A Resolução de Problemas e a Tomada de Decisões na Visão de um Consultor de GMO
Lidar com resolução de problemas e tomada de decisões é parte do dia a dia de quem gerencia mudanças nas empresas. Afinal, todos os projetos de Mudança tendem a ser complexos, envolver muitas pessoas e tomadas de decisões. Para quem acha que GMO é apenas comunicar e alinhar as estratégias e conhecimentos entre colaboradores, está enganado. E para conhecer melhor como um consultor de GMO atua nos projetos e utiliza as soft skills de resolução de problemas e tomada de decisões, conversamos com Liliane Freire, gerente de operações de Change Management da Dynamica Consultoria. “Não existe uma solução pronta de GMO. As resoluções de problemas são baseadas no cenário encontrado e na Cultura de cada empresa. Quanto mais experiência um consultor tenha vivido ao longo de sua carreira, consegue juntar mais sinapses de diferentes situações e propor soluções mais assertivas”, explica. A Importância de Conhecer a Cultura Organizacional Conhecer o perfil de cada colaborador, as expectativas da alta gestão em relação ao projeto e a posição dos sponsors do projeto é muito relevante para um consultor. Cada detalhe nesse quebra-cabeça pode ter informações e fatos que contribuem para a resolução de problemas e tomada de decisões. Neste sentido, a análise da Cultura Organizacional passa a ser um dos critérios mais importantes para os consultores na hora de mapear soluções para alguns possíveis problemas. “Nosso papel acaba indo além do projeto em que estamos alocados. Muitas vezes, os clientes nos trazem questões e problemas que não fazem parte do projeto e querem nossa ajuda para resolver”, complementa. Uma dica que Liliane dá sobre como resolver situações de conflitos é: repartir os problemas e as dificuldades para entender melhor suas raízes e com isso trabalhar, de forma mais certeira, a proposição de soluções. Segundo Liliane, nem a resolução de problemas e nem a tomada de decisões são realizadas no “achômetro”. São utilizados instrumentos de gestão e a própria Metodologia da Dynamica para se chegar a uma resposta mais assertiva para o cliente. Todo projeto traz mudanças e toda mudança gera necessidades de ajustes. É aí que o profissional de GMO entra com seu amplo conhecimento de ferramentas, técnicas e experiências em projetos anteriores. “É importante dividir cada parte da mudança, questionar cada aspecto e entender os riscos, impactos e ganhos. Depois, contextualizamos tudo isto às pessoas que terão que se adequar à nova forma de trabalhar, minimizando a dificuldade de adesão”. Nem Culpados e Nem Inocentes Um ponto essencial é que nenhum profissional que gerencia a mudança jamais aponta o dedo para os culpados ou responsáveis por eventuais problemas ou impactos, e sim mostra os riscos que podem ocorrer para os negócios caso não se tome a decisão correta. “Nenhum consultor impõe o que é certo. Apenas mostra as necessidades de ajustes e os riscos de não tratá-los antecipadamente”, afirma. Quando perguntamos a Liliane se em todo projeto que atuou sempre foi ouvida, a resposta foi um categórico “não”. Ela lembra de diversos projetos em que foi questionada sobre qual seria a melhor decisão a ser tomada diante de uma situação e após uma análise sobre os cenários envolvidos, levando em conta aspectos da empresa, do projeto dos colaboradores, compartilhou recomendações que no final das contas não foram tomadas. Conclusão? A decisão é do cliente, cabe ao profissional da mudança ter a resiliência e persistência para continuar propondo sempre melhorias e agregando valor às decisões da empresa, relacionadas às mudanças em que estiver atuando. “Um caso muito recente foi um projeto em que os usuários-chave estavam sendo requeridos para retornarem às suas áreas logo após a implementação e recomendamos fortemente que aguardassem o período de Operação Assistida, pois havia a necessidade de suporte do projeto às áreas de negócio. O cliente achou melhor ceder aos apelos dos gestores das áreas, suspendeu a sala do projeto, cada usuário-chave retornou às suas posições e, após alguns dias, perceberam que tomaram a decisão errada e precisaram voltar atrás”, relembra Liliane. Tomada de Decisão Mais Assertiva Possível Já falamos sobre a importância das lições aprendidas. Esta é uma ferramenta muito utilizada pelos consultores da Dynamica. A realização de sessões de lições aprendidas a cada nova fase do projeto mostra o que precisa ser melhorado, o que deve ser mantido ou incorporado na próxima fase e o que deve ser descartado. Os resultados das sessões de lições aprendidas servem de base para as recomendações do profissional da mudança na hora das tomadas de decisão. “Somos analíticos e toda recomendação que fazemos, para uma tomada de decisão, é baseada na análise de dados. Se mapeamos situações que não deram certo, não faz sentido insistir em algo que não funcionou” Outra ferramenta empregada pelos profissionais de GMO são pesquisas. Elas podem ser aplicadas tanto para entender o posicionamento dos colaboradores, dos stakeholders, detalhes da Cultura Organizacional, quanto para acompanhamento de uma fase do projeto ou controle. Liliane deixa algumas dicas de como resolver problemas num projeto: Identificar o problema Classificar o problema, por exemplo: impacta pessoas, infraestrutura, processos? Formalizar o problema junto aos responsáveis Identificar quem vai tratar o problema Fazer o acompanhamento com o facilitador do problema Reportar o andamento, dando visibilidade à evolução da tratativa Escalar quando não houver avanço E se você quiser conhecer mais sobre as Soft Skills, acompanhe nossas redes sociais. Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. Acompanhe! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
Resolução de Problemas
A resolução de problemas é uma das principais habilidades que crescerá em importância nos próximos cinco anos (e além), de acordo com o relatório Future of Jobs, do Fórum Econômico Mundial. Nos últimos anos vimos muita mudança no mercado de trabalho e as soft skills, mais do que nunca, têm sido grande destaque na hora das contratações. A transformação digital, a inovação tecnológica cresce constantemente e com velocidade, apresentando novas formas como processos da Inteligência Artificial (bots, ChatGPT). Esse fato reforça a necessidade que as pessoas desenvolvam soft skills para entregarem o seu melhor em um mundo cada vez mais tecnológico e em que o diferencial será a capacidade humana de reação e adaptação. Saber identificar e resolver problemas de forma rápida e eficiente é uma das premissas para quem quer fazer a diferença nos meios onde atua. Neste especial sobre Soft Skills abordaremos as habilidades de Resolução de Problemas. post passado tratamos do tema sobre pensamento crítico. Os solucionadores de problemas eficazes usam uma abordagem sistemática que lhes permite dividir problemas difíceis em partes menores e mais gerenciáveis. Em sua forma mais simples, a solução de problemas envolve três etapas básicas: Passo 1 – Identificar o problema. Embora pareça óbvio, é importante dedicar um tempo para realmente entender qual é o problema antes de tentar resolvê-lo. Uma conversa com pessoas afetadas pelo problema, fazer pesquisas ou consultar especialistas na área pode ajudar. Passo 2 – Gerar uma lista de possíveis soluções. Considere a eficácia de cada solução e se é ou não viável implementá-la. Depois de reduzir a lista de soluções possíveis, comece a testar as mais promissoras. Passo 3 – Implementar a solução. Esta etapa também inclui determinar quais recursos são necessários para colocar a solução em ação, como dinheiro, pessoal ou tecnologia. Em última análise, o objetivo é encontrar a solução mais eficaz e prática que aborda tanto o problema imediato quanto as causas subjacentes. Habilidades na Resolução de Problemas Colaboradores com boas habilidades de resolução de problemas são imprescindíveis para que uma empresa alcance o sucesso. Listamos abaixo 5 características que não podem faltar: 1) Criatividade A criatividade nos permite examinar um problema a partir de múltiplas perspectivas, usar o pensamento inovador e encontrar soluções diferenciadas. Ao abraçar a criatividade, nos abrimos para novas possibilidades e tornamos nossos esforços de resolução de problemas mais eficazes. Que tal usar a criatividade? Crie processos para melhorar o fluxo de trabalho e reduzir custos Brainstorm de ideias para desenvolver novos produtos ou serviços Desenvolva estratégias para aumentar a fidelidade e satisfação do cliente (interno ou externo) Aproveite a tecnologia para criar processos e sistemas mais eficientes Analise os dados para identificar tendências e oportunidades de melhoria 2) Pesquisa As pesquisas são essenciais para resolver problemas complexos. Somente coletando e analisando dados de várias fontes podemos avaliar o problema e determinar com precisão as soluções mais adequadas. Pesquisa no local de trabalho Identifique novos mercados ou segmentos de clientes para atingir Reúna informações sobre os concorrentes e seus produtos/serviços Fique por dentro das novidades e novidades do setor Avalie potenciais parceiros, fornecedores ou produtos antes de comprar Analise o desempenho passado para fazer projeções para o futuro 3) Comunicação Depois de identificar uma solução possível para um problema, você precisa ser capaz de explicar claramente para os envolvidos. A comunicação verbal e escrita, bem como a capacidade de ouvir com atenção e entender a perspectiva dos outros é ponto importante neste contexto. Foco em sua comunicação: Garanta o entendimento real da mensagem Atua sempre com comunicação de dupla mão Exerça o diálogo verdadeiro Peça feedback durante sua interação 4) Colaboração Ser capaz de trabalhar em equipe é uma habilidade importante que contribui para a solução eficaz de problemas. Quando os membros de uma equipe trabalham juntos para lidar com problemas complexos, as melhores soluções geralmente são encontradas porque cada indivíduo tem uma perspectiva única e um conjunto de habilidades que podem contribuir para resolver o problema. Você sabe trabalhar em equipe? Promova um ambiente de comunicação aberta, com feedback e chance de crescimento Utilize os pontos fortes de cada membro da equipe para atingir um objetivo comum Desenvolva a confiança, respeito e camaradagem entre os membros da equipe Promova uma cultura de responsabilidade e propriedade dos projetos Incentive a criatividade, a tomada de riscos e uma atmosfera de experimentação (sem julgamentos) 5) Tomada de decisão É importante ser capaz de identificar problemas e analisar possíveis soluções. Ainda assim, em algum momento, você precisa tomar uma decisão. Bons tomadores de decisão se concentram em resolver o problema, em vez de perder tempo analisando todos os dados disponíveis ou debatendo incessantemente qual é a melhor opção. Saiba tomar decisões Use o feedback de forma construtiva para tomar melhores decisões quando necessário Assuma riscos quando necessário e esteja ciente das possíveis consequências Aprenda com os erros e use os dados para desenvolver soluções melhores Demonstre confiança e determinação ao fazer escolhas difíceis Analise as situações com base em fatos e dados, não em suposições ou emoções Conheça as Ferramentas mais Usadas Há uma série de ferramentas para solução de problemas, como Brainstorming, PDCA, 5W2H, Design Thinking, Análise SWOT e outras. Que tal conhecer um pouquinho sobre cada uma delas? Brainstorming Brainstorming é uma palavra da língua inglesa que pode ser traduzida como “tempestade de ideias”. É uma técnica que estimula o surgimento de ideias criativas por meio de uma reunião de vários colaboradores. PDCA O PDCA (Ciclo de Deming) é uma ferramenta de gestão que visa a melhoria contínua dos processos. É baseado em quatro etapas: planejar (plan), executar (do), verificar (check) e agir (act). 5W2H O 5W2H é um método prático para entender as principais informações sobre um projeto e organizar a execução. Ele é realizado por meio de 7 perguntas: what (o que?); why (por que?); who (quem?); when (quando?); where (onde?); how (como?); e how much (quanto custa?). Design Thinking Design Thinking é uma abordagem de pensamento criativo, que ajuda a gerar ideias e/ou soluções para os problemas. Não é uma ferramenta com uma fórmula específica. É uma reunião com pessoas de diversas áreas da empresa, experiências e conhecimentos distintos que unidos oferecem diversas ideias e perspectivas. Análise SWOT Existem várias técnicas que as pessoas usam para resolver problemas. A realização de uma Análise SWOT pode ajudar a descobrir se uma solução tem pontos fortes e fracos específicos. SWOT é um acrônimo para Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats. (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças). Força – por que essa solução específica se encaixa nesse problema? Fraquezas – Que pontos fracos tem a solução? Você pode ajustá-los ou melhorá-los? Oportunidades – Quais benefícios e oportunidades advêm da capacidade de implementar esta solução específica? Ameaças – Existe alguma parte da solução que afetará negativamente sua equipe ou organização? Você conhecia todas essas ferramentas? Qual sua experiência em resolução de problemas? Na próxima edição abordaremos como esta importante soft skill acontece na ação, na nova sessão “Aprendizados em Projetos”. Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. Acompanhe! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }