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O planejamento é uma ferramenta importante para qualquer organização. É o processo de criação de um roteiro para decidir quais ações precisam ser tomadas para atingir um objetivo específico e pode ser usado em diversas áreas de uma empresa, como finanças, projetos, gestão de mudanças, vendas e tantas outras. O planejamento é baseado em fatos, dá visibilidade ampla a todos os envolvidos e aumenta a chance de sucesso.
Para criar um bom plano, deve-se aplicar o raciocínio lógico para organizar as etapas que precisam ser executadas. É preciso também levar em consideração quaisquer situações imprevistas. A capacidade de fazer bons planos aumenta com a prática.
Por exemplo, um gestor que deseja gerenciar o desempenho de um projeto, também precisa ser capaz de executar sua estratégia. É importante o desenvolvimento de um cronograma de implementação que considere metas de curto e longo prazo. Ter um plano também significa estar preparado para o que está por vir.
Crie Metas a Alcançar
Ao planejar com antecedência, o profissional é forçado a identificar exatamente o que deseja realizar e como pretende fazê-lo. Isso permite o desenvolvimento de um passo a passo e o acompanhamento de cada uma das tarefas até atingir a meta criada.
Segundo Lyrian Faria, o planejamento não é escrito em pedra e pode sofrer ajustes de acordo com o momento. “Precisa sempre olhar e ir arrumando a rota conforme os acontecimentos internos e externos. Nesse mundo BANI (no inglês Brittle, Anxious, Nonlinear e Incomprehensible, também conhecido como FANI, no português Frágil, Ansioso, Não-linear e Incompreensível), o qual é a evolução do Mundo VUCA (volátil, incerto, complexo e ambíguo) o planejamento deve ser sempre ajustado”, explica.
Depois de criar um cronograma, a prioridade deve ser rastrear as metas e itens de ação. Reuniões de estratégia semanais ou mensais são necessárias para colocar todos na mesma página e ter certeza de que estão indo na direção correta.
A Importância do Planejamento na Gestão da Mudança
Quando mudanças na empresa impactam as operações do negócio, um plano de gestão de mudança é necessário para evitar a interrupção do fluxo de trabalho e apoiar os profissionais envolvidos durante a transição.
Listamos aqui algumas perguntas que poderão posicionar melhor a equipe quanto ao planejamento de um projeto de change management:
A mudança afetará com grande abrangência a organização?”
A mudança afetará os principais processos de negócios ou fluxos de trabalho operacionais?
A mudança afetará colaboradores, fornecedores, clientes, órgãos reguladores ou outros parceiros do negócio?
Se a resposta for sim para uma ou mais perguntas, é necessário criar um plano de gestão de mudanças.
O que Incluir no Planejamento de Gestão de Mudanças
Objetivos: geralmente, há dois objetivos principais em um plano de gestão de mudanças. O primeiro é ajudar as pessoas afetadas pela mudança a se adaptarem e o segundo a aumentar a consciência organizacional sobre a mudança. Criar indicadores-chave de desempenho (KPIs) é uma boa maneira de avaliar se você está cumprindo suas metas de mudança.
Comunicação: um componente central de um plano de gerenciamento de mudanças é a comunicação, que deve ser consistente, clara e contínua ao longo do processo. Além de comunicar as metas e expectativas de mudanças futuras, também é aconselhável estabelecer um diálogo aberto com os colaboradores e outras partes interessadas. Lembre-se de que a comunicação deve ser uma via de mão dupla, então permita discussões, perguntas e feedback.
Gerenciamento de resistência: Normalmente, o maior desafio que os gerentes de mudança enfrentam é a baixa de adesão das pessoas envolvidas na mudança. Quando as pessoas se acostumam com o ambiente de uma organização, pode ser difícil para elas se adaptarem a uma nova forma de trabalhar ou no uso de novas tecnologias adotadas. A preparação de estratégias para lidar com essa resistência faz parte de qualquer plano de gerenciamento de mudança bem-sucedido.
Treinamento: A fim de promover uma transição tranquila para a mudança, pode ser necessário adotar treinamentos ou workshops. Reuniões específicas para discutir a mudança ajudarão a capacitar os colaboradores e garantir que todas as informações de que precisam estejam ao seu alcance.
Principais Ferramentas para um Planejamento de Sucesso
- PDCA
Na lista das ferramentas de verificação de desempenho do planejamento, temos a metodologia de gestão PDCA (Plan, Do, Check, Act), uma ferramenta completa e eficiente que ajuda na execução de um projeto de forma eficiente.
Após completar o ciclo, basta corrigir as falhas que impediram de atingir o objetivo. Além disso, é possível monitorar a evolução do planejamento — sendo essencial em uma boa gestão.
Obter feedback da equipe é fundamental para garantir que todas as necessidades sejam atendidas e que o plano seja revisado de várias perspectivas. Por exemplo, os planos de longo prazo geralmente atendem a mudanças imprevistas (podem ser internas ou externas).
- Balanced Scorecard (BSC)
O Balanced Scorecard é muito usado para implementar e gerenciar estratégias. Ele vincula uma visão a objetivos, medidas, metas e iniciativas estratégicas. É responsável por equilibrar as medidas financeiras com as medidas de desempenho e objetivos relacionados a todas as outras partes da organização. É uma ferramenta de gestão de desempenho empresarial.
O BSC começa identificando um pequeno número de objetivos financeiros e não financeiros relacionados às prioridades estratégicas. Em seguida, analisa as medidas, estabelecendo metas para elas e, finalmente, cria projetos estratégicos (frequentemente chamados de iniciativas). É neste último estágio que a abordagem difere de outras metodologias estratégicas. Ele força uma organização a pensar sobre como os objetivos podem ser medidos e só então identifica os projetos para impulsionar os objetivos. Isso evita a criação de projetos caros que não têm impacto na estratégia.
- Metodologia OKR
OKR é a sigla em inglês para Objectives and Key Results (em português, objetivos e resultados-chave), sendo uma metodologia de gestão de abordagem simples com o objetivo de definir metas e criar alinhamento e engajamento em torno dos resultados mensuráveis de uma empresa.
A importância do planejamento pode ser avaliada pelo fato de ser considerado o núcleo das atividades de gestão. A Dynamica Consultoria sempre enfatiza a importância do planejamento durante um projeto de gestão de mudanças. Por exemplo, no curso de Formação e Certificação de Gestor de Mudanças, os profissionais aprendem como planejar e executar seu trabalho de forma otimizada. As ferramentas e os conceitos do curso ajudam os participantes a enfrentar desafios e planejar o crescimento profissional.
Dica da Dynamica
Lembre-se que, em mudanças organizacionais, as pessoas estão no centro sempre e que os planos para gerenciamento de mudanças devem ter isto como diretriz. A transformação do negócio não é uma tarefa fácil mas, com um plano de gerenciamento de mudança bem pensado, você pode defender mudanças impactantes para uma organização melhor.
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