Que tal ouvir o artigo, experimente no player abaixo:
O Escritório de Projetos não é novidade no mercado corporativo, no entanto muitas empresas ainda não conhecem a importância de investir nesta área, que é especializada em gerenciar projetos, portfólios e programas.
Para entender melhor, gostaríamos de primeiramente explicar o que é o Escritório de Projetos e a diferença entre projetos, portfólios e programas.
Vamos lá?
O Escritório de Projetos ou Project Management Office (PMO) é um departamento que tem como responsabilidade definir e zelar pela manutenção dos padrões de gerenciamento de projetos empresariais e uma estrutura gerencial responsável por padronizar processos de governança relacionados a programas sob a sua tutela (fonte: Wikipédia).
O PMO garante o alto padrão dos projetos, pois cuida da gestão da qualidade dos programas de inovação em uma organização. É a área responsável por toda a documentação e pelas melhores práticas, bem como pelo status de cada projeto. O PMO realiza treinamento, prioriza projetos e garante que tudo saia de acordo com os objetivos traçados no planejamento.
Em suma, o trabalho do PMO é agregar valor ao processo e evitar interrupções. Um detalhe é que ele pode ser parte da estrutura de empresas grandes, médias ou pequenas e de qualquer segmento. Desta maneira, o PMO não apenas enriquece a cultura da empresa, mas também traz uma segurança a mais em relação ao timing e desenvolvimento de cada projeto.
Agora, vamos conhecer a diferença entre projetos, portfólios e programa?
Um projeto é um esforço único. Por exemplo, a implantação de um novo software ou a construção de uma nova sede ou a estruturação de um novo organograma, ou de uma nova área.
Um programa é um conjunto de projetos relacionados. Por exemplo, a empresa pode desenvolver um programa de inovação tecnológica que engloba a implantação de novos softwares, bem como o desenvolvimento de uma nova área para atendimento ao cliente.
Um portfólio é um agrupamento de programas e projetos (quando estes não estão em programas, mas são relacionados a programas no portfólio).
Os 5 principais benefícios do PMO:
- Maior consistência e precisão
- Análise dos dados importantes
- Controle de projeto
- Otimização no nível do portfólio
- Treinamento de equipes
O PMO mantém as melhores práticas para garantir que todos os processos e procedimentos de negócios sejam seguidos. As equipes de projeto não precisam começar do zero e sim, seguir os procedimentos elaborados pelo PMO para avançar e superar os obstáculos.
A precisão com que o PMO atua reduz as chances de falha e aumenta a probabilidade de sucesso.
De acordo com o guia PMBOK, o gerenciamento de projetos é uma aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas que atende aos requisitos do projeto. Em outras palavras, o gerenciamento de projetos é sobre o processo necessário para levar uma equipe ou produto do ponto A ao ponto B.
Para fazer isso, os gerentes de projeto e suas equipes gerenciam processos em cinco etapas principais do projeto:
- Início
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e controle
- Fechamento
Gestão de Mudanças Organizacionais de mãos dadas com PMO
Enquanto o gerenciamento de projetos se concentra nos processos e atividades necessários para concluir um projeto (como um novo aplicativo de software), o gerenciamento de mudanças se concentra nas pessoas afetadas por esses projetos (ou outras mudanças dentro da organização).
Como os projetos podem ter um impacto significativo e duradouro nos negócios e nas partes interessadas, o PMO e a GMO geralmente trabalham lado a lado para garantir o sucesso de longo prazo de um projeto.
As equipes de gerenciamento de projetos se concentram principalmente no cumprimento dos objetivos estratégicos de um projeto. Embora a equipe seja multidisciplinar e composta por pessoas de vários departamentos e origens, as partes interessadas precisam de apoio para entender e tratar o impacto que o projeto pode ter nos colaboradores de modo geral.
Essa incerteza pode levar à ansiedade, confusão e resistência das pessoas em relação ao projeto e que podem não entender completamente a necessidade das mudanças ou como se adaptar aos novos processos. Como já vimos nos textos anteriores, é importante que haja a adesão e sustentação da mudança por parte dos colabores.
Os gerentes de mudança ajudam as pessoas afetadas por um projeto a fazer a transição. Eles cumprem esse objetivo por meio de três etapas do processo:
Daí a importância do PMO trabalhar em conjunto com o gerenciamento de mudanças organizacionais.
Gerenciamento de Mudanças Organizacionais x Gerenciamento de Projetos
Vamos ver agora as diferenças entre GMO e PMO:
GMO
- Não possui um roteiro padrão
- Inclui processos menos formais
- Coloca o foco nas pessoas
- Atua mais diretamente na empresa, onde as mudanças vão acontecer
- Gerencia o impacto da mudança resultante de desenvolvimentos organizacionais ou de projetos
- Sua atuação vai além do tempo final do projeto (sustentação da mudança)
PMO
- Possui diretrizes e padrões bem documentados
- Segue uma linha do tempo específica
- Atua dentro da área do projeto
- Coloca o foco em processos e sistemas técnicos
- Gerencia as atividades de um projeto para atender a metas e requisitos específicos
O Gerenciamento de Mudanças agrega valor ao processo de Gerenciamento de Projetos, apoiando o lado humano do programa.
Agora que explicamos sobre o PMO e as diferenças em relação a GMO, te convidamos a ficar antenado no próximo texto do nosso blog. Traremos mais informações sobre esta dupla de sucesso em projetos corporativos e estratégicos.
Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente!
E se você é um gerente de projeto ou interessado em conhecer mais sobre Gestão da Mudanças Organizacionais, acesse nosso site para saber sobre o curso de Formação e Certificação em GMO, que começa em junho!
Não fique fora dessa. Seja um profissional qualificado em Change Management pela Dynamica!
Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. Acompanhe!
