Mudanças organizacionais: jornada ou destino?
Como disse Charles Darwin “não são as espécies mais fortes e inteligentes que sobrevivem, são as que melhor se adaptam à mudança”. As empresas já perceberam que mudar é imprescindível para crescer, modernizar, inovar ou se adaptar à velocidade das transformações tecnológicas, às exigências do consumidor ou ao contexto socioeconômico mundial e local. É o que mostra a última edição da pesquisa CEO Outlook, realizada pela KPMG Internacional com 1.300 altos executivos de empresas de diversos países, sendo 50 deles do Brasil. No recorte dos participantes brasileiros vê-se que, apesar do ritmo lento da economia, 58% dos respondentes esperam a retomada do crescimento do País nos próximos 12 meses. Uma das prioridades estratégicas para a organização, ao longo dos próximos três anos, será a implementação de tecnologias inovadoras, seguida pela diversificação dos negócios com a abertura de novas áreas, o fortalecimento do foco no cliente com a melhoria no atendimento às necessidades e a proposta de se tornar uma companhia mais orientada por dados analíticos. 52% dos CEOs apostam na promoção da cultura da inovação. Planejar estes processos de mudanças pode ser o diferencial entre os resultados. Como veremos, saem na frente as organizações que possuem o processo de “condução de mudanças” como uma competência organizacional e a resiliência como um valor amplamente difundidos entre os colaboradores. Mas se mudar é tão necessário, por que é difícil? Para que a mudança seja efetiva há de se movimentar as pessoas para a nova forma de trabalhar, dependendo da intensidade e complexidade, para a construção da nova cultura. É comum as pessoas temerem o desconhecido e repudiarem a insegurança que isso gera, principalmente quando não sabem onde estarão na situação futura. Trabalhar com mudança se assemelha a um iceberg. Muitos só veem o que está aparente e trabalham somente na gestão do problema, visando o custo, prazo e qualidade. É importante olhar o que muitas vezes não está aparente: aceitação do novo, comportamentos instalados, atitudes opositoras; cultura praticada; baixo apoio / patrocínio da alta liderança; competitividade entre áreas; falta de clareza do escopo ou dos papéis e responsabilidades. Seja qual for o motivo para resistências, há de se investigar, entender, esclarecer, acompanhar e gerir, porque todos temos a capacidade de analisar cenários e amadurecer nossas reações às adversidades. Já vimos projetos de tecnologia em que as pessoas de TI estavam resistentes porque na nova forma de trabalhar eles não dominavam o novo sistema. Vantagens de um processo estruturado e em contínua melhoria O método para a condução dos processos de mudanças tem como finalidade preparar a organização para o novo e sustentar a mudança, quando ela se torna parte da rotina. Há vários caminhos e o que adotamos na Dynamica, há quase duas décadas, leva em conta uma visão clara, recursos disponíveis e o devido patrocínio a mudança. Confira detalhes do método MIM (Metodologia Integrada de Mudança). Tudo começa na análise do contexto, entendimento da cultura da empresa, compreensão da mudança desejada, para a definição de um plano de ação aderente ao senso de urgência, propósito da mudança e o papel da Liderança no contexto. Neste plano constam as atividades que serão conduzidas, relacionadas a: Pessoas: assegurar clareza nos papeis, mobilização dos times necessários, comprometimento e engajamento dos stakeholders;Mapeamento e tratativas dos Impactos Organizacionais necessários para a situação futura (seja de processos, estrutura organizacional…);Gestão de Stakeholders: sem as lideranças engajadas e comprometidas não existe um processo de mudança sustentável;Comunicações: quando entendemos de que modo a mudança afetará cada um dos envolvidos e as principais dúvidas a serem respondidas;Gestão do Conhecimento: educar, treinar e manter o conhecimento na empresa;Preparação para a Transição e Sustentação da mudança à nova rotina: são monitorados se os processos, recursos e indicadores definidos para o negócio foram implementados de forma eficiente. Lyrian Faria, fundadora da Dynamica explica a importância de se aplicar método na condução das mudanças: “um processo metodológico estruturado é um norte, um trilho, que acelera a tomada de decisão e apoia no desenvolvimento da competência. Aplicar método não significa se tornar rígido; é um caminho para desenvolver competências essenciais, como leitura de contexto, entendimento de cenário ou conectar visões diferentes que levem a soluções aderentes ao contexto. É também uma forma de desenvolver conhecimentos que permitam a cada um se dar conta que o que gera, de fato, mudanças, é sempre uma ação integrada e estratégica. Não eventual, mas uma jornada coerente e transparente. Nosso propósito na Dynamica é propiciar este conhecimento de forma embasada, com muitos exemplos práticos para que as pessoas nas organizações, em todos os níveis, possam conduzir suas mudanças”. Dicas da Dynamica Tenha clareza do objetivo e resultado desejado com a mudançaDissemine o senso de urgência: “por que agora?” “qual o impacto para o negócio se não acontecer a mudança?”Engaje lideranças, gestores e colaboradores na transformaçãoComunique de forma direta e estruturadaConstrua processos de transferência de conhecimentoComemore pequenas vitórias e avançosAcompanhe as dúvidas e indicadores após a implantação das mudançasLembre-se: o projeto termina, mas a mudança é permanenteMudar deve ser parte e valor da Cultura da empresa Somos especialistas em estratégia, cultura e mudanças. Conte com a gente! Participe do próximo Curso de Formação em Liderança Ágil, de 13 a 20 de julho de 2021. Se inscreva e reserve sua vaga clicando aqui. .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
Projetos são instrumentos de mudanças
Projetos são instrumentos de mudanças Fátima Patz (*) ilustração: Sizenando Empresas são organismos vivos em evolução, respondendo às necessidades dos clientes ou consumidores e ao próprio ambiente econômico-social em que estão inseridas. O conjunto de ações que irão concretizar as estratégias de crescimento é melhor gerenciado quando organizado em projetos ou conjunto de projetos que se constitui em programa. Pode-se dizer que no atual ambiente de negócios é muito pouco provável que as organizações realizem suas iniciativas estratégicas sem gerar mudanças comportamentais ou culturais e, assim, alterando a forma das pessoas atuarem. A definição de um projeto conforme o PMI (Project Management Institute) é: “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A sua natureza temporária indica um início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos tiverem sido atingidos…” A pergunta que precisa ser respondida é: qual objetivo deve ser atingido? Os projetos e programas alinhados com iniciativas estratégicas, devem apoiar a concretização das metas de negócio. De fato, eles são as ferramentas que irão gerar as mudanças necessárias para a evolução e expansão das empresas. Tipicamente, os resultados ou critérios de sucesso de projetos consideram: prazo, escopo, custo e qualidade. Mas as mudanças não são geradas a partir da entrega de um produto ou serviço e sim a partir do uso dele pelos diversos grupos que constituem a empresa. Então, como gerenciar a absorção da mudança na organização para concretizar as metas de negócio? O papel do gerente de projeto está ajustado para conduzir a mudança? A metodologia de gestão de projeto inclui a mobilização da empresa e a sustentação da mudança? O PMI realizou uma pesquisa entre gerentes de projeto e compilou-as no relatório intitulado “Possibilitando mudanças organizacionais através de iniciativas estratégicas” (março/2014). O primeiro indicador apresentado revela que apenas 18% das organizações são altamente eficazes em gestão de mudanças organizacionais e as principais causas de falha para atingir as metas estão em comunicações insuficientes e falta de liderança. Outros fatores críticos apontados para eficácia da mudança são a cultura organizacional aberta para mudanças e o gerenciamento efetivo dos funcionários durante a mudança, ou seja, envolvendo-os em todas as etapas do processo de mudanças. Gerentes de projeto estão atuando em ambientes cada vez mais complexos, patrocinadores são demandados para atuar em vários projetos simultaneamente e as áreas de negócio estão envolvidas nas suas rotinas operacionais , dividindo sua atenção com suas atividades em projetos. O que é necessário fazer para obter a atenção e comprometimento das pessoas durante o desenvolvimento dos projetos e implementação das mudanças? Apresentar quadros, estatísticas e números não traz necessariamente comprometimento. As pessoas envolvem-se com aquilo que atende suas necessidades e compreender os diferentes interesses e expectativas é a chave para a gestão dos stakeholders ou envolvidos nas mudanças. Entre outros fatores, o comportamento das pessoas em processos de mudança varia de acordo com sua exposição aos benefícios e resultados esperados: suas necessidades, riscos do desconhecido diante de seu círculo de conforto, ameaça a poderes estabelecidos, os desafios e aprendizados que vislumbram e a disponibilidade de tempo. Neste cenário, o gerente de projeto, perfeitamente treinado para gerenciar prazos, custo e escopo, depara-se com o desafio de desenvolver outras habilidades: motivar a equipe, escutar ativamente, influenciar partes interessadas e trabalhar em grupos com interesses diferentes buscando soluções “ganha-ganha”, isto é, superando as razões para continuação ou ressurgimento de conflitos, expondo e discutindo abertamente quaisquer questões ou temas importantes que tenham motivado opiniões divergentes e disputas. Os projetos são instrumentos de mudança e as pessoas são os operadores destes instrumentos. Sem afinação, treino e ensaio, a execução não acontece. Para tal, o gerente de projeto deve expandir suas habilidades de liderança, tomada de decisão, negociação, comunicação interpessoal e entendimento dos processos de gestão da mudança organizacional. Assim, os resultados são conquistados e a evolução segue sua espiral. (*) Fatima Patz é consultora de Gestão de Mudanças Organizacionais, parceira da Dynamica Consultoria. Especialista em Gerência de Projetos (PMP), Coach de Carreira e Negócios e facilitadora de grupos. Somos especialistas em estratégia, cultura e mudanças. Conte com a gente! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
Sucesso na aplicação de GMO em Locadora de Veículos
Ana Luiza de Almeida e Tarcisio Feichas Cabral (*) Frutos com a parceria na Gestão de Mudanças Organizacionais Uma das maiores redes de aluguel de carros da América do Sul, com 4 décadas de atuação no mercado e com a plataforma de negócios focada em aluguel de carros, franchising de aluguel de carros, terceirização de frotas e uma rede de pontos de vendas de carros desativados da frota para consumidores finais, criou um projeto que teve como objetivo a implantação do Sistema de Gestão Integrada SAP nas empresas do Grupo. Abrangeu os módulos de Finanças, Controladoria, Suprimentos, Vendas e Gestão de Imóveis. O Sistema já foi implantado, com sucesso, em oito empresas menores do Grupo, em 2011 e 2012. Na fase final, prevista para o segundo semestre de 2014 o Sistema será implantado, na maior empresa do grupo. Estabelecer o projeto em etapas graduais visa minimizar qualquer impacto negativo que possa surgir com as mudanças previstas. A meta da companhia era ter um sistema de gestão que suportasse o crescimento sustentável da empresa para os próximos 20 anos, com impacto zero para clientes, fornecedores e acionistas. Um fator decisivo para o alcance da meta – e um diferencial em relação aos demais projetos da empresa – foi a adoção da Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO), conduzida por consultores da Dynamica. As ações de GMO ajudam as áreas usuárias do Sistema a realizar mudanças culturais, de gestão de pessoas e de processos para que, ao receber o novo método adotado com o Projeto, consigam operá-lo com o menor impacto negativo possível. Além disso, a GMO potencializa os ganhos com a implantação do novo Sistema. Tratar essas mudanças, utilizando um método aprimorado, testado e aprovado em diversos projetos bem sucedidos foi o diferencial trazido ao projeto. Atuando diretamente com cerca de 250 colaboradores que receberam treinamento no sistema SAP e junto às lideranças e alta direção da companhia, dentre as ações de GMO destacaram-se: Orientação Inicial do Cliente, Gestão da Prontidão e da Transição para a Mudança (levantamento e mitigação de Impactos Organizacionais das mudanças, pesquisas de opinião sobre a prontidão dos colaboradores em relação às mudanças, pesquisa e ações de alinhamento entre lideranças das áreas afetadas pelas mudanças), Gestão do Conhecimento (documentação “passo-a-passo” dos novos procedimentos operacionais e capacitação dos usuários finais), Gestão de Pessoas (Gestão do Clima Organizacional na equipe de Projeto, Desenvolvimento de equipe) e Gestão da Comunicação. Os resultados positivos do Projeto já podem ser percebidos principalmente nas Áreas Financeiras e Contábeis (importantes reduções como a de controles manuais, retrabalhos, pendências bancárias, além de conseguirem a unificação das bases da área Financeira e Contábil), de Compras (unificação e padronização dos Cadastros de Fornecedores e Materiais, por exemplo) e Vendas e Distribuição (automatização da comunicação entre o Sistema de Faturamento e os sites de emissão de Notas Ficais da Prefeitura) da empresa. O método de Gestão de Mudanças Organizacionais contribuiu fortemente para esses resultados, sendo, portanto, reconhecido e valorizado. Uma prova disso é que a alta direção da Localiza acaba de contratar treinamento sobre o método para lideranças envolvidas com outros projetos dentro da empresa. (*) Ana Luiza de Almeida e Tarcisio Feichas Cabral são consultores de GMO da Dynamica Consultoria Somos especialistas em estratégia, cultura e mudanças. Conte com a gente! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }