Você já deve ter visto muitos conteúdos sobre dicas e passos para se adaptar ao home office, até mesmo antes da pandemia devido ao covid-19. Hoje vamos propor passos importantes para continuarmos a prática de home office após o fim do isolamento social. Ficamos em quarentena, que consideramos que tem sido um Home Office atípico, pois todas as nossas demais atividades ficaram suspensas, em razão do isolamento social.
Os passos iniciais para se adaptar ao home office definitivo são semelhantes, mas existem aspectos a observar nesse novo momento. Esse conjunto de ações tem como objetivo colocar a atenção verdadeiramente nas pessoas da nossa equipe, visando manter a comunicação fluida e o desenvolvimento das relações interpessoais.
Confira as nossas dicas para se adaptar ao home office, usando técnicas e práticas da gestão de mudanças e de cultura.
Já falamos que precisamos de 66 dias para adquirir um novo comportamento segundo o estudo de Jane Wardle. Por isso é fácil notar os novos hábitos e comportamentos no mundo com COVID-19. Esse foi um momento importante em que várias mudanças foram levadas adiante nas empresas, em função do senso de urgência.
O isolamento social nos obrigou a adotar o home office de maneira rápida e sem acordo prévio entre a empresa e seus times. Apesar de haver uma percepção de aumento da produtividade com a aplicação desse modelo home office, é importante que agora a empresa retome a discussão sobre o modelo a adotar. Muitos têm demonstrado vontade de manter o trabalho dessa maneira de forma permanente. Por outro lado, alguns não se adaptaram, seja pelo fato de estarmos em isolamento social, seja pelo fato da residência não estar preparada adequadamente para ser um espaço, também, de trabalho.
É importante alinhar as expectativas dos colaboradores em manter o home office, presencial ou modelo híbrido (alguns dias presencial no escritório e outros em outros locais). Nessa negociação é preciso equilibrar o interesse das partes, os pontos fortes e fracos e as oportunidades de cada modelo, verificar as necessidades de adaptação de espaços tanto na empresa quanto na residência das pessoas, criar formas de convivência entre todos os modelos.
Adaptações na cultura organizacional e foco nas pessoas e valores
Manter uma relação leve, humana e objetiva com os times é o pilar para manter a organização e andamento saudável no dia a dia de trabalho remoto, presencial ou híbrido. Nesse novo cenário os questionamentos podem aumentar por parte de todos, justamente por ser um período de adaptações e muitas incertezas.
O primeiro passo é saber ouvir, aceitar os questionamentos, verificar os anseios e necessidades de cada um. Aprender a ler o “não verbal”, mesmo que através dos meios remotos de comunicação. Mantenha os canais de dúvidas e sugestões abertos para todos. Lembre-se de reforçar ou adaptar pontos da cultura organizacional para otimizar a gestão e monitoramento das atividades sem pressão ou perda de qualidade por parte dos times.
Fique atento aos comentários e argumentos daqueles que preferem aderir ao home office de maneira definitiva. E aos que não desejam esse modelo. O gestor deve procurar entender o porquê de cada um dos caminhos. Debater e direcionar a solicitação. Achar os acordos necessários para manter os times construindo e colaborando, independentemente dos caminhos traçados.
Durante esse longo tempo de isolamento, trabalhando em um formato de home office obrigatório, muitas pessoas podem associar a ausência do contato humano com a maior produtividade em casa e bem-estar. Em um novo normal (após a vacina) o home office vai coexistir com as academias funcionando, as escolas abertas, as áreas de cultura vivas.
Home office x Horário flexível
Muitas empresas adotaram o horário flexível para suas equipes nos escritórios, como uma forma de tornar o dia a dia mais leve nas grandes cidades e ajudar no desenvolvimento da responsabilidade em cada pessoa. A adoção uso do horário flexível no escritório físico, quando alinhado com todos e com limites estabelecidos, gera muitos resultados positivos para o alcance dos objetivos.
Há algumas responsabilidades para as pessoas que usam o horário flexível. Além do bom senso é fundamental o entendimento e a clareza dos prazos das entregas e da interdependência das atividades. Somos todos parte de um time com objetivo claro. Meu resultado (e atitude) interfere no todo.
Mas, e durante o home office? Qual a melhor forma de manter a mesma maneira de trabalhar, sendo que alguns não estão no ambiente físico?
Caso o horário flexível seja mantido, para aqueles tenham como opção o home office ou o modelo híbrido, é fundamental definir alguns critérios de convivência e reforçar a importância da comunicação, como, por exemplo, dos horários de disponibilidade. O status “online” também pode ser usado nas ferramentas de gestão e mensagens para mostrar a disponibilidade.
Para manter a qualidade nas entregas e evitar problemas com falta de comunicação é importante que exista responsabilidade e compromisso. Com critérios e direcionamentos bem definidos os gestores passam a ser facilitadores e mediadores das tratativas entre os times, mantendo o clima colaborativo e harmonioso.
Relacionamento e contato humano
Para manter a relação saudável entre time e gestão é necessário comunicação e escuta ativa. A confiança é a base para manter essa boa relação entre home office e presencial. Não é suficiente atualizar status em ferramentas on line, mandar e-mails, preencher planilhas. É importante manter a conexão, a troca de ideias, o diálogo, a comunicação face a face (mesmo que intermediada pela web, vídeo a vídeo).
O modelo de trabalho escolhido não pode ser a “desculpa” para perdermos a interação entre as áreas. Ainda trabalhamos, em muitas empresas, a cultura de quebra dos “silos departamentais” para desenvolvimento de valores como colaboração e co-construção. É preciso manter o crescimento de cultura organizacional que impulsione a empresa para os princípios das organizações ágeis. Organizações como sistemas vivos que são. Organizações que crescem são aquelas que entendem que mudança é parte natural de seu movimento, de sua cultura.
Entre gestores e time, o primeiro passo é enfatizar que as rápidas ligações diárias conhecidas como “daily” são fundamentais para manter a organização e bom relacionamento entre todos. Reuniões curtas de check-in, que podem parecer um processo simples e dispensável, tem um potencial de transformação significativo. É o momento de empatia, de se aproximar com o propósito claro de contribuição e apoio. Momento de manter a união das equipes.
Fique atento aos hábitos dos colaboradores para entender suas dificuldades e ajudar na busca de uma solução baseada na empatia. Nesse momento pode ser válido utilizar o acordo de convivência entre todos.
Passos importantes para manter a organização
Além de manter as informações fluindo de forma rápida e eficaz entre todos os times, entre todos os departamentos, é fundamental manter as atualizações de atividades diárias nas respectivas ferramentas de gestão e garantir uma visão integrada e estratégica para todos. Para garantir a clareza da interdependência entre times, os gestores precisam se manter informados sobre essas demandas. Por isso é válido usar, também, as reuniões rápidas diárias.
Dica da Dynamica
Para manter a boa relação e obter a melhor performance dos colaboradores, um caminho eficaz é realizar uma comunicação transparente da missão e visão, assim como o que se espera de cada um. É importante manter o alinhamento da equipe e não ficar monitorando tarefa a tarefa. Lembre-se que não é apenas uma questão de processo, mas de construir o resultado com pessoas motivadas, alinhadas na mesma direção e baseado em confiança.
Nessa jornada leve em conta:
- confiança como base de tudo
- equilíbrio entre atividades profissionais e pessoais
- respeito à diversidade de ideias
- conexão vai além do ambiente onde cada um está
- responsabilidade de todos na construção do “novo normal”
Monitoramento e gestão sem pressão
Para pessoas já acostumadas ao trabalho remoto, organização e comunicação são a base para construir a relação de confiança com todos. Quando processos são bem definidos e a comunicação por todos os meios e as mensagens são estabelecidas sem problemas, dificilmente irá existir pressão e tensão.
Para aqueles que estão iniciando essa jornada, a dica é lembrar que todo novo aprendizado é um processo e que à medida que vivemos a jornada aprendemos e melhoramos o caminho. Portanto, esteja perto para apoiar seu time na jornada, ligações ocasionais, vídeos-chamada para manter a comunicação face a face, que é a mais efetiva de todas.
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