Você sabe qual é o papel da metodologia para conduzir um processo de mudança na organização? Nesse post vamos falar um pouco sobre como é feito o processo de escolha de práticas metodológicas em cada processo ou projeto para gerir mudanças na empresa, sejam relacionadas à cultura, tecnologia e estratégia, bem como as vantagens de se ter um escopo de trabalho que seja mais adequado para a condução do processo, de acordo com o perfil de cada organização. Confira!
Existem no mercado diversas metodologias para conduzir os processos de mudança. Elas funcionam como uma caixa de ferramentas, trazendo diversas opções para diferentes necessidades. Você sabe quais são? Leia até o final deste post e conheça algumas.
Lembre-se! Qualquer mudança organizacional deve sempre estar alinhada à estratégia existente da empresa ou com a nova estratégia quando esta estiver sendo implantada. Quando uma empresa é criada, existem decisões relativas às suas políticas e que operam em cinco dimensões, de acordo com J.R.Galbrait, que são: Estratégia, Estrutura, Processos, Recompensas e Pessoas. A Dynamica Consultoria compilou sua metodologia, usando como base estudiosos desse mercado como Kotter, Schein, Drucker, Barrett entre outros. Denominamos nossa metodologia MIM – Metodologia Integrada de Mudança, pois, como você verificará, as práticas devem sempre ser aplicadas de forma integrada .
Os caminhos para a mudança
Por que é tão importante um método? Segundo o dicionário da língua portuguesa, método consiste em
- 1: procedimento, técnica ou meio de fazer alguma coisa, especificamente de acordo com um plano.
- 2: processo organizado, lógico e sistemático de pesquisa, instrução, investigação, apresentação etc.
A origem da palavra vem do grego methodos, que significa “caminho” ou “via” e é o meio utilizado para chegar a um fim. Portanto, método é o que orienta, estrutura, uniformiza ações conduzidas por diferentes pessoas. Trata-se da ferramenta que organiza o saber, não é o saber em si. É importante estabelecer um método, mas este deve apenas direcionar o caminho. Além da escolha da rota, é preciso também saber desenvolver a capacidade de flexibilidade cognitiva. E com o uso de métodos, desenvolvemos a disciplina necessária para a condução de mudanças, saímos do “piloto automático”, da crença que “já sabemos tudo” e passamos a ter mais atenção e foco. O uso de check list de um método nos orienta na jornada e, assim, adquirimos mais competência ao longo das novas experiências.
Novos modelos de gestão estão sempre em evolução para acompanhar as necessidades em um mercado de constantes mudanças. Neste contexto, a mentoria pode ser um bom caminho para desenvolver as habilidades de Líderes e Gestores em relação às mudanças cada vez mais frequentes pelas quais as organizações irão passar. E quando falamos destas transformações, elas envolvem a estratégia do negócio, o modelo de gestão, a cultura e, portanto, sempre as pessoas.
MIM – Metodologia Integrada de Mudança – Dynamica
Agora que já entendemos o que significa e qual a importância de se escolher um método para o processo de mudança, vamos conhecer um pouco mais sobre a metodologia estruturada pela Dynamica. Nela, todas as frentes de atuação são integradas e trabalham sempre levando em consideração as pessoas envolvidas, avaliação do ambiente, cultura, a mudança em si e a cadeia de patrocínio e lideranças. São elas:
- Gestão da Estratégia da Mudança: propósito e senso de urgência a desenvolver
- Gestão da Prontidão: preparação da empresa
- Gestão de Pessoas: formação dos times e papéis claros
- Gestão da Comunicação: transparência de todo o processo da Mudança
- Gestão do Conhecimento: retenção dos novas práticas e aprendizados
- Gestão da Transição e Sustentação da Mudança: incorporação da mudança à gestão da empresa
Visão integrada das frentes de atuação no MIM
Na adoção e condução de qualquer processo de mudança, sempre devemos estabelecer uma comunicação clara e objetiva, além de oferecer treinamentos bem estruturados à equipe e lideranças, visando estabelecer o novo comportamento esperado com a colaboração de todos e da forma mais fluida possível.
Todos os stakeholders devem ser identificados, envolvidos e contemplados nos planos de ação para engajamento. As necessidades de ajustes de processos, estrutura, funções, também conhecidas como impactos organizacionais, devem ser mapeadas e tratadas, de forma a preparar as pessoas para o novo, onde o papel da liderança é fundamental na construção de uma nova cultura, de um modo novo de agir, atuar.
Como já dissemos em blogs anteriores, cultura organizacional é tudo o que envolve a rotina de uma empresa e funciona como diretriz para guiar o comportamento e mentalidade de seus times. Tendo a análise da cultura em mente, é possível conduzir um processo de mudança estruturado e com maior probabilidade de ser uma transição fluida e que se sustente na rotina da organização.
Como o assessment de liderança contribui para o processo de mudança
A condução do processo de mudança pela liderança junto com os times é fundamental, pois o líder é aquele que motiva, compartilha, dá o exemplo e promove o comprometimento da equipe com o processo e efetivação das novas atividades e cultura da empresa. Pessoas comprometidas agem.
Para chegar neste estágio, os líderes precisam em primeiro lugar se conhecer, entender quais são as competências necessárias para a empresa em que está e buscar desenvolver aquelas que não possuir. Existem algumas metodologias que auxiliam na identificação e desenvolvimento das habilidades e competências necessárias aos líderes de acordo com o cenário em que a organização se encontra e o estilo de liderança mais condizente à sua cultura. Importante: as competências podem ser identificadas e trabalhadas com auxílio de Planos de Desenvolvimento Integral (Técnicos e Comportamentais) e mentoria.
Como preparar e envolver as pessoas para o novo modelo
Quem lidera a mudança na Organização? É muito comum esta pergunta ficar sem uma resposta direta ou se atribuir a uma área específica. Para que os novos processos sejam assimilados e entrem na rotina das áreas, é necessário que se passe a enxergar a mudança em todas as suas dimensões e não mais só nas necessidades de comunicações imediatistas e treinamentos técnicos. Mudanças não podem mais ser vistas como pontuais, fazem parte das estratégias, estão nos DNAs das empresas, acontecem a todo o momento, então, todos da empresa devem entender o que está mudando, o porquê e o seu papel nesta jornada. Liderar mudança é uma competência que deve ser assimilada e adquirida por todos na empresa.
O importante é saber usar a ferramenta certa no momento mais adequado
Como dissemos, as metodologias são como uma caixa de ferramentas, com muitas variedades e especificidades. Cada metodologia tem sua particularidade e a escolha da melhor opção será feita a partir daquela que melhor se enquadre no cenário, objetivos e estratégia da empresa. Conheça algumas: A Lean Change Management, é uma abordagem orientada a feedback para o gerenciamento de mudanças inspirado nas melhores ideias de Agile. Já a PROSCI – ADKAR é um acrônimo para Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço em inglês. AIM – Metodologia de aceleração de implementação ou Accelerating Implementation Methodology em inglês – , HCMBOK (Conjunto de Conhecimento em Gestão da Mudança Humana ou The Human Change Management Body of Knowledge em inglês), PMBOK (Livro do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos ou Project Management Book of Knowledge em inglês) e também a metodologia PCI – Change First (Implementação Centrada em Pessoas ou People-Centred Implementation em inglês).
Existem ainda várias ferramentas, técnicas e métodos que complementam a aplicação de uma boa prática de mudanças, desde que sabendo o momento certo para utilizá-los, tais como: Design Thinking (método prático-criativo de solução de problemas que pode ser usado para levantamento de impactos e definição de processos/plano estratégico); Kanban (sistema de gestão visual para controle de tarefas que possibilita atuar com gestão à vista ou acompanhamento de status); Mapa Mental (técnica visual de organização de pensamentos, que contribui na criação de treinamentos, Workshops e peças de comunicação); Facilitação gráfica: (registro rápido de ideias, por meio da linguagem visual, que é utilizado em comunicação, tratamento de impacto, estratégia da mudança etc); Painel de discussão (método de discussão planejada que pode ser usado para alinhamento de visão e workshops), entre outros.
A Dynamica, mesmo possuindo sua própria metodologia, sempre aplica outros conhecimentos em seus projetos, visando ao resultado mais completo e satisfatório.
Dicas da Dynamica
Gerir a mudança deve ser tratado nas organizações como uma competência, pois não há plano de ação que seja efetivo sem o devido cuidado com as pessoas e participação efetiva da liderança. Portanto, entendemos que:
- Não há receita de bolo.
- Analise o cenário,
- Avalie a cultura da empresa,
- Fale com as pessoas,
- Entenda a mudança
- Escolha as melhores práticas de conduzir mudança para aquele cenário
- Trabalhe de forma sistêmica, integrada
- Use o feedback para avaliar o andamento
- Sempre, mensure e acompanhe toda a jornada (PDCA)
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