs para que não apenas a equipe de projeto esteja alinhada com o planejamento, mas também para o time de GMO saber o quanto seus planos têm dado certo e onde devem haver mudanças para que o projeto siga em frente com sucesso. Listamos aqui algumas etapas para saber como rastrear os KPIs: 1. KPIs devem ser claros e específicos Criar KPIs SMART (uma meta SMART é aquela que é definida com base em cinco critérios: ela deve ser específica, mensurável, atribuível, realista e temporal) é uma maneira eficaz de ajudar a garantir que o gerenciamento de seu projeto seja eficiente. Isso envolve tornar seus KPIs específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo. Com KPIs específicos, você pode determinar seus objetivos, medi-los e desenvolver relatórios dentro de um prazo definido. 2. Avalie o propósito dos KPIs É importante rastrear apenas os KPIs relevantes ao gerenciar seu projeto de mudanças. Isso ajuda a melhorar a eficácia da gestão de KPI e também ajuda numa melhor produtividade. A relevância de um KPI é determinada a partir do quanto ele contribui para monitorar e garantir as mudanças definidas. 3. Estabeleça uma meta Ao estabelecer metas para cada KPI é possível ver o quanto o projeto tem andado e o quanto algumas ações têm sido eficientes ou não. As metas podem ser de curto, médio ou longo prazo. Tudo vai depender do tamanho do projeto e das pessoas envolvidas. 4. Revise os KPIs Embora os KPIs sejam valiosos para monitorar o progresso e o desempenho de um projeto, eles também consomem muito tempo e custos. Isso torna importante garantir que os KPIs permaneçam relevantes para o projeto. Substitua KPIs obsoletos e realoque recursos para rastrear os relevantes à medida que se aproxima do objetivo do projeto. Considere a revisão dos KPIs onde houver alterações nas estruturas da equipe ou nas estratégias organizacionais. Essas mudanças podem ajudá-lo a fazer ajustes oportunos e medir a eficácia de sua nova abordagem. Os segredos de uma GMO eficiente De acordo com o Gartner, aproximadamente 50% de todas as iniciativas de mudança organizacional são mal sucedidas e apenas 34% têm total sucesso. A principal razão pela qual a mudança é tão difícil é porque as pessoas percebem as mudanças de formas diferentes: alguns como oportunidades, outros com medo ou receio. De fato, 68% das pessoas não gostam de vivenciar mudanças no trabalho, segundo esta matéria na revista Forbes. Mas lembre-se: Qualidade não quantidade Ao utilizar técnicas de Gestão de Mudanças o projeto tem mais chances de atender aos padrões de referência e apoiar seus líderes no processo de gerenciar pessoas e processos de maneira eficaz. Sem pessoas, o processo falha Como vemos nos dados da Forbes, o entendimento e o envolvimento das pessoas em um projeto é crucial para o sucesso. Às vezes, os líderes estão tão focados nos prazos de implementação que não conseguem gerenciar as pessoas afetadas pelo projeto. A Gestão de Mudanças melhora os resultados do projeto A Harvard Business Review sugere que 60-70% de todas as iniciativas de mudança realizadas nas organizações falham. Isso pode acontecer porque os líderes falham em abraçar totalmente o conceito de gerenciamento de mudanças, que é tão crucial para a implementação bem-sucedida. Envolva os Funcionários no Processo de Tomada de Decisão Coletar o feedback dos funcionários antes, durante e depois do processo de mudança cria empatia, que é a chave para liderar a mudança organizacional. O Gartner descobriu que envolver os funcionários no planejamento pode aumentar o sucesso de uma iniciativa de mudança em 12%. Ao criar um plano de comunicação, primeiro entreviste uma amostra de funcionários para determinar se eles estão entusiasmados, frustrados ou assustados com a mudança. Em seguida, segmente os colaboradores. Na comunicação, aborde as preocupações reveladas publicamente para construir a credibilidade da liderança. Essas entrevistas devem continuar durante e após a implementação da mudança para combinar as mensagens com o que os colaboradores esperam da liderança. Dicas da Dynamica para liderar a mudança: Seja autêntico o tempo todo Seja visível e envolva-se ativamente com as equipes para apoiar as mudanças Seja inspirador – crie uma imagem e visão convincentes do estado futuro Seja inclusivo – envolva o maior número possível de pessoas Seja claro sobre as expectativas Seja proativo para fornecer a comunicação certa no momento certo Reforce o sucesso e celebre as vitórias Aplique o Lifelong learning – sempre procure ler, estudar e estar por dentro de novos conhecimentos Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. 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Mudanças Organizacionais e Processos: Uma Parceria de Sucesso
https://dynamicaconsultoria.com.br/wp-content/uploads/2022/11/audio_blog_17nov.mp3 Muitas empresas se empenham em melhorar sua eficiência e aumentar a produtividade para seguirem competitivas no mercado. Mas para que isto seja possível, é necessário adotar modelos de negócios mais estratégicos e, muitas vezes, isto requer transformações constantes. Sendo assim, muitas organizações implementam processos de melhoria contínua com o objetivo de agregar valor sempre que possível em todas as suas áreas. Mas a realização de tais mudanças apresenta desafios diários que podem comprometer a curto prazo o sucesso do projeto e a médio e longo prazo o desempenho da empresa no mercado. Os programas de melhoria contínua são bem-sucedidos quando há apoio visível da liderança sênior e comprometimento com o programa, bem como uma iniciativa planejada de GMO para garantir que todos os colaboradores estejam passando do estado atual para o esperado estado futuro. Quando não há um esforço planejado e coeso da gestão e dos líderes do projeto em orientar, treinar e comunicar as equipes sobre as mudanças que ocorrerão, dificilmente o projeto flui como esperado. Crescimento e Desenvolvimento Continuado O processo de melhoria contínua é importante porque as organizações se mantêm atualizadas com o que há de melhor em termos de processos e formas de trabalhar. Por exemplo, no contexto do Lean Management, a melhoria contínua busca melhorar todos os processos da empresa, concentrando-se no aprimoramento das atividades que geram mais valor para o cliente e, ao mesmo tempo, removendo o máximo possível de atividades de desperdício. A melhoria contínua impulsiona a mudança, enquanto que a GMO favorece e garante que a mudança seja de fato abraçada, vivenciada pelas pessoas e que a curva de aprendizado aconteça dentro do esperado. Todo o processo ocorre gradualmente e visa fazer pequenas mudanças incrementais ao longo do tempo. No entanto, é importante observar que os projetos de melhoria contínua muitas vezes devem se tornar parte de uma iniciativa maior. Vincular a melhoria contínua dos processos ao desempenho dos negócios é um dos maiores desafios enfrentados por uma organização. Sem essa ligação, a melhoria contínua é, na melhor das hipóteses, dispersa e, na pior, aleatória. É fundamental que todos os colaboradores estejam engajados para que haja sucesso. Isso significa que deve haver uma grande ênfase no envolvimento de todas as pessoas com os processos de negócios, bem como uma cultura orientada a processos em todos os níveis da organização, desde a liderança superior até a base. A melhoria contínua requer mudança do status quo. É preciso haver um entendimento coletivo de que ficar parado permitirá que a concorrência se destaque mais. Um fator importante na melhoria contínua bem-sucedida é atuar na Cultura Organizacional, revisando normas, crenças e artefatos visíveis . No caso, há ações que reforçam e apoiam as mudanças desejadas. A GMO tem um papel muito importante, pois concentra sua atenção para as pessoas Envolver os colaboradores desde o início e durante a implementação, além de ajustar continuamente para melhoria é fundamental. Isso inclui planejamento completo, adesão, processo, recursos, comunicação e avaliação constante. Veja os principais pontos a serem considerados ao implementar processos e mudanças contínuas em sua organização: Propriedade – Certificar-se de que você possui a propriedade de um projeto em um nível executivo sênior. Sem isso, é muito improvável que seu projeto saia do papel. Aceitação – Você deve garantir a adesão, não apenas de seus principais stakeholders, mas também das pessoas que serão diretamente afetadas pelas mudanças propostas. Envolvimento – Envolver as pessoas certas desde o início é a chave para o sucesso de suas mudanças, garantindo que tudo corra bem e que o impacto nos negócios permaneça relativamente baixo. Pessoas – Antes de começar a implementar as mudanças, você precisará considerar o impacto que elas terão nas pessoas da sua empresa. Comunicação – A comunicação é fundamental e você deve garantir que as pessoas diretamente afetadas pelas mudanças sejam mantidas informadas durante todo o processo. Prontidão – As pessoas em sua empresa precisam estar prontas para aceitar as mudanças e implementá-las. Isso pode ser feito por meio de treinamento e conscientização sobre o projeto de mudança. Cultura aberta à experimentação – viabilizar um ambiente e cultura que seja colaborativo, que aceite a experimentação do novo, que permite o erro, entendendo que o caminho é sempre: “errar rápido, corrigir rápido e aprender rápido”. A Cultura aberta à experimentação Criar uma cultura de melhoria contínua não apenas ajudará na construção da excelência operacional da empresa, mas também integra as equipes e inova os negócios como um todo. A melhoria contínua fortalece a qualidade de um produto/serviço, melhora a satisfação do cliente e melhora a eficiência, produtividade e lucros. Melhor aceitação de mudanças e novas ideias, quando sua organização está acostumada a apenas manter o status quo, novos projetos e oportunidades podem ser vistos de forma negativa. Com uma estratégia de melhoria contínua implantada, suas equipes passam a conviver com a noção de que a experimentação de novas formas, o aprendizado contínuo e a mudança constante levam todos nós a um nível de excelência diferenciado. Assim, os projetos de melhoria contínua são uma oportunidade para os colaboradores participarem com novas ideias e se destacarem por isso. É uma forma de manter as equipes entusiasmadas com o futuro do trabalho (e o trabalho no futuro!) e o quanto isso pode significar na carreira, na experiência, de cada um. A chave para o sucesso é ter gerentes e líderes treinados para gerenciar o plano de mudança contínua. a empresa pode investir em programas de Capacitação In Company com foco na Gestão de Mudanças. Este é o futuro e a inovação chegando para ficar! Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. Acompanhe! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
