Sua Organização é Ágil?

Uma Organização, ou CNPJ, é um conjunto de pessoas (CPF’s), com um propósito e processos que a levam a atingir suas metas e resultados esperados. Seu posicionamento acompanha a evolução das sociedades e do contexto em que atua: na primeira metade do século XX, por exemplo, a palavra de ordem nas empresas era produtividade, ou seja, máxima produção a custo mínimo. A organização era comparada a uma máquina e seus times também. Em seguida, novas teorias afloraram a necessidade de humanizar e democratizar a administração, em especial, os gestores. Surgiram conceitos como Six Sigma e Balanced Score Card. Ainda no final do século passado a revolução digital teve seu ápice no início dos anos 90 com o surgimento da Internet da forma como a conhecemos hoje (www ou a World Wide Web).

A partir daí as mudanças continuaram de forma exponencial. Os últimos 30 anos foram marcados por tantas transformações que as organizações foram comparadas a um organismo vivo, com a necessidade de luta por sua sobrevivência e em constante evolução. Na prática, funciona como um ecossistema da natureza, onde cada parte viva evolui e cria uma inteligência coletiva, resultando na evolução do todo. Estratégia, estrutura e tecnologia devem estar alinhadas, de forma a proporcionar vida longa à organização, que só sobreviverá no contexto atual se tiver em si a competência arraigada de se transformar para evoluir.

Veremos neste artigo algumas das principais características presentes em Organizações Ágeis.

EVOLUÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES: TORNAR-SE ÁGIL É O DESEJO ATUAL

Ao mesmo tempo em que nos deparamos com empresas que já nascem Ágeis, como as Startups, muitas estão em processo de transição, entre o modelo da gestão industrial e novos paradigmas da contemporaneidade, como a Transformação Digital e Indústria 4.0*.

Segundo uma pesquisa “Como criar uma Organização Ágil”, publicada em 2019 pela Mckinsey, com 2.500 líderes, poucas empresas atingiram agilidade em todas as suas áreas, mas muitas já estão buscando implementá-la. Para 75% dos entrevistados, a agilidade organizacional ou é a maior prioridade ou está entre as três maiores prioridades, e quase 40% estão realizando uma transformação de agilidade organizacional. Mais de metade dos entrevistados que não haviam implementado uma transformação ágil declaram ter planos de fazê-lo.

Das organizações que estão buscando se tornar mais ágeis, algumas começam por iniciativas isoladas ao invés de trazerem este novo posicionamento para suas diretrizes corporativas e sua cultura. “Há um movimento de disseminar a cultura ágil por toda a estrutura organizacional para eliminar barreiras, conectar pessoas de áreas distintas que possam resolver problemas, ter mais contato e cumplicidade com os clientes”, explicou Luciana Lima, do Insper, em matéria para revista Voce SA. Não dá para falar sobre Organizações Ágeis sem tomar como referência o documento Manifesto Ágil, que compreende 4 valores e 12 princípios, lançado em fevereiro de 2001, e que servem como norte às organizações que desejam implementar um modelo organizacional posicionado nos avanços do Sec XX.

*Indústria 4,0 engloba as principais inovações tecnológicas dos campos de automação, controle e tecnologia da informação, aplicadas aos processos de manufatura.

Manifesto Ágil

CONFIRA 8 ASPECTOS PRESENTES EM ORGANIZAÇÕES ÁGEIS:

1. Disputa por profissionais capacitados

Organizações Ágeis estão em constante disputa por manterem em seus times os melhores talentos, que são aqueles motivados pelo seu trabalho e sempre em busca de aprender mais, visando à excelência. Manter propostas atraentes, que mobilizem e retenham profissionais com este perfil, é uma tarefa árdua, já que compõem um grupo mais diversificado de pensamentos, origens, experiências e motivações.

No último Fórum Econômico Mundial foi divulgado o relatório “Futuro do Trabalho”, de 2020 cuja lista, se comparada há de 2015, valoriza muitas habilidades antes classificadas com menor relevância. Entre elas: “Solução de Problemas Complexos” se manteve em primeiro, seguido por “Pensamento crítico” e “Criatividade” (antes classificada como a última dentre as top 10).

Compreender estas novas exigências é um diferencial para quem quer se preparar para ele. Ter uma liderança ágil. que estimula e gera um ambiente colaborativo e dinâmico, é a base para uma cultura que tem como centro as pessoas.

2. Possuem a Cultura de Inovação e Mudança

Dado o alto nível de competitividade, exigência dos clientes por qualidade e inovação, demanda dos acionistas por crescimento, rentabilidade e ações de comprometimento de longo prazo, como ESG, além da importância de lidar com um público interno cada vez mais ligado às questões do real propósito e visão social da empresa, vivemos nas organizações a necessidade de desenvolver como uma competência corporativa e parte dos seus valores a inovação e, portanto, a mudança.

Toda a Liderança deve ser capacitada a conduzir mudanças, de forma estruturada, assertiva e eficaz. A natureza da organização ágil possibilita mais oportunidades para atuar frente às transformações, mantendo a empresa atualizada e relevante para o mercado.

3. Introduzem Tecnologias Disruptivas Constantemente (Transformação Digital)

Nas Organizações Ágeis a tecnologia é integrada a todas as áreas da empresa como um meio de gerar valor e possibilitar reações rápidas às demandas do negócio. Isso significa buscar sempre soluções, produtos e serviços que atendam às necessidades dos clientes, dos colaboradores, de todos seus stakeholders e as mantenham à frente da concorrência.

Isso significa a exigência por uma evolução constante das tecnologias, sistemas e ferramentas e da preparação interna para a utilização destas novas tecnologias.

4. Cultura Centrada em Pessoas

A cultura de uma organização ágil coloca as pessoas no centro, o que envolve fornecer autonomia para que criem valor de forma rápida, colaborativa e eficaz. Isso só acontece com o investimento nas lideranças para que propaguem esta autonomia ao seu pessoal e promovam seu desenvolvimento constante.

O papel da liderança neste contexto é o de compartilhar a visão, auxiliar seu time para que também possam liderar, colaborar e entregar resultados excepcionais.

A manutenção da cultura inclui o reforço dos valores, por meio de práticas condizentes aos discursos e a clara responsabilização e liberdade de buscar oportunidades e experiências. Resumindo: colaboradores de organizações ágeis são incentivados a agir como empreendedores e assumir responsabilidade pelas metas, decisões e desempenho da equipe.

Outro fator importante é que o ambiente corporativo deve estimular o aprendizado e os ajustes contínuos, o que permite a rápida evolução dos resultados. O aprendizado contínuo, aliás, é parte de seu DNA: todos aprendem com o próprio sucessos e fracasso — e com o alheio — e assim incrementam novas capacidades e conhecimentos.

5. Possuem Ciclos de Decisão Ágeis

A construção, ação e aprendizados são realizados em ciclos rápidos, gerando:

Tomadas de decisões rápidas, eficientes e contínuas: têm clareza sobre o tipo de decisão que estão tomando e sobre quem deve estar envolvido. Embora todos os membros da equipe sejam incentivados a dar sua contribuição, o ponto de vista das pessoas com maior expertise, não necessariamente vinculado a cargo, mas conhecimento do tema, pesa mais nas decisões finais.

Plano estratégico mais curto e com mais etapas de monitoramentos. Ao invés do planejamento, orçamento e revisão anuais algumas organizações estão adotando ciclos trimestrais, sistemas de gestão dinâmicos como objetivos e resultados-chave (OKRs) e orçamento contínuo de 12 meses.

Iteração e experimentação rápidas. Equipes produzem um único produto primário (ou seja, um produto viável mínimo) com muita rapidez, geralmente em etapas ou “sprints” curtas.

Formas padronizadas de trabalhar: processos, formatos de reunião, linguagem, redes sociais e tecnologias digitais são comuns a todas a equipes.

Gestão de desempenho e de consequências: atuam com base em objetivos compartilhados, de ponta a ponta do trabalho e medem o impacto nos negócios, e não as atividades.

Transparência: informações têm que ser acessíveis e compartilhadas. Além disso, a abertura e transparência entre os times nas reuniões constantes e curtas cria um ambiente seguro para que todas as questões possam ser discutidas.

6. Foco no Ecossistema

Segundo a Fundação Prêmio Nacional da Qualidade, “A Excelência em uma organização depende fundamentalmente de sua capacidade de perseguir seus propósitos em completa harmonia com seu ecossistema”. Este ecossistema são os stakeholders, formados pelos colaboradores, fornecedores, clientes, parceiros, comunidade, entre outros.

As organizações ágeis buscam estar cada vez mais próximas aos clientes entendendo suas necessidades em todo o seu ciclo de vida. Para tanto, existem pessoas em todas as áreas da organização posicionadas para observar, individualmente, suas mudanças nas preferências e no ambiente externo – e em agir a partir dessas observações. Eles avaliam regularmente o progresso de suas iniciativas e decidem se devem incrementá-las ou abandoná-las, usando processos padronizados e velozes de alocação de recursos para rapidamente transferir pessoas, tecnologia e capital de negócios lentos para áreas em crescimento.

Além disso, garantem que todos estejam focados em entregar valor tangível aos clientes e aos demais stakeholders, fornecendo feedback e coaching frequentes.

Em organizações ágeis, há o trabalho conjunto com clientes, fornecedores, acadêmicos, entidades governamentais e outros parceiros em setores existentes e complementares para desenvolver novos produtos, serviços e/ou soluções e trazê-los para mercado.

7. Menos Burocracia e Obstáculos Organizacionais

Como a organização é mais dinâmica e adaptável, pode responder mais rápido a todos os desafios que enfrenta. A natureza da organização ágil também empresta menos burocracia e obstáculos, tornando os processos internos mais fluidos, e, consequentemente, mais eficientes, organizados e com menor custo. Outro aspecto que corrobora para reduzir a burocracia é a horizontalidade nas relações e o ambiente de aprendizagem com os erros (e não a busca por culpados, frequente em empresas tradicionais).

8. Gestão Colaborativa e Participativa

As organizações ágeis costumam manter uma estrutura estável nos altos níveis, mas ao contrário da estrutura hierárquica tradicional, se valem de uma rede flexível e escalonável de equipes. Os líderes precisam entender estas redes, saber como desenhá-las e construí-las, como estabelecer a colaboração entre elas e como nutri-las e mantê-las.

O importante para que estes grupos operem de forma eficaz é a clareza dos papéis de cada um, para que possam interagir em toda a organização e se concentrar no seu trabalho.

As decisões devem ser tomadas o mais próximo possível das equipes envolvidas, em fóruns de coordenação altamente produtivos e de acesso restrito. Com cada equipe de trabalho tendo autonomia de decisões, os profissionais seniores, podem se dedicar ao desenho geral do sistema e orientação às equipes.

Dica da Dynamica para ajustar a cultura da sua organização a um Modelo Ágil:

  • Construa com seu time uma visão de futuro para a organização,
  • Tenha a transparência com um valor,
  • Dê oportunidade para os funcionários se arriscarem. Inovação e Disrupção não caem do céu,
  • Possibilite um espaço para fomento de novas ideias e invista em novas experiências,
  • Incentive a responsabilidade mútua e colaboração,
  • Mantenha discurso e prática convergentes, não importando o nível hierárquico,
  • Comece com pequenas ações, assegurando o bem-estar do seu time,
  • Crie um ambiente onde o lifelong learning se faça presente,
  • Incentive seus gestores a se capacitar nas competências de um Líder Ágil,
  • Prepare seus gestores para entender as necessidades e motivações de seus times,
  • Encoraje a melhoria contínua, inovação incremental,
  • Renove o pacto com todos da empresa para que no foco das iniciativas esteja sempre a experiência humana.

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