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Na segunda metade do ano, as empresas já começam a pensar nos preparativos para 2023 e entre eles, o planejamento da gestão corporativa para que a empresa siga crescendo de forma sustentável. Esta é uma nova oportunidade de estabelecer uma visão alinhada de tudo o que vai ser realizado, os motivos pelos quais haverá a mudança e como fazer acontecer;
O planejamento traz as diretrizes, clareza sobre as ações e guia cada integrante do processo de mudança na direção correta.
Duas populares metodologias que são usadas no planejamento da gestão e auxiliam também no monitoramento das atividades posteriores são: OKR e o BSC (Balance Score Card).
Planejando a mudança com o OKR
O nome OKR (do inglês: Objectives and Key Results), remete aos objetivos (descrições qualitativas do que o planejamento vai alcançar) juntamente com a definição dos Resultados-Chave (definição quantitativa de como definir e medir o sucesso de cada objetivo).
Basicamente o OKR é uma estratégia de gerenciamento popular que define objetivos e acompanha os resultados. Isso ajuda a criar alinhamento e engajamento em torno de metas mensuráveis. Introduzido e popularizado na década de 1970 na Intel, desde então se espalhou pelas empresas de tecnologia como uma forma de ajudar os trabalhadores a entender e se engajar no estatuto da empresa. Estudos mostram que os membros da equipe são mais engajados em seu trabalho e mais produtivos quando têm uma ideia clara do que a equipe está tentando alcançar e, mais importante, o significado da tarefa.
Ele pode ser dividido em 5 partes para promover maior agilidade nos processos:
- Declaração de Missão (o motivo da mudança corporativa que vai ocorrer)
- Valores da Empresa (como a mudança se encaixa nos valores da empresa)
- OKRs da mudança no longo prazo
- OKRs da mudança no curto prazo
- Equipes envolvidas no processo da mudança (curto e longo prazo)
Os OKRs são um refinamento de uma prática amplamente utilizada de gerenciamento por objetivos (MBO). A diferença é que os OKRs são um processo mais colaborativo do que um processo burocrático de cima para baixo. Peter Drucker – que primeiro popularizou o MBO – sugeriu que um gerente deveria revisar as metas da organização e então definir os objetivos do trabalhador. Em contraste, os OKRs contam com as equipes dentro da organização para obter objetivos de alto nível e treiná-los para cada área específica. E se as equipes tiverem que trabalhar com outros parceiros da organização para alcançar objetivos de alto nível, essas equipes podem colaborar e escrever OKRs juntas para garantir o alinhamento adequado. É uma mudança de mentalidade.
No livro, Measure What Matters, o autor John Doerr, traz toda a história da criação da ferramenta OKR. John Doerr, que é um histórico investidor, conta com a participação de grandes nomes, como Larry Page, Bill Gates e Bono para falar sobre a aplicação do sistema OKR em organizações de todos os tipos.
Planejando a mudança com o BSC
O BSC é usado para gerenciar melhor os planejamentos empresariais e fornecer uma resposta em toda a organização, bem como pode ser usado para realizar “verificações de integridade” durante todo o ciclo de vida do projeto. Por ser possível observar os quatro aspectos do negócio (financeiro, organizacional, relacionamento com o cliente e treinamento e inovação), o BSC é essencial para ser usado no planejamento da organização, bem como durante todo o projeto. Com esta ferramenta é possível entender o verdadeiro impacto do sucesso do projeto em toda a organização, o portfólio de projetos corporativos e a organização.
De acordo com o Balance Score Card Institute, esta ferramenta foi originalmente desenvolvida pelo Dr. Robert Kaplan da Universidade de Harvard e Dr. David Norton como uma estrutura para medir o desempenho organizacional usando um conjunto mais balanceado de medidas de desempenho. Tradicionalmente, as empresas usavam apenas o desempenho financeiro de curto prazo como medida de sucesso. O “balanced scorecard” adicionou medidas estratégicas não financeiras adicionais ao mix para melhor focar no sucesso de longo prazo. O sistema evoluiu ao longo dos anos e hoje é considerado um sistema de gestão estratégica totalmente integrado.
O BSC é uma ferramenta muito propícia para criar responsabilidade e engajar todos os envolvidos num projeto de mudança organizacional de forma democrática e colaborativa. Ao criar o planejamento com BSC, é possível:
- Comunicar sobre a mudança
- Alinhar o trabalho diário de todos os envolvidos com a estratégia da mudança
- Priorizar as ações da estratégia da mudança
- Medir e monitorar o progresso em direção às metas estratégicas
- Acompanhar o planejamento financeiro
Dan Montgomery, co-autor do livro The Institute Way, que simplifica o planejamento estratégico e a gestão com o Balanced Scorecard, comenta em seu artigo que a primeira vez que ouviu sobre Change Management trabalhava em uma das consultorias Big 4 no início dos anos 90. Na época, segundo ele, a abordagem de gerenciamento de mudanças era de cima para baixo e essencialmente manipuladora. A alta administração, auxiliada pelos brilhantes consultores, desenvolveu novos sistemas e reprojetou processos para trabalhar com mais eficiência, e o “gerenciamento de mudanças” era um conjunto de técnicas destinadas a fazer com que o pessoal concordasse com o que havia sido decidido.
“É bastante claro que essa abordagem não funciona. A mudança não pode ser “gerenciada” assim. Corações e mentes não são tão facilmente manipulados. A mudança pode ser conduzida, no entanto, líderes de mudança eficazes não “gerenciam” pessoas, eles as engajam”, aponta Montgomery.
Para Lyrian Faria, diretora da Dynamica Consultoria, é de grande importância incorporar as técnicas de GMO nos processos de planejamento empresarial para que, desta forma, tornar realidade as iniciativas que estão nos planejamentos. “Assim conseguimos garantir que saia do papel tudo o que foi planejado”, enfatiza.
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