Neste post entrevistamos Nádia Travaini, gerente da área de suprimentos corporativos indiretos de uma farmacêutica, para falar sobre Soft Skills e Gestão de Mudanças Organizacionais.
Há pouco mais de um ano, a área de suprimentos corporativos da farmacêutica iniciou um processo de transição de sistema que ainda está em andamento. Tendo em vista o tamanho do projeto e a quantidade de pessoas beneficiadas por ele, Nádia resolveu buscar conhecimento em GMO para apoiar a iniciativa e garantir o sucesso do projeto.
“Quando começamos a desenhar o planejamento, já sabíamos do desafio orçamentário. Desta forma, pensamos em realizar algo diferente e inovador: contratar a Dynamica Consultoria para nos auxiliar com a estratégia de GMO e mentoria. A execução ficaria por conta do time interno”, explica Nádia.
O primeiro passo foi se matricular no curso de formação e certificação de Líder de Gestão de Mudanças Organizacionais da Dynamica. “Uma frase que me marcou muito foi: sem pessoas não há mudanças. Eu coordeno times e apoio o desenvolvimento de pessoas. Realmente me encontrei quando me envolvi com a GMO”, relembra.
Conhecendo o Projeto
O programa consiste na implementação do sistema Coupa, software de gestão de gastos, na área de suprimentos corporativos. Ao todo, são quase 2 mil usuários desta nova ferramenta, que integra diversas áreas da empresa.
Com uma visão sistêmica sobre o projeto e tantos usuários que seriam beneficiados com o novo software, Nádia tinha a certeza que era necessário o apoio da Gestão de Mudanças Organizacionais para sustentar o lado humano durante todo o processo de implementação. “Foram muitos desafios, mas graças ao suporte da Dynamica conseguimos superar cada um deles e seguir para as etapas seguintes.”
Esta é a primeira vez que a farmacêutica realiza um projeto com o suporte da Gestão de Mudanças Organizacionais. Para conseguir patrocínio interno para tal iniciativa, Nádia usou a criatividade e inovou em sua área.
Tudo começou com o curso de formação e certificação de Líder de Mudanças Organizacionais da Dynamica Consultoria. Após realizar o curso, Nádia conta que passou a ter certeza absoluta que a GMO seria necessária durante todo o andamento do projeto.
Como líder patrocinadora da mudança em sua organização, Nádia buscou a criatividade para trazer a GMO para o projeto. Como não havia verba para contratar a consultoria, a executiva negociou internamente com seus gestores e externamente com a Dynamica a possibilidade de trabalhar de forma inovadora, por meio de ações específicas e mentorias realizadas pelas especialistas em GMO da Dynamica, Liliane Freire e Claudia Cruz.
“Desenhamos a estratégia com a Dynamica e depois passei a ter reuniões semanais de mentoria com a Liliane, enquanto a Claudia participou em fases específicas do projeto”, explica Nádia.
O projeto teve início em agosto de 2022 e tem previsão de terminar em fevereiro de 2024. “Por mais desafiador que pareceu ser, até o momento conseguimos fazer a gestão do tempo muito bem. A mentoria tem sido de grande relevância”.
A primeira fase, na qual foram embarcadas as áreas de compras e jurídico e alguns usuários, aconteceu de forma tranquila. “No início me deparei com algo totalmente novo e que não estava claro ainda. Conhecer o processo foi significativo, pois eu sabia todo o contexto do que estava acontecendo. Era algo inédito, mas quando os benefícios da primeira fase começaram a surgir, criamos uma referência,” explica Nádia.
Na segunda fase do projeto foram inseridos 1,6 mil usuários. Devido a grande quantidade de pessoas, Nádia precisou pensar em algo diferente e novamente inovou na farmacêutica ao implantar um treinamento online para os novos usuários.
“Eram muitas turmas para treinar. Desenvolvemos uma trilha de treinamento, com provas e notas de corte para cada usuário receber o certificado e estar apto para usar o sistema”, explica Nádia.
O Processo de Comunicação
Para realizar a comunicação com tantas pessoas de forma eficiente, foram usados e-mails, canal de comunidade interna e publicações em murais.
Com os usuários-chave (key users), o processo de comunicação foi mais próximo. Houve uma agenda com compromissos semanais, workshops presenciais e até mesmo encontros para café da manhã.
“Meu propósito está ligado ao lado humano e mergulhar na GMO foi uma ação que me aproximou ainda mais das pessoas. É algo que eu faço com muito amor. A GMO me fez entender que eu posso trabalhar no dia a dia com meu propósito de vida”, comenta Nádia.
Com um ano e meio de projeto, Nádia e sua equipe já conseguem enxergar os ganhos e benefícios. Ela comenta que em alguns momentos tiveram resistência por parte de algumas pessoas, porém sempre mantiveram uma comunicação muito direta e clara com todos. “Não temos respostas para tudo, porém muitas vezes convidamos as pessoas a pensarem junto conosco para acharmos a melhor resposta para determinado questionamento. Em outros momentos, precisamos ser mais duros”, explica.
Além da comunicação com as pessoas que iam migrar para um novo sistema, Nádia também mantém uma comunicação muito próxima com as consultoras da Dynamica. Realizamos semanalmente um Fórum de Mentoria que aborda:
- as prioridades
- a correção de rota
- as estratégias
Agora Nádia está trabalhando para a terceira fase do projeto, que engloba as compras que nascem do planejamento. No momento, ela se prepara para treinar mais pessoas.
“Além de coordenar a GMO no projeto eu também tenho as atividades do meu cargo atual na empresa. Mas consigo tocar tudo de forma tranquila e harmoniosa. Me envolver com a Dynamica e a Gestão de Mudanças Organizacionais só me deu mais força para ter um pensamento crítico e perceber que é necessário e interessante estendermos a GMO em outras áreas da empresa, nas quais muitos projetos ainda não se conversam”, comenta Nádia.
Mas esta é uma etapa para o futuro. No momento, ela se concentra em seguir o cronograma para terminar o projeto de forma positiva e no tempo certo.
E para finalizar, Nádia deixa um recado que serve para qualquer liderança: “Pessoas felizes produzem mais”.
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