Implementar um sistema Enterprise Resource Planning (ERP) é um grande projeto para qualquer organização. Não envolve apenas a adoção de um novo software, mas também a reestruturação de processos, funções e fluxos de trabalho.
Entretanto, muitos desafios na implementação de um sistema de ERP podem ser superados ou minimizados com a condução de uma Gestão de Mudanças Organizacionais adequada.
Neste texto, vamos tratar como a atuação de GMO na Sustentação da Mudança se torna uma aliada importante para que a implementação de ERP seja bem-sucedida.
A Sustentação da Mudança
Embora o projeto finalize em sua entrega, os processos e a mudança continuam. Por isso é importante que haja a conscientização de investir na sustentação da mudança.
O conceito da sustentação da mudança não é algo novo e pode ser encontrado em obras de diversos autores, como Kotter.
“O projeto termina, mas a mudança não. Trabalhamos a Gestão da Mudança alinhada em tempo de projeto para tornar a empresa pronta para a transformação. Depois, trabalhamos em tempo de Gestão da Rotina para garantir que os processos e a mudança sejam realizados”, explica Lyrian Faria, diretora da Dynamica Consultoria.
Até o Go Live de um projeto de ERP estar pronto, são meses de trabalho e um bom montante de dinheiro envolvido. Com certeza, as organizações querem que a mudança seja um sucesso.
“É possível colher muito mais benefícios de todo o investimento feito ao longo de meses do projeto quando os gestores e suas equipes seguem adiante tratando da sustentação da mudança após o Go-Live. Entregar o projeto é um passo na jornada da mudança. Dar atenção ao momento seguinte é fundamental”, explica Sandra Martins, especialista em Gestão de Mudanças e gerente de novos negócios da Dynamica Consultoria.Segundo Kotter, é imprescindível integrar a mudança à Cultura Organizacional da empresa. “A Cultura Organizacional diz tudo sobre a empresa e precisa ser usada como fundamento para o novo e criar uma estrutura sustentável que recompensa mudanças positivas no comportamento dos colaboradores e usuários do novo sistema”, completa Sandra.
Lidere uma mudança que cria raízes
“Quando se fala em projeto de ERP, grande parte das equipes acha que é tudo igual. Mas eu garanto que não. Cada projeto tem sua particularidade e cada organização tem uma Cultura. Tudo isto deve ser levado em conta na hora de planejar a mudança”, explica Sandra.
Mas uma coisa é certa: a empresa investe um alto capital para implementar o novo sistema e não vai querer que ele acabe sendo mal utilizado ou inutilizado e que os benefícios fiquem aquém das expectativas.
O objetivo é que o novo sistema crie processos mais eficientes, melhore a integridade dos dados e proporcione mais agilidade no dia a dia de todos, criando uma base sólida para novas transformações.
Neste caso, a Gestão de Mudanças Organizacionais é uma forte aliada e deve ter início na fase que chamamos de pré-projeto e ser trabalhada sempre em alinhamento com a gestão do projeto técnico e com a visão integrada e estratégica da empresa.
“Faz parte da GMO orientar e conduzir indivíduos, equipes e organizações de sua forma atual de operar para um estado novo e melhorado, facilitado pelo sistema ERP”, enfatiza Sandra.
A GMO é responsável por envolver, preparar e apoiar as equipes, gerenciar expectativas dos Stakeholders e garantir que o novo sistema seja totalmente adotado e utilizado. “Ao adotar a Gestão de Mudanças Organizacionais durante a implementação de um sistema de ERP, a empresa está no caminho certo para criar raízes e ter um projeto bem sucedido”, comenta Lyrian.
Prepare-se para o Go-Live e além
Enquanto alguns projetos são desenvolvidos para lançar todos os módulos em um mesmo dia, outros são lançados em fases, podendo levar até mesmo um longo período para finalizar completamente.
Independente de qual for a estratégia implementada, a GMO acompanha cada etapa de forma sistêmica e planejada. “Trabalhamos em conjunto com as equipes do projeto e as áreas da empresa de forma proativa. Nosso planejamento segue em conjunto com o planejamento total do projeto, no entanto, temos um olhar 360º e humano que considera todo o ecossistema, que será afetado pela mudança direta ou indiretamente”, comenta Sandra.
A Gestão da Mudança Organizacional contribui para:
- Minimizar a resistência à mudança: a implementação de um sistema ERP exige que os colaboradores mudem a forma como realizam seu trabalho, aprendam novos processos e adotem novas tecnologias. A gestão da mudança envolve as equipes no início do processo, comunica claramente as razões da mudança e atua para mitigar resistências.
- Desenvolver a Prontidão organizacional: estar atento e focado em envolver os stakeholders, gerir as expectativas dos diversos envolvidos na mudança e coordenar os planos de mudanças advindos dos impactos organizacionais que as grandes transformações exigem.
- Garantir treinamento adequado e desenvolvimento de habilidades: Um novo sistema ERP exige que os colaboradores desenvolvam novas habilidades e se adaptem a novos fluxos de trabalho. A GMO garante a implementação de programas de treinamento e, em alguns casos, indica ferramentas como o Assessment Comportamental para melhor aproveitamento do time.
- Alinhar o sistema ERP com os objetivos de negócios: a GMO ajuda a definir os indicadores de negócio e da mudança que significam o sucesso da implementação do ERP para garantir que o sistema apoie os objetivos estratégicos da organização.
- Melhorar a comunicação em toda a organização: A GMO conduz uma comunicação eficaz para que todos na organização compreendam o propósito da implementação do ERP, como isso os beneficia e o que se espera de cada colaborador durante a transição.
É necessário que as organizações compreendam a necessidade de manter o foco na mudança, nas novas estratégias e processos definidos, visando sua completa adequação à gestão da rotina após a entrega do projeto de implementação de ERP.
Esse tempo depende de cada empresa e dos processos em transformação. Por isso, contratar uma consultoria de Gestão de Mudanças Organizacionais como a Dynamica é um bom investimento.“Ao finalizar o projeto, a Dynamica treina e capacita pessoas para serem os líderes da mudança que garantirão a sustentação da mudança. Por um momento isto pode parecer até exagero, mas quem já passou por esses desafios pós-implantação entende o que estou dizendo”, completa Sandra.
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