Os Princípios do Planejamento Empresarial
Que tal ouvir o artigo? Experimente no player abaixo: Na segunda metade do ano, as empresas já começam a pensar nos preparativos para 2023 e entre eles, o planejamento da gestão corporativa para que a empresa siga crescendo de forma sustentável. Esta é uma nova oportunidade de estabelecer uma visão alinhada de tudo o que vai ser realizado, os motivos pelos quais haverá a mudança e como fazer acontecer; O planejamento traz as diretrizes, clareza sobre as ações e guia cada integrante do processo de mudança na direção correta. Duas populares metodologias que são usadas no planejamento da gestão e auxiliam também no monitoramento das atividades posteriores são: OKR e o BSC (Balance Score Card). Planejando a mudança com o OKR O nome OKR (do inglês: Objectives and Key Results), remete aos objetivos (descrições qualitativas do que o planejamento vai alcançar) juntamente com a definição dos Resultados-Chave (definição quantitativa de como definir e medir o sucesso de cada objetivo). Basicamente o OKR é uma estratégia de gerenciamento popular que define objetivos e acompanha os resultados. Isso ajuda a criar alinhamento e engajamento em torno de metas mensuráveis. Introduzido e popularizado na década de 1970 na Intel, desde então se espalhou pelas empresas de tecnologia como uma forma de ajudar os trabalhadores a entender e se engajar no estatuto da empresa. Estudos mostram que os membros da equipe são mais engajados em seu trabalho e mais produtivos quando têm uma ideia clara do que a equipe está tentando alcançar e, mais importante, o significado da tarefa. Ele pode ser dividido em 5 partes para promover maior agilidade nos processos: Declaração de Missão (o motivo da mudança corporativa que vai ocorrer)Valores da Empresa (como a mudança se encaixa nos valores da empresa)OKRs da mudança no longo prazoOKRs da mudança no curto prazo Equipes envolvidas no processo da mudança (curto e longo prazo) Os OKRs são um refinamento de uma prática amplamente utilizada de gerenciamento por objetivos (MBO). A diferença é que os OKRs são um processo mais colaborativo do que um processo burocrático de cima para baixo. Peter Drucker – que primeiro popularizou o MBO – sugeriu que um gerente deveria revisar as metas da organização e então definir os objetivos do trabalhador. Em contraste, os OKRs contam com as equipes dentro da organização para obter objetivos de alto nível e treiná-los para cada área específica. E se as equipes tiverem que trabalhar com outros parceiros da organização para alcançar objetivos de alto nível, essas equipes podem colaborar e escrever OKRs juntas para garantir o alinhamento adequado. É uma mudança de mentalidade. No livro, Measure What Matters, o autor John Doerr, traz toda a história da criação da ferramenta OKR. John Doerr, que é um histórico investidor, conta com a participação de grandes nomes, como Larry Page, Bill Gates e Bono para falar sobre a aplicação do sistema OKR em organizações de todos os tipos. Planejando a mudança com o BSC O BSC é usado para gerenciar melhor os planejamentos empresariais e fornecer uma resposta em toda a organização, bem como pode ser usado para realizar “verificações de integridade” durante todo o ciclo de vida do projeto. Por ser possível observar os quatro aspectos do negócio (financeiro, organizacional, relacionamento com o cliente e treinamento e inovação), o BSC é essencial para ser usado no planejamento da organização, bem como durante todo o projeto. Com esta ferramenta é possível entender o verdadeiro impacto do sucesso do projeto em toda a organização, o portfólio de projetos corporativos e a organização. De acordo com o Balance Score Card Institute, esta ferramenta foi originalmente desenvolvida pelo Dr. Robert Kaplan da Universidade de Harvard e Dr. David Norton como uma estrutura para medir o desempenho organizacional usando um conjunto mais balanceado de medidas de desempenho. Tradicionalmente, as empresas usavam apenas o desempenho financeiro de curto prazo como medida de sucesso. O “balanced scorecard” adicionou medidas estratégicas não financeiras adicionais ao mix para melhor focar no sucesso de longo prazo. O sistema evoluiu ao longo dos anos e hoje é considerado um sistema de gestão estratégica totalmente integrado. O BSC é uma ferramenta muito propícia para criar responsabilidade e engajar todos os envolvidos num projeto de mudança organizacional de forma democrática e colaborativa. Ao criar o planejamento com BSC, é possível: Comunicar sobre a mudançaAlinhar o trabalho diário de todos os envolvidos com a estratégia da mudançaPriorizar as ações da estratégia da mudançaMedir e monitorar o progresso em direção às metas estratégicasAcompanhar o planejamento financeiro Dan Montgomery, co-autor do livro The Institute Way, que simplifica o planejamento estratégico e a gestão com o Balanced Scorecard, comenta em seu artigo que a primeira vez que ouviu sobre Change Management trabalhava em uma das consultorias Big 4 no início dos anos 90. Na época, segundo ele, a abordagem de gerenciamento de mudanças era de cima para baixo e essencialmente manipuladora. A alta administração, auxiliada pelos brilhantes consultores, desenvolveu novos sistemas e reprojetou processos para trabalhar com mais eficiência, e o “gerenciamento de mudanças” era um conjunto de técnicas destinadas a fazer com que o pessoal concordasse com o que havia sido decidido. “É bastante claro que essa abordagem não funciona. A mudança não pode ser “gerenciada” assim. Corações e mentes não são tão facilmente manipulados. A mudança pode ser conduzida, no entanto, líderes de mudança eficazes não “gerenciam” pessoas, eles as engajam”, aponta Montgomery. Para Lyrian Faria, diretora da Dynamica Consultoria, é de grande importância incorporar as técnicas de GMO nos processos de planejamento empresarial para que, desta forma, tornar realidade as iniciativas que estão nos planejamentos. “Assim conseguimos garantir que saia do papel tudo o que foi planejado”, enfatiza. Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. Acompanhe! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
Escritórios de Projetos Corporativos, um Forte Aliado da GMO
Que tal ouvir o artigo, experimente no player abaixo: O Escritório de Projetos não é novidade no mercado corporativo, no entanto muitas empresas ainda não conhecem a importância de investir nesta área, que é especializada em gerenciar projetos, portfólios e programas. Para entender melhor, gostaríamos de primeiramente explicar o que é o Escritório de Projetos e a diferença entre projetos, portfólios e programas. Vamos lá? O Escritório de Projetos ou Project Management Office (PMO) é um departamento que tem como responsabilidade definir e zelar pela manutenção dos padrões de gerenciamento de projetos empresariais e uma estrutura gerencial responsável por padronizar processos de governança relacionados a programas sob a sua tutela (fonte: Wikipédia). O PMO garante o alto padrão dos projetos, pois cuida da gestão da qualidade dos programas de inovação em uma organização. É a área responsável por toda a documentação e pelas melhores práticas, bem como pelo status de cada projeto. O PMO realiza treinamento, prioriza projetos e garante que tudo saia de acordo com os objetivos traçados no planejamento. Em suma, o trabalho do PMO é agregar valor ao processo e evitar interrupções. Um detalhe é que ele pode ser parte da estrutura de empresas grandes, médias ou pequenas e de qualquer segmento. Desta maneira, o PMO não apenas enriquece a cultura da empresa, mas também traz uma segurança a mais em relação ao timing e desenvolvimento de cada projeto. Agora, vamos conhecer a diferença entre projetos, portfólios e programa? Um projeto é um esforço único. Por exemplo, a implantação de um novo software ou a construção de uma nova sede ou a estruturação de um novo organograma, ou de uma nova área. Um programa é um conjunto de projetos relacionados. Por exemplo, a empresa pode desenvolver um programa de inovação tecnológica que engloba a implantação de novos softwares, bem como o desenvolvimento de uma nova área para atendimento ao cliente. Um portfólio é um agrupamento de programas e projetos (quando estes não estão em programas, mas são relacionados a programas no portfólio). Os 5 principais benefícios do PMO: Maior consistência e precisãoAnálise dos dados importantesControle de projetoOtimização no nível do portfólioTreinamento de equipes O PMO mantém as melhores práticas para garantir que todos os processos e procedimentos de negócios sejam seguidos. As equipes de projeto não precisam começar do zero e sim, seguir os procedimentos elaborados pelo PMO para avançar e superar os obstáculos. A precisão com que o PMO atua reduz as chances de falha e aumenta a probabilidade de sucesso. De acordo com o guia PMBOK, o gerenciamento de projetos é uma aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas que atende aos requisitos do projeto. Em outras palavras, o gerenciamento de projetos é sobre o processo necessário para levar uma equipe ou produto do ponto A ao ponto B. Para fazer isso, os gerentes de projeto e suas equipes gerenciam processos em cinco etapas principais do projeto: InícioPlanejamentoExecuçãoMonitoramento e controleFechamento Gestão de Mudanças Organizacionais de mãos dadas com PMO Enquanto o gerenciamento de projetos se concentra nos processos e atividades necessários para concluir um projeto (como um novo aplicativo de software), o gerenciamento de mudanças se concentra nas pessoas afetadas por esses projetos (ou outras mudanças dentro da organização). Como os projetos podem ter um impacto significativo e duradouro nos negócios e nas partes interessadas, o PMO e a GMO geralmente trabalham lado a lado para garantir o sucesso de longo prazo de um projeto. As equipes de gerenciamento de projetos se concentram principalmente no cumprimento dos objetivos estratégicos de um projeto. Embora a equipe seja multidisciplinar e composta por pessoas de vários departamentos e origens, as partes interessadas precisam de apoio para entender e tratar o impacto que o projeto pode ter nos colaboradores de modo geral. Essa incerteza pode levar à ansiedade, confusão e resistência das pessoas em relação ao projeto e que podem não entender completamente a necessidade das mudanças ou como se adaptar aos novos processos. Como já vimos nos textos anteriores, é importante que haja a adesão e sustentação da mudança por parte dos colabores. Os gerentes de mudança ajudam as pessoas afetadas por um projeto a fazer a transição. Eles cumprem esse objetivo por meio de três etapas do processo: Planejando a mudançaGerenciando mudançasSustentando a mudança Daí a importância do PMO trabalhar em conjunto com o gerenciamento de mudanças organizacionais. Gerenciamento de Mudanças Organizacionais x Gerenciamento de Projetos Vamos ver agora as diferenças entre GMO e PMO: GMO Não possui um roteiro padrãoInclui processos menos formaisColoca o foco nas pessoasAtua mais diretamente na empresa, onde as mudanças vão acontecerGerencia o impacto da mudança resultante de desenvolvimentos organizacionais ou de projetosSua atuação vai além do tempo final do projeto (sustentação da mudança) PMO Possui diretrizes e padrões bem documentadosSegue uma linha do tempo específicaAtua dentro da área do projetoColoca o foco em processos e sistemas técnicosGerencia as atividades de um projeto para atender a metas e requisitos específicos O Gerenciamento de Mudanças agrega valor ao processo de Gerenciamento de Projetos, apoiando o lado humano do programa. Agora que explicamos sobre o PMO e as diferenças em relação a GMO, te convidamos a ficar antenado no próximo texto do nosso blog. Traremos mais informações sobre esta dupla de sucesso em projetos corporativos e estratégicos. Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! E se você é um gerente de projeto ou interessado em conhecer mais sobre Gestão da Mudanças Organizacionais, acesse nosso site para saber sobre o curso de Formação e Certificação em GMO, que começa em junho! Não fique fora dessa. Seja um profissional qualificado em Change Management pela Dynamica! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. Acompanhe! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
Como Criar e Executar um Planejamento de Estratégia de Mudanças
Que tal ouvir o artigo, experimente no player abaixo: Deseja criar um plano estratégico de GMO para garantir que os colaboradores sejam guiados pela jornada da transformação e apoiar uma transição para a mudança? Bem, você está no lugar certo! Com uma ampla experiência na área, a equipe da Dynamica Consultoria já cuidou de diversos projetos em empresas de vários portes e segmentos e vamos detalhar, neste texto, parte do conhecimento adquirido sobre planejamento estratégico ao longo dos anos. Para uma organização crescer, ela deve abraçar a mudança. No entanto, gerenciar a mudança pode ser um dos momentos mais desafiadores que a alta gestão pode ter ao longo de seu trajeto em uma empresa. O gerenciamento de mudanças afeta a parte mais essencial da constituição de uma empresa: suas pessoas! As organizações precisam dar o foco e a importância para sua equipe; especialmente quando se trata de transformar comportamentos e atitudes em relação às mudanças que estão ocorrendo ou irão ocorrer. Portanto, para sustentar e apoiar constantemente seu pessoal na adaptação às mudanças organizacionais, é necessário um plano de gerenciamento de mudança eficaz. Saber o que fazer e quando fazer, ou seja, criar um verdadeiro mapa com direcionamento para cada área e as funções de cada colaborador é essencial. Um plano de gerenciamento de mudanças bem-sucedido não só conduzirá uma transformação eficaz, mas também abrirá novos horizontes de negócios para toda a equipe. Segundo Lyrian Faria, diretora da Dynamica Consultoria, “a estratégia de negócios de uma organização é viva e está sempre suscetível a mudanças. Com um planejamento estratégico torna- se mais fácil permanecer ágil, se adaptar aos desafios ao longo do caminho e monitorar as métricas de sucesso”. Detalhando o Plano Estratégico de Gerenciamento de Mudanças Um plano de gerenciamento de mudanças é um “trilho” ou um “norte” que deve ser usado como um roteiro que define as etapas concretas que uma empresa seguirá para implementar e executar o processo de gerenciamento de mudanças. Os planos de GMO apontam o uso de ferramentas e processos necessários para liderar e conduzir as pessoas no sentido das mudanças no ambiente. Normalmente, um plano de gerenciamento de mudanças deve tratar alguns pontos como: Esclarecer o senso de urgência da mudançaFacilitar a comunicação com e entre todas as partes envolvidasLidar com possíveis resistênciasMostrar progressoGerenciar barreiras de implementaçãoLevar às pessoas o novo conhecimento trazido pelas mudançasApontar todos os pontos positivos e os ganhos de todosFoco na Comunicação Você sabia que aproximadamente 70% das iniciativas de mudança resultam em fracasso devido a um comportamento de gestão improdutivo e atitudes negativas dos colaboradores? Estes dados são de um artigo da Harvard Business Review sobre Gestão da Mudança, que detalha com clareza os erros cometidos ao longo do processo de transformação. Funcionários e equipes geralmente são resistentes a mudanças, quando são pegos de surpresa ou não sabem quais os futuros planos da organização. Eles não têm certeza sobre o que o futuro reserva para suas funções e responsabilidades de trabalho. Justamente por isso, afirmamos que a comunicação clara e objetiva é extremamente importante. Quanto mais se sabe sobre o que vem pela frente, maior é a aceitação e menor o medo do novo. Então, em seu plano não podem faltar os processos de comunicação entre a alta gestão e os colaboradores. Na estratégia da mudança a questão do conhecimento é fundamental. O plano de gerenciamento de mudanças eficaz garante que os colaboradores sejam guiados pela jornada da transformação e apóia uma transição para a mudança. “A mudança traz um conhecimento novo (às vezes uma nova competência é requerida) e trabalhar a gestão desse conhecimento é um dos caminhos”, afirma Lyrian Faria. Quer se trate de pequenas mudanças de política, que afetam um único departamento ou uma revisão em grande escala de sua equipe de liderança, um plano de ação bem definido faz a diferença entre uma reestruturação corporativa caótica e uma transição. Transição e Sustentação da Mudança Quando a empresa passa por uma Gestão de Mudança Organizacional – seja em relação a novas metodologias, tecnologias implantadas, processos, fusão ou criação de novas áreas – é sempre importante considerar um tempo para que haja a transição e a sustentação da mudança. Mas como isso funciona na prática? Imagine um processo de mudança no qual foi realizado todo o planejamento, a preparação e a transição para o novo. Para que este “novo momento” da organização se mantenha funcionando da forma como foi elaborado, é necessário que haja um momento de sustentação deste processo. Para a Dynamica Consultoria, este é um momento de extrema importância e que precisa de um olhar a mais para que a mudança se mantenha e entre na rotina da empresa. “Caso não haja uma atenção em torno da sustentação deste novo processo na organização, os colaboradores podem voltar a operar da forma como faziam antes e o projeto de GMO acabar não funcionando como deveria”, explica Lyrian Faria. Para sustentar a mudança, as equipes responsáveis pelo GMO utilizam de ferramentas como indicadores, treinamentos de equipes antigas (na fase da transição) e de novas equipes, engajamento constante das pessoas, melhorias do processo (os times vão analisando e percebendo tudo aquilo que pode ser melhorado). Criar um novo comportamento com novos hábitos. Isso é sustentar a mudança. Em geral, o que se vê na maioria das metodologias é o Change focado apenas em tempo de Projeto. Todo projeto tem começo, meio e fim. Mas a mudança está constantemente em transformação e pode ser sempre melhorada de forma contínua por meio de práticas e mecanismos no dia a dia da empresa. A Dynamica coloca um olhar e atenção muito forte nisso. A maioria das empresas e consultorias vêem a mudança como um projeto e se esquece que ele precisa ser mantido e sustentado por um tempo”, finaliza Lyrian. Dicas Dynamica: Sentimento de Incentivo e Urgência – motive seus colaboradores para que se adaptem rapidamente às mudanças organizacionais. O ideal é definir metas realistas para que as pessoas percebam a importância de tais mudanças. Obtendo a visão correta – gere uma visão apropriada para sua equipe. Para definir uma estratégia é vital que você enxergue totalmente a mudança e consiga passar essa visão adiante. Construir companheirismo entre as equipes – o ideal é uma equipe que se adapte facilmente a tais mudanças. Invista tempo para reunir sua equipe e para ajudá-los a compreender a necessidade de tais mudanças e processá-las de forma colaborativa. Empoderamento da ação – envolve o processo de eliminação de obstáculos. Aprecie o feedback construtivo, pois ele o ajuda a fortalecer e transformar todos os pontos fracos de sua organização em pontos fortes. Você também pode capacitar com eficiência todos os seus funcionários, reconhecendo suas realizações e progresso durante o processo de gerenciamento de mudanças. Desenvolva uma equipe multidisciplinar – investir em uma equipe com profissionais de diversas áreas e que se completam é fator relevante para qualquer empresa que queira conduzir a mudança. Veja a possibilidade de formar times multidisciplinares que integrem os squads que tenham relação com o projeto para trabalharem em conjunto durante todo o processo. Capacitação In Company – fornecer treinamento para as equipes com foco nos projetos que irão ocorrer é essencial. A Dynamica Consultoria desenvolve o treinamento das equipes de acordo com cada projeto. Lembre-se: se sua empresa vai investir tempo, pessoas e capital num projeto de GMO, queremos que ele seja bem-sucedido. Portanto, além de ler todas as nossas dicas neste texto, você pode também acessar nossas redes sociais ou entrar em contato com nossa equipe para mais informações. Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. Acompanhe! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
