Um projeto, por definição, entrega para a empresa um produto ou serviço diferenciado, assim entrega mudanças em processos e para as pessoas: aprender a operar um nova solução tecnológica, alterações na forma de trabalho de uma área, desenvolvimento de uma nova estrutura organizacional, transmissão e divulgação da cultura e da gestão entre outras mudanças que acontecem nas organizações. E como uma boa prática em ação de Gestão de Mudanças Organizacionais colabora para o alcance dos objetivos e metas.
Enquanto a execução do projeto foca na entrega da nova tecnologia ou novas implementações, a GMO foca em estratégias e práticas para que a empresa, seus colaboradores e seus processos, se preparem para o novo momento. Envolver os colaboradores para que se apropriem das mudanças e da visão com clareza do que está acontecendo, e qual o papel e responsabilidade de cada um nas mudanças.
O principal objetivo da GMO é manter a conexão entre o projeto e a empresa. Manter a “porta aberta” entre esses 2 contextos. Trabalhar para que todos entendam os objetivos do projeto, o papel de cada um nas mudanças, a importância de nos preparar para as mudanças. Ter equipes engajadas para que o projeto em andamento tenha apoiadores que atuem como a rede de transformação e que dissemine as mudanças e ajudem a alcançar esse “estado de prontidão” da empresa para as mudanças. Quantas vezes não vimos ou ouvimos falar sobre projetos que levaram meses ou anos, custaram milhões e acabaram não dando certo? Na grande maioria das vezes, os projetos acabam não sobrevivendo porque não tiveram o apoio dos colaboradores e da equipe de gestão para que seguisse conforme o planejado.
Todo projeto inicia com a etapa de planejamento. Mas, como já sabemos, atualmente não se realiza mais planejamentos engessados. Todo plano deve ser revisto e reavaliado de meses em meses para que seja corrigido em tempo tudo aquilo que não está de acordo. Assim é também para os projetos de mudanças.
As etapas da execução do projeto
A execução do projeto é dividida em etapas para garantir que nada fique para trás. Descrevemos aqui 8 etapas básicas de um projeto. Lembrando que, a Gestão de Mudanças Organizacionais está sempre de mãos dadas com a execução do projeto.
- Início do Escopo do Projeto
Você planejou o escopo do projeto, coletou requisitos e os definiu usando uma estrutura analítica do projeto. Uma vez validado esse escopo, é hora de colocá-lo em ação. Isso também envolve o controle do escopo, que faz parte das fases de monitoramento e controle de um projeto. - Gestão da Equipe
Atribuir tarefas à equipe é apenas uma parte. É necessário monitorar o trabalho da equipe, remover quaisquer gargalos que possam bloquear o progresso do projeto, ajustar pontos necessários e garantir que as tarefas estejam de acordo com o cronograma. - Realize Alterações Necessárias
Isso leva às mudanças que são necessárias para cada projeto. Não importa quão bom seja o seu plano, haverá mudanças que afetarão sua programação e orçamento. Você precisa monitorar o projeto, as mudanças recomendadas e tomar ações corretivas para se manter no caminho certo. - Mantenha os Stakeholders e Corpo Diretivo Informados
Não se esqueça da alta gestão que está envolvida no escopo da nova solução. É importante mantê-la informada e gerenciar as expectativas. Uma maneira de fazer isso é se comunicar regularmente com eles. Logo no início do planejamento, descubra como eles querem ser informados. - Prepare a Equipe do Projeto
É importante que toda a equipe do projeto esteja alinhada com o que está acontecendo e com todas as ferramentas que estão sendo utilizadas no projeto. Caso haja necessidade, é importante elaborar treinamentos para alinhar as equipes e criar um maior vínculo, bem como sanar quaisquer dúvidas sobre ferramentas e técnicas utilizadas. Faça reuniões regulares com a equipe do projeto para mantê-los conectados e informados. - Comemore Cada Pequena Conquista
Alguns podem querer deixar as comemorações para a entrega final, mas ter marcos, reconhecê-los e recompensar a equipe durante toda a fase de execução é como manter o moral elevado. Este tipo de comemoração influencia na produtividade. - Estabeleça Reuniões Periódicas
Para manter as partes interessadas atualizadas, você precisa ter uma visão clara do desempenho e do progresso do projeto. Existem ferramentas que monitoram e relatam o desempenho, mas é importante se reunir regularmente com a equipe do projeto e obter relatórios de status e feedback. - Realize Rodadas de Lições Aprendidas
Já escrevemos um post sobre a importância das lições aprendidas. A atualização de documentos é justamente relevante para que nos projetos futuros os profissionais entendam o que deu certo, o que não deu certo e o que foi ou não realizado. Manter os documentos em ordem numa espécie de biblioteca de projetos é super importante para a saúde da empresa.
Listamos abaixo algumas importantes ações realizadas pela equipe de Gestão de Mudanças Organizacionais durante o andamento de um projeto. Como diz a Lilian Ramos, diretora de Operações da Dynamica, são atividades que visam envolver a empresa, e que “precisam ser feitas além da sala do projeto. A GMO precisa estar na empresa, apoiando as pessoas e as áreas na sua preparação, construindo essa ponte entre Empresa e Projeto”.
- Reconheça e entenda a necessidade de mudança: a mudança é um fato normal, as empresas mudam e cabe aos gerentes de negócios e que lideram mudança da empresa garantir que as transformações ocorram de forma transparente e definitiva.
- Comunique a necessidade e envolva as pessoas no processo da mudança: As pessoas querem entender por que as coisas estão mudando e como isso as afeta. Desta forma, a comunicação é absolutamente vital para que os colaboradores abracem a transformação. A comunicação interpessoal, direta e que seja uma via de mão dupla.
- Desenvolva planos de mudança: É muito importante criar um planejamento e cronograma que acompanhe o projeto. Nele devem constar metas, objetivos e medições de desempenho para que você possa saber se o plano de mudança está no caminho certo ou se mais mudanças estão por vir.
- Mãos na massa para fazer acontecer: Com o planejamento em dia, a equipe e as ferramentas certas, você já pode iniciar a mudança. A começar pela estratégia de comunicação e apoio aos colaboradores. Identificar os líderes também é outro ponto importante para o pontapé inicial.
- Avalie o progresso e comemore o sucesso: avalie o processo de mudança, como as pessoas reagem e as medições de desempenho para ver se a mudança está no caminho certo. Inclusive, a comemoração das pequenas conquistas pode ser feita em conjunto com a equipe de projetos, afinal de contas, ambos são responsáveis por todo o sucesso.
- Pense na sustentação da mudança: Imagine um projeto que levou meses para finalizar e envolveu muitas pessoas. O projeto acaba, porém, a mudança que chegou com ele deve seguir firme e forte. Para que a mudança se sustente é necessário durante o projeto trabalhar a mentalidade dos colaboradores e criar treinamentos. Muitas vezes, algumas pessoas deixam a empresa e outras novas chegam. É importante manter as novas pessoas treinadas para que entendam e absorvam o novo momento da empresa.
Desenvolver projetos em parceria com o time de Gestão de Mudanças Organizacionais faz toda a diferença. Geralmente, o time de consultores de GMO pode treinar a equipe interna para que esta passe a ter mais autonomia quando o projeto acabar.
Cada vez mais as empresas percebem a importância de ter um profissional com foco em GMO em sua liderança. Na maioria das vezes é esse profissional que entende a importância do novo momento e sustenta a ideia até o fim.
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