A comunicação desempenha um papel importante no processo de Gestão de Mudanças Organizacionais, pois possibilita a troca de ideias e a expressão dos sentimentos das pessoas dentro de uma organização, por meio de diversos canais.
A comunicação durante a jornada de Mudanças facilita o sucesso das iniciativas, afinal de contas, fornece as informações necessárias para que os colaboradores se sintam seguros e entendam o contexto e os motivos de tudo o que está acontecendo. Quando há comunicação clara, objetiva e assertiva, há compreensão e segurança.
“A comunicação acontece quando a mensagem é realmente entendida por aquele que a recebe. Saber se comunicar com uma outra pessoa é imprescindível na vida pessoal ou profissional. E quando dizemos “se comunicar” engloba tanto saber falar, como também entender, ler e interpretar as mensagens e conversas”, explica Lyrian Faria, diretora da Dynamica Consultoria.
A comunicação entre duas pessoas ou mais é conhecida como comunicação interpessoal. Aprendemos a nos comunicar logo nos primeiros meses de vida, no entanto, muitas pessoas são fechadas, têm vergonha de se expressar ou não conseguem de fato se comunicar como deveriam ou gostariam.
Atualmente, empresas modernas têm investido em espaços que servem para interação dos colaboradores, como sala de jogos ou ambientes de trabalho abertos. É a chamada “Política de Relacionamento Horizontal”, onde a hierarquia de cargos deixa de existir. Tudo em nome da boa e velha comunicação.
Outra técnica adotada por empresas para melhorar a comunicação interpessoal dos funcionários, é a gamificação. Criar formatos de jogos em que as pessoas devem se unir e trabalhar em conjunto para atingir um único objetivo é importante para desenvolver a comunicação interpessoal em grupo.
A Comunicação na GMO
A comunicação interna na Gestão de Mudanças Organizacionais objetiva entregar uma série de mensagens planejadas sobre as mudanças que estão sendo realizadas. Neste caso, a comunicação dos líderes e gestores para as equipes é muito importante, pois a compreensão correta da mensagem garante o sucesso do projeto.
A comunicação pode ser realizada por meio de diversos canais: conversa informal, e-mails, whatsapp, newsletters, reuniões presenciais ou online, etc. Neste caso, é importante ter em mente que talvez algumas mensagens devam ser entregues durante uma reunião presencial e não via email ou whatsapp. O motivo? Porque a forma como o interlocutor fala e aborda determinado assunto pode surtir efeitos importantes. Muitas vezes, a leitura de uma mensagem pode ser truncada, enquanto que ao ouvir a mensagem com um determinado tom de voz, pode fazer toda a diferença.
Não existe uma receita de bolo pronta sobre como deve ser realizada esta comunicação e por quais meios. Muito é decidido pela equipe de planejamento e mudanças durante o início do projeto com base na Cultura Organizacional da empresa. Mas uma coisa é igual em qualquer local: a comunicação deve ser clara, objetiva, constante e assertiva.
Quando a liderança e gestão deixam de dizer o que é necessário ser informado ou quando comunicam mal, as pessoas passam a interpretar cada um do seu jeito. E isso serve para qualquer situação em nossas vidas (pessoal e profissional). Seja qual for o erro, todos nós poderíamos nos beneficiar ao reconhecer nossos erros de comunicação e transformá-los em habilidades de comunicação.
Mas como o próprio título deste texto já sugere, a comunicação é uma via de mão dupla. O que isso quer dizer?
Que não basta apenas o líder falar. Ele precisa também saber escutar. Pensando nisso, listamos abaixo 10 problemas e erros comuns que ocorrem no dia-a-dia das pessoas:
1. Não Ouvir de Verdade
Quem fala bem, deve saber ouvir melhor. Quando nos comunicamos com alguém, muitas vezes não dedicamos toda a nossa atenção. Por vezes ficamos absorvidos pelos nossos telefones, pela televisão ou até mesmo sonhando acordados com outra coisa.
Quando não ouvimos ativamente a pessoa com quem falamos, corremos o risco de fazer com que a pessoa se sinta desconsiderada, e perdemos dicas não verbais importantes, criando um contexto em que podemos não entender a mensagem que o outro quer nos passar. Para evitar percalços na comunicação, é fundamental dar 100% da nossa atenção e foco no processo de comunicação. Habilidades de escuta eficazes incluem fazer contato visual, fazer perguntas esclarecedoras e permanecer engajado. Mantenha sua “escuta ativa”, esteja de corpo e alma nos diálogos e na interação.
2. Supor O Que O Outro Vai Dizer
Todos nós já fizemos isso. Estamos ouvindo um amigo falar e já presumimos que sabemos o que vai ser dito antes que ele termine a frase. E por vezes interrompemos o outro. Quando presumimos que sabemos o que a pessoa vai dizer, perdemos o que realmente está sendo dito. Permaneça aberto e curioso, ouvindo atentamente a mensagem, em vez de prever o que será dito.
3. Interromper o Interlocutor
Provavelmente todos nós já interrompemos outra pessoa no meio de uma frase uma ou duas vezes. Isso pode acontecer acidentalmente, ou podemos ficar tão empolgados com o que queremos dizer e para não esquecer o que queremos falar, cortamos o outro para nos expressar. No meio de uma discussão, interrompemos como um movimento de poder.
Seja qual for a intenção, interromper pode fazer com que a pessoa se sinta desconsiderada, como se o que ela tem a dizer não fosse importante. Tenha respeito pela outra pessoa e permita que ela termine a mensagem antes de se expressar.
4. Usar Declarações “Você” Ao Invés de “Eu”
Quando falamos sobre nossos sentimentos com outra pessoa, precisamos assumir esses sentimentos, em vez de colocar a responsabilidade na outra pessoa. Pode ser fácil dizer: “Você fez isso” ou “Você não fez aquilo”.
Quando usamos declarações “eu”, assumimos a responsabilidade de como nos sentimos e temos menos probabilidade de fazer a outra pessoa se sentir atacada.
5. Deixar Que As Emoções Ditem Totalmente Suas Respostas
Quando reagimos emocionalmente, é provável que digamos coisas que não queremos dizer. Um bom comunicador permite que as emoções se acalmem por um tempo e depois escolhe responder com cuidado em vez de reagir prontamente. Equilíbrio é a palavra-chave no processo de se comunicar.
6. Não Levar Em Conta as Diferenças Culturais
A comunicação intercultural pode ser difícil. As palavras podem assumir diferentes significados e as normas culturais que cercam a comunicação não-verbal podem variar. Ao se comunicar com pessoas de outras origens culturais, é importante levar em conta as diferenças culturais nos estilos de comunicação. Se não o fizermos, podemos acidentalmente ofender ou nos comunicar mal com alguém.
7. Evitar a Má Interpretação da Mensagem
Podemos interpretar mal os outros com mais frequência do que pensamos. Para evitar isso, é melhor dar toda a atenção à pessoa e parafrasear a mensagem de volta ao locutor para garantir que entendemos corretamente.
Na sociedade de hoje, somos mais suscetíveis a más interpretações, pois dependemos fortemente da comunicação tecnológica (e-mail, whatsapp etc). Sem tom de voz e sinais não-verbais, pode ser fácil entender mal um ao outro. Ao usar a comunicação por texto ou e-mail, certifique-se de usar a pontuação adequada e fazer perguntas esclarecedoras para garantir que você entenda a outra pessoa.
8. Comunicar de Forma Indireta
Ser sutil e/ou indireto na comunicação geralmente é ineficaz. Não podemos esperar que outras pessoas leiam nossas mentes. Se você quer que alguém o entenda, seja direto e evite “fazer rodeios” na conversa. Ser direto não significa ser grosseiro ou mal-educado. Ser direto significa ser claro e objetivo na mensagem que deseja que o outro receba.
9. Atacar a “Identidade” da Outra Pessoa
Quando estamos chateados com alguém, precisamos tomar cuidado para não apontar culpados ou dizer coisas que possam magoar o outro. Não devemos julgar ou pré-julgar as pessoas ao nosso redor. É importante sempre trocar o verbo “ser” pelo verbo “perceber” ou “estar”. Explicando melhor: imagine que num diálogo, ao invés de dizer diretamente que a pessoa não sabe trabalhar em equipe, que tal o seguinte: “Tenho percebido que há uma certa dificuldade para desenvolver o trabalho em equipe.” O melhor caminho é procurar mostrar como poderia ser feito pelo seu próprio comportamento e – dependendo da situação – buscar apoio em criar treinamentos e workshops.
10. Evitar Conversas Difíceis
Diante da possibilidade de uma conversa difícil, muitas pessoas optam por evitar ou prolongar a conversa o máximo possível. As pessoas geralmente percebem uma conversa como difícil quando precisam dizer a alguém algo que essa pessoa não quer ouvir. Pode estar dando más notícias ou levantando um conflito de interesses. Procrastinar as chamadas “conversas difíceis” gera um movimento de desconfiança e ruído de comunicação no time.
O Comportamento do Líder Humanizado
Além de ser um bom ouvinte, o líder humanizado também se mantém ao lado de sua equipe. Muitas vezes, as pessoas não precisam de mais um criticando sobre seus trabalhos, ideias ou comportamentos e sim de uma pessoa que vai mostrar entendimento, acolhimento e ajuda.
Não julgue, apenas mostre que está lá e pode ser útil caso a pessoa queira. Afinal de contas, dar palpites e mostrar a solução, muitas vezes pode não ser bem-vindo. E o que mais queremos é manter a equipe motivada!
É importante lembrar que cada pessoa tem um jeito. Enquanto algumas gostam de ajuda, outras abominam e querem resolver suas situações sozinhas. Porém, gostam de saber que não estão só e têm seus chefes ou líderes ao seu lado.
Nesta hora, uma boa pergunta para fazer à pessoa é: “você quer que eu ouça apenas ou quer que te ajude a encontrar uma solução?”
Outro ponto importante que muitas pessoas não prestam atenção, é no tom de voz e na linguagem corporal. Quase todas as pessoas, quando ouvem algo que não gostam ou não queiram, demonstram isso no olhar e no comportamento (agressivo, desligado ou melancólico). Na hora de se comunicar, cuidado para que o tom seja coerente com a mensagem é de extrema relevância.
Por último, queremos dar ênfase na comunicação verdadeira. Lembre-se que tudo o que for comunicar ao próximo deve ser real. Não faça promessas que depois não poderá cumprir. Isto criará quebra de confiança entre você e sua equipe. Se for um assunto que você não queira ou não possa falar, diga abertamente: “Infelizmente, não posso falar sobre isso nesse momento. Assim que eu tiver mais dados e fatos, trarei a todos vocês”. Desta forma você cria empatia e mostra que está numa posição delicada, porém com interesse em trazer a informação clara e relevante para a equipe assim que puder.
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