Projetos são instrumentos de mudanças

ilustração: Sizenando

Empresas são organismos vivos em evolução, respondendo às necessidades dos clientes ou consumidores e ao próprio ambiente econômico-social em que estão inseridas. O conjunto de ações que irão concretizar as estratégias de crescimento é melhor gerenciado quando organizado em projetos ou conjunto de projetos que se constitui em programa. Pode-se dizer que no atual ambiente de negócios é muito pouco provável que as organizações realizem suas iniciativas estratégicas sem gerar mudanças comportamentais ou culturais e, assim, alterando a forma das pessoas atuarem.

A definição de um projeto conforme o PMI (Project Management Institute) é: “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A sua natureza temporária indica um início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos tiverem sido atingidos…” A pergunta que precisa ser respondida é: qual objetivo deve ser atingido?

Os projetos e programas alinhados com iniciativas estratégicas, devem apoiar a concretização das metas de negócio. De fato, eles são as ferramentas que irão gerar as mudanças necessárias para a evolução e expansão das empresas. Tipicamente, os resultados ou critérios de sucesso de projetos consideram: prazo, escopo, custo e qualidade. Mas as mudanças não são geradas a partir da entrega de um produto ou serviço e sim a partir do uso dele pelos diversos grupos que constituem a empresa. Então, como gerenciar a absorção da mudança na organização para concretizar as metas de negócio? O papel do gerente de projeto está ajustado para conduzir a mudança? A metodologia de gestão de projeto inclui a mobilização da empresa e a sustentação da mudança?

O PMI realizou uma pesquisa entre gerentes de projeto e compilou-as no relatório intitulado “Possibilitando mudanças organizacionais através de iniciativas estratégicas” (março/2014). O primeiro indicador apresentado revela que apenas 18% das organizações são altamente eficazes em gestão de mudanças organizacionais e as principais causas de falha para atingir as metas estão em comunicações insuficientes e falta de liderança. Outros fatores críticos apontados para eficácia da mudança são a cultura organizacional aberta para mudanças e o gerenciamento efetivo dos funcionários durante a mudança, ou seja, envolvendo-os em todas as etapas do processo de mudanças.

Gerentes de projeto estão atuando em ambientes cada vez mais complexos, patrocinadores são demandados para atuar em vários projetos simultaneamente e as áreas de negócio estão envolvidas nas suas rotinas operacionais , dividindo sua atenção com suas atividades em projetos.

O que é necessário fazer para obter a atenção e comprometimento das pessoas durante o desenvolvimento dos projetos e implementação das mudanças? Apresentar quadros, estatísticas e números não traz necessariamente comprometimento. As pessoas envolvem-se com aquilo que atende suas necessidades e compreender os diferentes interesses e expectativas é a chave para a gestão dos stakeholders ou envolvidos nas mudanças.

Entre outros fatores, o comportamento das pessoas em processos de mudança varia de acordo com sua exposição aos benefícios e resultados esperados: suas necessidades, riscos do desconhecido diante de seu círculo de conforto, ameaça a poderes estabelecidos, os desafios e aprendizados que vislumbram e a disponibilidade de tempo. Neste cenário, o gerente de projeto, perfeitamente treinado para gerenciar prazos, custo e escopo, depara-se com o desafio de desenvolver outras habilidades: motivar a equipe, escutar ativamente, influenciar partes interessadas e trabalhar em grupos com interesses diferentes buscando soluções “ganha-ganha”, isto é, superando as razões para continuação ou ressurgimento de conflitos, expondo e discutindo abertamente quaisquer questões ou temas importantes que tenham motivado opiniões divergentes e disputas.

Os projetos são instrumentos de mudança e as pessoas são os operadores destes instrumentos. Sem afinação, treino e ensaio, a execução não acontece. Para tal, o gerente de projeto deve expandir suas habilidades de liderança, tomada de decisão, negociação, comunicação interpessoal e entendimento dos processos de gestão da mudança organizacional. Assim, os resultados são conquistados e a evolução segue sua espiral.

(*) Fatima Patz é consultora de Gestão de Mudanças Organizacionais, parceira da Dynamica Consultoria. Especialista em Gerência de Projetos (PMP), Coach de Carreira e Negócios e facilitadora de grupos.

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