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A Gestão de Mudanças Organizacionais está relacionada com diversas áreas de uma empresa e conta com o apoio de uma equipe multidisciplinar para dar certo. Por lidar com o fator humano dentro de uma empresa, a área de pessoas tem papel fundamental no apoio aos projetos de transformação.
As áreas de Gente&Gestão estão diretamente ligadas às pessoas, afinal de contas, recruta, treina, acompanha, apoia e ouve os funcionários, seja pessoalmente ou por meio de pesquisas. Em muitas organizações é o centro de comunicação da empresa e durante um projeto de GMO está envolvida em reuniões de engajamento, de disseminação das necessidades de mudanças e, assim, mantém o pessoal informado e realiza treinamentos.
Podemos afirmar que esta área trabalha numa parceria sólida com os responsáveis de change management e suas principais atribuições num projeto de mudanças são:
- Apoiar as iniciativas de transformação que estão dentro dos projetos de GMO;
- Apoiar os novos hábitos e comportamentos para que a Cultura Organizacional siga de acordo com as mudanças;
- Incorporar o conceito de que mudança é um fato contínuo na cultura das empresas.
A importância dos Líderes de Mudança
Uma empresa inovadora e visionária opta por uma cultura organizacional na qual os colaboradores são incentivados a sugerir inovações e iniciar mudanças. Desta forma, quando uma grande transformação precisa acontecer, a empresa sabe que pode contar com “líderes de mudanças”, que se envolvem e são confiáveis para abraçar a nova fase. Colaboradores engajados e que se sentem incluídos na tomada de decisões são mais propensos a se empolgar com a mudança e torná-la bem sucedida.
Para isto, a área de pessoas precisa atuar com precisão, apoiando constantemente estes líderes de mudança, realizando ações que deixem todo o time da organização comprometido com a cultura e os valores da empresa.
“O conceito de resistência à mudança não pode ser usado como desculpa para os processos de mudanças. Temos que olhar para esse ponto e atuar de uma forma que leve as pessoas para novos conhecimentos. Qualquer movimento que convida o indivíduo a sair da “zona de conforto”, ou seja, zona onde nos sentimos seguros de seguir adiante, o faz entrar numa “zona de medo”, onde buscamos as desculpas para não mudar. Quando aceitamos os novos desafios e adquirimos novas habilidades passamos para a “zona de aprendizado” e, por último, alcançamos a “zona de crescimento”. Ao atingir a zona de novos conhecimentos (de crescimento), conquistamos novos objetivos e aumentamos nossa zona de segurança (de conforto)”, explica Lyrian Faria, diretora da Dynamica Consultoria.
Conhecimento é um dos pontos mais importantes para um processo de mudança. Quanto mais entendimento os colaboradores de uma empresa em transformação têm, maior é a zona de conforto e menor a resistência à mudança.
A comunicação clara e constante é uma forte aliada nesta relação. Manter um canal aberto para que as pessoas possam falar abertamente com os responsáveis da área também auxilia no desempenho do projeto.
Justamente por isso, é imprescindível que haja uma comunicação permanente tanto das áreas de pessoas quanto por parte dos líderes de mudança. Alguns pontos que podem ser explorados na comunicação são:
- Deixar claro o motivo da mudança;
- Mostrar para cada colaborador segurança em relação ao seu atual momento na empresa;
- Sanar todas as possíveis dúvidas sobre a mudança;
- Mostrar que líderes e gestores estão comprometidos com a mudança;
- Utilizar sempre palavras que fazem sentido com a nova cultura e valores da organização.
A comunicação de todos os aspectos da mudança não deve ser feita de uma única vez. É importante usar vários canais como reuniões, workshops, comunicações face-a-face, encontros espontâneos como um almoço ou um brunch com o time para informar novas estratégias, transformação digital, ferramentas e novas tecnologias que serão adotadas. Estes encontros podem, aliás, serem incorporados na cultura organizacional como um movimento descontraído e inovador para levar entendimento às pessoas.
Pesquisa – uma ferramenta de apoio constante
Adotar pesquisas para obter informações sobre determinados aspectos em uma empresa já é praxe do setor de pessoas. E a parceria desta área com os gestores da mudança pode ganhar um aspecto ainda mais amplo ao utilizar as pesquisas como um Indicador de Mudanças.
Assim, as pesquisas são ferramentas muito importantes, pois é uma forma de explorar como os colaboradores estão percebendo as transformações e o apoio dos seus líderes neste momento tão sensível, porém significativo.
Existem vários tipos de pesquisa que podem ser implantados ao longo de uma jornada de mudanças. Por exemplo, pesquisas de engajamento nas quais as perguntas são personalizadas para revelar a percepção da estratégia; medir o desempenho e avaliar a opinião da liderança, dos gestores e dos recursos que estão sendo utilizados no processo.
Já as pesquisas de pulso são curtas, rápidas e específicas. Úteis para avaliar o sentimento sobre um aspecto particular, como saber se o colaborador entende e/ou concorda com a mudança. A pesquisa de Feedback 360º tem por objetivo ouvir sobre todos os colegas e gestores diretos e indiretos de quem está respondendo. Aqui, a ideia é compreender o impacto que a mudança causa no indivíduo.
Outro fator importante para aplicar a pesquisa acontece quando o processo de mudança foi finalizado e algumas pessoas deverão ser introduzidas em novas áreas, onde poderão fazer a diferença. É a chamada “desmobilização da equipe direta das mudanças”.
Rumo à Mudança
A mudança em uma organização só se efetiva se, de fato, as pessoas abraçarem a mudança.
Levar conhecimento ao colaborador e envolvê-lo na mudança faz parte de um processo que auxilia na adoção da mudança. A seguir, listamos algumas dicas que podem deixar este processo mais leve e dinâmico:
- Plano de estratégia de mudança: isso precisa ser feito no início do processo e envolver o maior número possível de pessoas. Incluir os gerentes em diferentes níveis, que podem apoiar suas equipes durante o processo;
- Apresentar a mudança com uma história: antes ou no início do processo de mudança, comunique claramente a todos o que está acontecendo. A história deve contar o motivo da mudança, mostrar os impactos no negócio e os objetivos que ela atingirá. Um roteiro e cronograma de acompanhamento fornecerá condição tranquila para a mudança;
- Comunicação clara e constante: todos os detalhes que precisam de ação devem ser claros e enviados às pessoas. É importante acompanhar essas comunicações com o toque humano – cara a cara ou conversas – para que todos saibam exatamente o que se espera deles;
- Ser transparente à medida que a mudança acontece: algumas coisas vão conforme o planejado, outras não. É importante comunicar conquistas e adversidades para gerenciar as expectativas e aliviar as preocupações. Os colaboradores têm mais confiança na liderança que reconhece os erros e os usa como oportunidades de aprendizado;
- Obter feedback ao longo do processo: para que a mudança seja um sucesso é importante que os funcionários saibam que suas opiniões estão sendo ouvidas e postas em prática. Realizar pesquisas de feedback em vários pontos ao longo do roteiro de mudança e, talvez, um canal de mudança dedicado onde as pessoas possam conversar, questionar e enviar ideias;
- Mostrar apreciação: um momento de mudança pode ser difícil para os funcionários, que podem se sentir marginalizados, ignorados ou desvalorizados. É imprescindível aumentar a motivação incentivando o reconhecimento dos pares ou dando incentivos como bônus;
- Sustentar a mudança: um ponto que a Dynamica Consultoria considera muito importante para que toda a transformação seja de fato incorporada à cultura organizacional. Analisar os indicadores da mudança e realizar ações que sejam relevantes para manter a sustentação da mudança.
Um processo de mentoria é outra ação que os profissionais de pessoas podem trazer para uma organização. É importante acompanhar de perto e treinar o líder de mudança para que saiba os tipos de habilidades necessárias para orientar suas equipes.
Desta forma, o papel da área de pessoas é usar sua estrutura de desenvolvimento organizacional para tornar o gerenciamento de mudanças uma competência organizacional.
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