A Negociação no Centro da Gestão de Projetos
Nos dias atuais, o mercado de trabalho tem dado preferência a pessoas que possuem Soft Skills – afinal de contas, são habilidades que auxiliam no trato com outros indivíduos, apoiando o alto desempenho de colaboradores e o desenvolvimento dos negócios. Quem gosta de trabalhar com uma pessoa que não consegue entender as necessidades dos outros ou não enxerga como tudo funciona? A boa notícia é que as Soft Skills são habilidades que podem e devem ser desenvolvidas por meio de cursos, leituras e no ambiente de trabalho. Se você pesquisar, encontrará muitos livros que ensinam como desenvolver as diversas Soft Skills, inclusive sobre a arte da Negociação, habilidade que estamos abordando este mês. Para Fabio Zion, gerente de projetos da Dynamica Consultoria, a negociação é uma habilidade que está presente no dia a dia de um gestor de projetos, pois é um cargo muito dinâmico e que atua em diversas áreas da empresa. “Atrelado à negociação, está a visão sistêmica. Um gestor de projetos precisa ter a visão da empresa como um todo. O PMO integra a camada operacional à camada estratégica para garantir as diretrizes mercadológicas, metodológicas e orçamentárias”, explica. Negociando acordos em projetos Os recursos são limitados nos projetos e saber negociar é um dos fatores críticos para o sucesso. Para um gerente de projetos, a negociação acontece diariamente – externa e internamente. “Negociamos desde a alocação de pessoas para a equipe, como também prazos e entregas. Além disso, também negociamos com fornecedores, stakeholders, cliente executivo da área, patrocinador do projeto, jurídico, recursos humanos e finanças”, detalha Zion. Conhecer a comunicação não verbal (por meio de gestos, expressões faciais e linguagem corporal) pode ser uma boa estratégia para o negociador. “Para negociar precisamos ter jogo de cintura e ser transparente, flexível e sincero. Manter a credibilidade é crucial, caso contrário não conseguimos negociar mais nada no futuro”, diz Zion. Fabio Zion atua como gerente de projetos há 20 anos e possui formação em administração, gestão de projetos, psicologia positiva e neurociência. Para ele, é muito importante o negociador entender bem o comportamento humano e ter uma visão sistêmica. “Ao visualizar a empresa como um todo, fica mais fácil compreender o motivo da negociação e como ela vai impactar o todo”, comenta. Para ficar mais claro o que a visão sistêmica tem a ver com a negociação, Zion contou um aprendizado em projeto que aconteceu há alguns anos. “Foi um projeto que levou dias de negociação, mas acabou de forma positiva”. “Como você sabe, toda empresa define metas e oferece bonificações. E neste caso específico, um diretor trabalhava arduamente para atingir suas metas, entretanto, percebemos que tais metas iriam causar problemas (como falta de recursos em outras áreas) para a organização como um todo. Neste caso, a visão sistêmica nos deu uma boa percepção do que estava acontecendo e como tudo terminaria: o diretor atingindo as metas do ano e a empresa penalizada; talvez, até perdendo market share e lucros”, relembra Zion. “Aquela negociação foi intensa, porém essencial. Depois de muitas reuniões e apresentações, conseguimos mostrar para o diretor que o mais importante naquele momento era ele desistir de suas metas, individuais, e garantir o sucesso da organização como um todo. No final, ele entendeu o contexto geral e ainda foi visto como o salvador da empresa, pois mudou o rumo dos acontecimentos e garantiu o sucesso das diversas áreas da companhia”, explica. Neste aprendizado de projeto pudemos encontrar diversas Soft Skills que já tratamos em textos anteriores como resolução de problemas, pensamento crítico e tomada de decisão. Como ser um bom negociador Segundo Zion, a pessoa pode aprender negociação ao longo da carreira, porém não é o suficiente. “É imprescindível que a pessoa realize cursos sobre negociação e também comportamento humano para se tornar um profissional completo”, explica. Existem muitos métodos de negociação e alguns deles abordamos no blog anterior. Um sistema de negociação amplamente conhecido é o Modelo de Escada de Mudança Comportamental (Behavioral Change Stairway Model) propõe o seguinte para o bom negociador: escuta ativa: ouvir e prestar atenção; empatia: entender as preocupações e considerações do outro; rapport: criar uma conexão mais profunda com o outro; influencia: ganhar confiança para depois influenciar e persuadir com estratégia. Dicas de ouro ao negociar: Saber ouvir mais do que falar: entender os principais interesses do outro é uma vantagem Ceda o que lhe interessa menos e solicite o que mais lhe interessa Sempre ter um bom relacionamento com os principais envolvidos e responsáveis pelos recursos Identificar e conhecer os interesses e motivações dos envolvidos na negociação (a visão sistêmica aqui ajuda muito) Estude técnicas de negociação e comportamento humano Este mês a Dynamica Consultoria está com vagas abertas para o curso de formação e certificação de Líderes de Mudanças Organizacionais. Neste curso, você aprende a metodologia de GMO da Dynamica, que já é comprovada em inúmeros projetos que a empresa atua, aborda diversas Soft Skills e desenvolve novas amizades. Seja um líder de mudanças organizacionais em sua empresa. Com certeza é um caminho que gera muitos frutos positivos. Clique aqui para fazer sua inscrição. Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! 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Pensamento Sistêmico: Uma Visão 360 Que Amplia Mentes e Abre Portas
Como vimos no último post deste blog, a Visão Sistêmica é enxergar a empresa como um todo. Agora vamos descobrir como esta Soft Skill pode auxiliar nos projetos de Gestão de Mudanças Organizacionais. Para explicar como a Visão Sistêmica pode ser utilizada em projetos de Change Management, entrevistamos Ana Carolina Jordan, consultora de GMO da Dynamica. “O consultor de GMO utiliza o pensamento sistêmico na construção da mudança a partir do momento que consegue identificar e entender o cenário que está inserido. Mapear como a organização funciona – funções, pessoas, hierarquias, parceiros, clientes, produtos/serviços e outros – permite enxergar sem amarras ou qualquer filtro. Desta forma, percebemos além do que os colaboradores e conseguimos gradativamente mostrar, sem julgamentos, detalhes que precisam ser alterados para que o projeto dê certo”, explica Ana Carolina. Pessoas, Processos e Tecnologia Toda empresa é formada por pessoas, processos e utiliza tecnologia no dia a dia. Na visão sistêmica, o consultor de GMO precisa considerar todas as outras áreas da empresa para compreender o seu funcionamento e então direcionar o projeto de GMO. “O meu primeiro projeto na Dynamica foi em um cliente muito diverso de minha experiência anterior. E justamente por ser diferente da grande maioria, os colaboradores não enxergavam o gestor apenas como o colaborador que respondia por algumas áreas. Ele era visto como tutor e isso influenciava demais no comportamento das pessoas. Adotar uma visão sistêmica me ajudou muito a entender este contexto “complexo” e, com muito amor, empatia e paciência, contribuir para as mudanças que a própria Organização buscava”, comenta Ana Carolina. Outra forma de aplicar o pensamento sistêmico é analisar os processos do projeto em andamento. Muitos projetos de GMO estão atrelados a mudanças de processos ou transformação digital, que trarão mudanças na forma como as pessoas trabalham no dia a dia. Um bom exemplo é quando uma nova tecnologia é implementada e os colaboradores deixarão de usar um antigo formato e migrarão para um novo e moderno sistema. Quanto tempo de treinamento essas pessoas precisarão? O que antes faziam em 6 passos agora deverão fazer em 3 passos e quais são os processos para que isto ocorra? Que novas competências e conhecimentos (hard e soft skills) serão necessários no contexto? Como esse novo modelo de gerir a empresa afetará a organização das responsabilidades entre as áreas e como os processos passam a ser distribuídos? Ana Carolina explica que muitas vezes, os colaboradores têm dificuldade de compreender o novo processo, tanto em termos de funcionamento quanto em utilidade para o novo momento da empresa. “Não é só a forma de trabalho da pessoa que muda, mas toda a atividade na organização. Por isso, devemos olhar a empresa como um todo e levar em consideração o planejamento estratégico que foi elaborado”, explica a consultora. Talvez pelo fato de ter dado aulas por muitos anos, Ana Carolina tem facilidade em lidar com pessoas e explicar, detalhadamente, o papel de cada um no ‘novo momento’ da empresa. “Normalmente, nos projetos em que atuo, tento mostrar todo o processo visivelmente, com a criação de diagramas ou ilustrações que apresentam não só a atuação e atividade da pessoa como também os processos da organização como um todo”, comenta. Nem sempre todos os colaboradores entendem ou aceitam o novo processo de uma única vez. Segundo Ana Carolina, é necessário que o consultor de GMO entenda que determinada pessoa ainda não compreendeu totalmente sua atividade e que aquilo pode impactar não apenas no projeto como também em outras áreas da empresa. Ela comenta sobre um projeto de fusão em que atuou. Por conta de órgãos regulatórios, o projeto que poderia ser executado em 2 anos acabou sendo realizado em 9 meses e muitas vezes, precisou expor para os colaboradores a necessidade de cumprirem com algumas metas em tempo recorde. “Às vezes a pessoa não entende o motivo de precisar realizar determinada tarefa daquele jeito ou num período de tempo estipulado. É necessário entender o todo para explicar isso às pessoas envolvidas no projeto e fazer acontecer”. Visão Sistêmica na Tomada de Decisões “O Pensamento Sistêmico ajuda na tomada de decisão. Precisamos ter um olhar que contempla o todo e saber identificar onde é o gargalo, onde é a dor do cliente. Assim, podemos direcionar a equipe para tomar o melhor caminho e seguir rumo ao sucesso do projeto. Sempre devemos considerar as premissas do que faz mais sentido para a tomada de decisão”, explica a consultora. Muitas vezes, quando um gestor tem um problema sério para resolver, tem grande dificuldade de encontrar a melhor solução porque está muito envolvido na questão. Para Ana Carolina, é necessário pensar qual paradigma precisa quebrar para chegar a uma resposta adequada. “Tentamos mostrar quais ações devem ser tomadas para solucionar aquele ponto específico. Podemos sugerir uma ação rápida para aliviar a situação por um certo período, no entanto, com uma visão sistêmica conseguimos enxergar melhor o que está acontecendo e oferecer soluções que acabem de vez com a adversidade”. Soluções que atuem na causa-raiz!!! De acordo com Ana Carolina, todo consultor de GMO tem uma visão sistêmica apurada. Afinal de contas, antes de começar um projeto, o profissional realiza uma análise de cenários e logo começa a aprender sobre a empresa. “Sem isso, está num campo minado. É importante saber quem influencia dentro da empresa, quem vai ajudar e quem não vai ajudar no projeto. Há uma dificuldade de se posicionar, porém tem que ter desenvoltura. Eu acredito que é importante e necessário ter uma visão sistêmica, entretanto, quem não tem pode desenvolver”. Quem trabalha com GMO já está acostumado a realizar uma imersão no cliente antes de iniciar o projeto. “Estudamos a área e aprendemos a falar a mesma língua que o cliente. Não existe um curso ou uma brochura que te ensina sobre todas as áreas de um cliente, por isso garimpamos o máximo de informação sobre a empresa, seus negócios e seu pessoal”, diz Ana Carolina. Mas para Ana Carolina, o pensamento sistêmico é uma habilidade que pode ser desenvolvida por qualquer pessoa. Basta querer ter vontade de aprender. Para isso, ela deixa aqui algumas dicas valiosas: tomar notas conhecer as palavras-chave entender o negócio do cliente conhecer os agentes internos e externos entender a Cultura Organizacional do cliente tomar conhecimento do objetivo principal da empresa ser questionador: não ter medo de perguntar o que não sabe construir uma mapa mental ou uma ilustração sobre o projeto Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. Acompanhe! .fb-background-color { background: !important; } .fb_iframe_widget_fluid_desktop iframe { width: 100% !important; }
O Pensamento Crítico na Transformação Organizacional
No post anterior falamos sobre o pensamento crítico de uma forma geral: o que é e como desenvolvê-lo. Agora, vamos abordar o pensamento crítico na Gestão de Mudanças Organizacionais. O Change Management tem sido um recurso importante para lidar com as mudanças contínuas e rápidas nas empresas (negócios, pessoas, processos, tecnologias, etc), na atualidade deste mundo BANI. Ao potencializar o pensamento crítico em projetos de Mudanças Organizacionais, é possível criar a estratégia correta e obter sucesso total. O pensamento crítico é importante para encontrar os pontos sensíveis em um projeto de GMO. Muitas vezes, a mudança pode parecer caótica para muitos, mas uma Gestão de Mudanças Organizacionais bem planejada e que anda de mãos dadas com o todo cria um outro ambiente para que a transformação de fato ocorra de forma tranquila. Tudo começa com o uso do pensamento crítico para descobrir e entender detalhes que a mudança pode criar. Mônica Martin, consultora sênior da Dynamica Consultoria, explica que o pensamento crítico está em diversas etapas de um projeto de GMO. Desde o momento em que o consultor explora e analisa a Cultura Organizacional da empresa até o momento em que conhece cada um dos envolvidos e suas opiniões quanto às transformações da empresa. “É necessário observar e entender a cultura do cliente e como seus colaboradores se comportam. Assim conseguimos encontrar as dificuldades e analisar os pontos a serem trabalhados”, comenta. Fazer a grande pergunta POR QUE é alavancar o pensamento crítico para investigar a causa raiz de possíveis resistências, como gerenciá-las e alcançar resultados mais tangíveis. Frequentemente, muitas organizações se concentram tanto no “fazer” (o “como”) que perdem de vista o “propósito” e o “PORQUÊ” das mudanças. Passar tempo com cada um dos colaboradores para entender seus medos ou inseguranças e criar estratégias de comunicação que explorem tais pontos, é imprescindível para sanar os problemas. Entretanto, é impossível entender tais pontos sem o pensamento crítico. “Muitas vezes o cliente traz questões para a consultoria e ao longo do projeto percebemos que o ponto a ser trabalhado é outro. Lidamos não apenas com as mudanças dos processos/tecnologias, mas também com o modelo mental das pessoas. Este último é o mais importante para que a mudança dos processos/tecnologia dê certo”, comenta Mônica. A equipe é reflexo da liderança. Os primeiros a serem envolvidos num projeto de mudança com certeza devem ser os gestores e líderes. “Usamos o pensamento crítico para entender como está o engajamento da liderança no processo de mudança. Entrevistamos um por um dos gestores para entender a percepção da mudança, questões críticas, pontos relevantes e se há experiência anterior com mudanças”, explica Mônica. Segundo Mônica, quando a mudança não é bem compreendida por um ou mais colaboradores é porque há um vácuo entre a comunicação da mudança e a compreensão dessas pessoas. Ao conhecer a resistência e buscar alternativas que preencham este vácuo, o líder de mudança dá um grande passo para o sucesso do projeto. “Na GMO, trabalhamos por camadas. É um processo longo, realizado aos poucos. Identificamos os públicos e focamos naqueles que precisam de mais esclarecimento e apoio”, diz. Como apoio a esses colaboradores que precisam de mais informação e compreensão, são realizadas diversas atividades como reuniões, vídeos, bate-papo com o CEO, desenvolvimento de cartilhas, workshops e etc. Pensamento Crítico no Processo de Engajamento E para aqueles que entendem ou estão no processo de compreender a mudança, o uso do pensamento crítico também é indispensável. É papel do líder de mudança ou consultor instigar os questionamentos. Tais colaboradores devem participar com perguntas, buscando respostas e novas informações. “É uma forma de fazer as pessoas saírem da zona de conforto e com isso usarem o pensamento crítico para analisarem e avaliarem o quanto a mudança pode ser benéfica em suas vidas profissionais”, explica Mônica. “É muito bom estar num projeto e ver gestores participando, questionando e crescendo com toda a mudança. Esse tipo de comportamento cria engajamento na equipe e faz com que todo o processo – embora longo – seja fácil de acontecer e com muita colaboração”, diz Mônica. Fazer perguntas deve ser entendido como um sinal de engajamento e não de resistência. Buscar esclarecimentos traz maior assertividade à comunicação. As organizações precisam criar espaços seguros e saudáveis para o exercício da reflexão, viabilizando a maior interação e contribuição de todos no entendimento do porquê das mudanças. A consultora lembra que em um determinado projeto um gestor não estava muito interessado em participar das atividades e nem de entender o motivo das mudanças. “Ele vinha para as reuniões atrasado e dificilmente sabia o que estava acontecendo. Esse comportamento, de certa forma, não criou engajamento entre os colaboradores e tornou o projeto bem lento”, lembra. Praticamente o pensamento crítico é utilizado durante quase todo o processo de Gestão de Mudanças. Líderes de Mudanças: Mudando para Melhor O pensamento crítico como um processo interativo leva a uma série de refinamentos com base no aprendizado e na experiência, em vez de “bom” ou “ruim”. Os líderes e gerentes de mudança devem alavancar o pensamento crítico para buscar soluções efetivas. Listamos aqui algumas dicas de como usar o pensamento crítico para melhorar o entendimento da mudança e contribuir para seu sucesso: Fazer observações e aprofundar o entendimento; Fazer as perguntas certas; Saber ouvir; Criar senso de urgência Questionar e entender aqueles que não gostam de mudanças; Aprender as melhores práticas de mudanças com outros líderes; Entender que podem haver experiências não tão boas; Estar aberto para o novo; Ser influente na equipe; Focar sempre na solução e não no problema. Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. 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A Importante Parceria Entre Gestão de Mudanças e Projetos
Estruturando o desenvolvimento de seu Projeto? Pensou em como trabalhar GMO e Projeto? Embora a GMO (também conhecida como Change Management para muitos) não seja uma novidade, cada vez mais ela tem ganhado espaço nas corporações no mundo todo quando o assunto é “novo projeto”. A Gestão de Mudanças Organizacionais apoia o projeto e seus objetivos organizacionais para que tenha êxito e se sustente ao longo dos anos. Os líderes do projeto trabalham com os líderes de mudança para atender aos requisitos do planejado, ao mesmo tempo em que ajudam as pessoas na transição para os novos processos. O Change Management envolve a identificação das necessidades das partes interessadas, ajudando-as a entender as mudanças e avaliando o progresso. Implementar, Executar e Aplicar Planos de GMO Muitas vezes o projeto pode começar com um programa piloto que vai sendo ajustado ao longo dos meses a partir de feedbacks das equipes envolvidas nos projetos e dos gerentes de projeto. Aqui algumas dicas para o pontapé inicial: Faça e distribua um cronograma sobre a mudanças que serão implementadas; Os líderes de mudança devem liderar pelo exemplo – abraçar e incorporar as mudanças antes de qualquer outra pessoa; Revise o processo de mudança regularmente para acompanhar o progresso, mantenha todos informados sobre o cronograma e as alterações que possam ocorrer; Faça reuniões periódicas com os gerentes do projeto para se manterem alinhados e de olho nos KPIs; Use dados para tomar decisões; Mantenha os diretores e clientes internos informados sobre o andamento do projeto. Rastreando os KPIs Um KPI de gerenciamento de projeto é uma métrica para medir o progresso de um projeto em direção aos seus objetivos. Geralmente, os KPIs consideram o sucesso de um projeto avaliando a eficácia dos processos e equipes. Os KPIs vêm em várias formas e permitem as medições em departamentos específicos. É importante medir os KPIs para que não apenas a equipe de projeto esteja alinhada com o planejamento, mas também para o time de GMO saber o quanto seus planos têm dado certo e onde devem haver mudanças para que o projeto siga em frente com sucesso. Listamos aqui algumas etapas para saber como rastrear os KPIs: 1. KPIs devem ser claros e específicos Criar KPIs SMART (uma meta SMART é aquela que é definida com base em cinco critérios: ela deve ser específica, mensurável, atribuível, realista e temporal) é uma maneira eficaz de ajudar a garantir que o gerenciamento de seu projeto seja eficiente. Isso envolve tornar seus KPIs específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo. Com KPIs específicos, você pode determinar seus objetivos, medi-los e desenvolver relatórios dentro de um prazo definido. 2. Avalie o propósito dos KPIs É importante rastrear apenas os KPIs relevantes ao gerenciar seu projeto de mudanças. Isso ajuda a melhorar a eficácia da gestão de KPI e também ajuda numa melhor produtividade. A relevância de um KPI é determinada a partir do quanto ele contribui para monitorar e garantir as mudanças definidas. 3. Estabeleça uma meta Ao estabelecer metas para cada KPI é possível ver o quanto o projeto tem andado e o quanto algumas ações têm sido eficientes ou não. As metas podem ser de curto, médio ou longo prazo. Tudo vai depender do tamanho do projeto e das pessoas envolvidas. 4. Revise os KPIs Embora os KPIs sejam valiosos para monitorar o progresso e o desempenho de um projeto, eles também consomem muito tempo e custos. Isso torna importante garantir que os KPIs permaneçam relevantes para o projeto. Substitua KPIs obsoletos e realoque recursos para rastrear os relevantes à medida que se aproxima do objetivo do projeto. Considere a revisão dos KPIs onde houver alterações nas estruturas da equipe ou nas estratégias organizacionais. Essas mudanças podem ajudá-lo a fazer ajustes oportunos e medir a eficácia de sua nova abordagem. Os segredos de uma GMO eficiente De acordo com o Gartner, aproximadamente 50% de todas as iniciativas de mudança organizacional são mal sucedidas e apenas 34% têm total sucesso. A principal razão pela qual a mudança é tão difícil é porque as pessoas percebem as mudanças de formas diferentes: alguns como oportunidades, outros com medo ou receio. De fato, 68% das pessoas não gostam de vivenciar mudanças no trabalho, segundo esta matéria na revista Forbes. Mas lembre-se: Qualidade não quantidade Ao utilizar técnicas de Gestão de Mudanças o projeto tem mais chances de atender aos padrões de referência e apoiar seus líderes no processo de gerenciar pessoas e processos de maneira eficaz. Sem pessoas, o processo falha Como vemos nos dados da Forbes, o entendimento e o envolvimento das pessoas em um projeto é crucial para o sucesso. Às vezes, os líderes estão tão focados nos prazos de implementação que não conseguem gerenciar as pessoas afetadas pelo projeto. A Gestão de Mudanças melhora os resultados do projeto A Harvard Business Review sugere que 60-70% de todas as iniciativas de mudança realizadas nas organizações falham. Isso pode acontecer porque os líderes falham em abraçar totalmente o conceito de gerenciamento de mudanças, que é tão crucial para a implementação bem-sucedida. Envolva os Funcionários no Processo de Tomada de Decisão Coletar o feedback dos funcionários antes, durante e depois do processo de mudança cria empatia, que é a chave para liderar a mudança organizacional. O Gartner descobriu que envolver os funcionários no planejamento pode aumentar o sucesso de uma iniciativa de mudança em 12%. Ao criar um plano de comunicação, primeiro entreviste uma amostra de funcionários para determinar se eles estão entusiasmados, frustrados ou assustados com a mudança. Em seguida, segmente os colaboradores. Na comunicação, aborde as preocupações reveladas publicamente para construir a credibilidade da liderança. Essas entrevistas devem continuar durante e após a implementação da mudança para combinar as mensagens com o que os colaboradores esperam da liderança. Dicas da Dynamica para liderar a mudança: Seja autêntico o tempo todo Seja visível e envolva-se ativamente com as equipes para apoiar as mudanças Seja inspirador – crie uma imagem e visão convincentes do estado futuro Seja inclusivo – envolva o maior número possível de pessoas Seja claro sobre as expectativas Seja proativo para fornecer a comunicação certa no momento certo Reforce o sucesso e celebre as vitórias Aplique o Lifelong learning – sempre procure ler, estudar e estar por dentro de novos conhecimentos Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente! Todo mês novos conteúdos em nosso blog e redes sociais. 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Conheça as Vantagens de Alinhar a GMO aos Projetos
Um projeto, por definição, entrega para a empresa um produto ou serviço diferenciado, assim entrega mudanças em processos e para as pessoas: aprender a operar um nova solução tecnológica, alterações na forma de trabalho de uma área, desenvolvimento de uma nova estrutura organizacional, transmissão e divulgação da cultura e da gestão entre outras mudanças que acontecem nas organizações. E como uma boa prática em ação de Gestão de Mudanças Organizacionais colabora para o alcance dos objetivos e metas. Enquanto a execução do projeto foca na entrega da nova tecnologia ou novas implementações, a GMO foca em estratégias e práticas para que a empresa, seus colaboradores e seus processos, se preparem para o novo momento. Envolver os colaboradores para que se apropriem das mudanças e da visão com clareza do que está acontecendo, e qual o papel e responsabilidade de cada um nas mudanças. O principal objetivo da GMO é manter a conexão entre o projeto e a empresa. Manter a “porta aberta” entre esses 2 contextos. Trabalhar para que todos entendam os objetivos do projeto, o papel de cada um nas mudanças, a importância de nos preparar para as mudanças. Ter equipes engajadas para que o projeto em andamento tenha apoiadores que atuem como a rede de transformação e que dissemine as mudanças e ajudem a alcançar esse “estado de prontidão” da empresa para as mudanças. Quantas vezes não vimos ou ouvimos falar sobre projetos que levaram meses ou anos, custaram milhões e acabaram não dando certo? Na grande maioria das vezes, os projetos acabam não sobrevivendo porque não tiveram o apoio dos colaboradores e da equipe de gestão para que seguisse conforme o planejado. Todo projeto inicia com a etapa de planejamento. Mas, como já sabemos, atualmente não se realiza mais planejamentos engessados. Todo plano deve ser revisto e reavaliado de meses em meses para que seja corrigido em tempo tudo aquilo que não está de acordo. Assim é também para os projetos de mudanças. As etapas da execução do projeto A execução do projeto é dividida em etapas para garantir que nada fique para trás. Descrevemos aqui 8 etapas básicas de um projeto. Lembrando que, a Gestão de Mudanças Organizacionais está sempre de mãos dadas com a execução do projeto. Início do Escopo do Projeto Você planejou o escopo do projeto, coletou requisitos e os definiu usando uma estrutura analítica do projeto. Uma vez validado esse escopo, é hora de colocá-lo em ação. Isso também envolve o controle do escopo, que faz parte das fases de monitoramento e controle de um projeto. Gestão da Equipe Atribuir tarefas à equipe é apenas uma parte. É necessário monitorar o trabalho da equipe, remover quaisquer gargalos que possam bloquear o progresso do projeto, ajustar pontos necessários e garantir que as tarefas estejam de acordo com o cronograma. Realize Alterações Necessárias Isso leva às mudanças que são necessárias para cada projeto. Não importa quão bom seja o seu plano, haverá mudanças que afetarão sua programação e orçamento. Você precisa monitorar o projeto, as mudanças recomendadas e tomar ações corretivas para se manter no caminho certo. Mantenha os Stakeholders e Corpo Diretivo Informados Não se esqueça da alta gestão que está envolvida no escopo da nova solução. É importante mantê-la informada e gerenciar as expectativas. Uma maneira de fazer isso é se comunicar regularmente com eles. Logo no início do planejamento, descubra como eles querem ser informados. Prepare a Equipe do Projeto É importante que toda a equipe do projeto esteja alinhada com o que está acontecendo e com todas as ferramentas que estão sendo utilizadas no projeto. Caso haja necessidade, é importante elaborar treinamentos para alinhar as equipes e criar um maior vínculo, bem como sanar quaisquer dúvidas sobre ferramentas e técnicas utilizadas. Faça reuniões regulares com a equipe do projeto para mantê-los conectados e informados. Comemore Cada Pequena Conquista Alguns podem querer deixar as comemorações para a entrega final, mas ter marcos, reconhecê-los e recompensar a equipe durante toda a fase de execução é como manter o moral elevado. Este tipo de comemoração influencia na produtividade. Estabeleça Reuniões Periódicas Para manter as partes interessadas atualizadas, você precisa ter uma visão clara do desempenho e do progresso do projeto. Existem ferramentas que monitoram e relatam o desempenho, mas é importante se reunir regularmente com a equipe do projeto e obter relatórios de status e feedback. Realize Rodadas de Lições Aprendidas Já escrevemos um post sobre a importância das lições aprendidas. A atualização de documentos é justamente relevante para que nos projetos futuros os profissionais entendam o que deu certo, o que não deu certo e o que foi ou não realizado. Manter os documentos em ordem numa espécie de biblioteca de projetos é super importante para a saúde da empresa. Listamos abaixo algumas importantes ações realizadas pela equipe de Gestão de Mudanças Organizacionais durante o andamento de um projeto. Como diz a Lilian Ramos, diretora de Operações da Dynamica, são atividades que visam envolver a empresa, e que “precisam ser feitas além da sala do projeto. A GMO precisa estar na empresa, apoiando as pessoas e as áreas na sua preparação, construindo essa ponte entre Empresa e Projeto”. Reconheça e entenda a necessidade de mudança: a mudança é um fato normal, as empresas mudam e cabe aos gerentes de negócios e que lideram mudança da empresa garantir que as transformações ocorram de forma transparente e definitiva. Comunique a necessidade e envolva as pessoas no processo da mudança: As pessoas querem entender por que as coisas estão mudando e como isso as afeta. Desta forma, a comunicação é absolutamente vital para que os colaboradores abracem a transformação. A comunicação interpessoal, direta e que seja uma via de mão dupla. Desenvolva planos de mudança: É muito importante criar um planejamento e cronograma que acompanhe o projeto. Nele devem constar metas, objetivos e medições de desempenho para que você possa saber se o plano de mudança está no caminho certo ou se mais mudanças estão por vir. Mãos na massa para fazer acontecer: Com o planejamento em dia, a equipe e as ferramentas certas, você já pode iniciar a mudança. A começar pela estratégia de comunicação e apoio aos colaboradores. Identificar os líderes também é outro ponto importante para o pontapé inicial. Avalie o progresso e comemore o sucesso: avalie o processo de mudança, como as pessoas reagem e as medições de desempenho para ver se a mudança está no caminho certo. Inclusive, a comemoração das pequenas conquistas pode ser feita em conjunto com a equipe de projetos, afinal de contas, ambos são responsáveis por todo o sucesso. Pense na sustentação da mudança: Imagine um projeto que levou meses para finalizar e envolveu muitas pessoas. O projeto acaba, porém, a mudança que chegou com ele deve seguir firme e forte. Para que a mudança se sustente é necessário durante o projeto trabalhar a mentalidade dos colaboradores e criar treinamentos. Muitas vezes, algumas pessoas deixam a empresa e outras novas chegam. É importante manter as novas pessoas treinadas para que entendam e absorvam o novo momento da empresa. Desenvolver projetos em parceria com o time de Gestão de Mudanças Organizacionais faz toda a diferença. Geralmente, o time de consultores de GMO pode treinar a equipe interna para que esta passe a ter mais autonomia quando o projeto acabar. Cada vez mais as empresas percebem a importância de ter um profissional com foco em GMO em sua liderança. Na maioria das vezes é esse profissional que entende a importância do novo momento e sustenta a ideia até o fim. Vem conhecer o curso da Dynamica para formação de lideres de mudança. Turma de 2023 começa em abril. 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