O processo de mudança é fundamental para as organizações que desejam se reinventar, acompanhar o mercado, atender as necessidades de seus clientes e colaboradores e é um desafio ainda maior no contexto do século XXI e no mundo VUCA (volátil, incerto, complexo e ambíguo), tema abordado por nós aqui no blog. Agora é a vez das empresas de pequeno e médio porte, que também necessitam de uma adequação para acompanharem as novas demandas do mercado que surgem nesse contexto. Superar este desafio possibilita que o seu negócio consiga sobreviver e que se mantenham competitivas. Mas de que forma podemos auxiliar neste processo? Nesse post, falaremos como trabalhar a Gestão de Mudanças Organizacionais no contexto das PME’s.
As constantes mudanças estão em grande parte relacionadas não só à transformação digital e novas tecnologias, mas principalmente às transições e alterações nos modelos de gestão e na cultura organizacional. Neste contexto, a própria empresa, seus colaboradores, líderes e gestores também estão sendo impactados diretamente e tendo que se adaptar. O desafio e a oportunidade para as pequenas e médias empresas é entender não mais o porquê mudar, mas quando e como viabilizar essas mudanças.
De acordo com dados do Sebrae (2018), existem no Brasil cerca de 6,4 milhões de estabelecimentos, sendo 99% micro e pequenas empresas (MPE) e que respondem por 52% dos empregos com carteira assinada no setor privado (16,1 milhões). Ainda, segundo dados a PwC (2018), das mais de 6 milhões de empresas no Brasil, 500 mil são de pequeno e médio porte e contribuem com 30% do PIB nacional. Dados significativos, que comprovam a importância de uma atenção especial às suas necessidades de adaptação e evolução.
Desafios e oportunidades para as PME’s
Um dos principais caminhos para iniciar o processo de evolução e adaptação em relação às mudanças é a adoção de um método para o acompanhamento e preparação da empresa para as mudanças necessárias. O conceito de cultura organizacional é tudo o que envolve a rotina de uma empresa e funciona como diretriz para guiar o comportamento e mentalidade de seus times. Trata-se do conjunto de hábitos e crenças que os membros de uma organização utilizam em comum, estabelecidos por meio de valores, atitudes e normas, compartilhados por todos. “A Cultura é que eu vejo que eles fazem”. O primeiro passo para dar início ao processo de Gestão de Mudanças é desmistificar a ideia de que a utilização de uma metodologia para condução e acompanhamento do processo necessita de altos investimentos e cabe apenas a grandes empresas.
1. Entendimento do cenário de Mudança
A gestão é realizada de forma adaptada a cada cenário. A verdade é que “não existe receita pronta”. O caminho recomendado é iniciar com análise do seu contexto atual (onde você está) ; de sua estratégia (onde quer chegar); os aspectos da cultura empresarial e o grau da maturidade de sua gestão para lidar com mudanças. Estes fatores vão nortear a sua jornada.
Todo processo é realizado a partir de um entendimento sobre a empresa, sobre sua cultura, os seus valores e comportamentos, bem como a análise dos motivadores que levaram ao processo de mudança ou transformação. Dessa forma é definida qual será a melhor estratégia de condução de mudança para aquela organização em particular.
A Gestão de Mudança Organizacional estruturada pela Dynamica para as pequenas e médias empresas atua respeitando suas especificidades.
2. Papel dos gestores e líderes
“Sem Liderança não existe transformação sustentável”. Esta afirmação da Dynamica direciona a atividade inicial de entender a estrutura organizacional e as Lideranças (independem a hierarquia) da organização. Esta definição sempre deve ser feita com apoio dos principais gestores da empresa. No caso das empresas que possuem sua gestão centralizada, no processo de transformação é necessário ampliar para os demais gestores o papel de desafiar o modelo atual e participar da mudança. Leia algumas dicas sobre Como avaliar e desenvolver líderes para tempos de mudanças.
3. Engajamento para a mudança
Vamos falar agora sobre quem faz a mudança acontecer: pessoas. Nesse segundo momento é definido o time responsável por conduzir a mudança na organização, bem como as pessoas que são direta e indiretamente impactados pelas mudanças. Após definição do time é preciso entender e esclarecer os papéis e responsabilidades esperados de cada um. Durante o processo, é importante haver o equilíbrio entre a dedicação às atividades da mudança e a dedicação às atividades do dia a dia.
4. Preparação das áreas
A empresa deve se preparar para a realizar a mudança em todas as suas áreas. Nem sempre os processos em uso são do conhecimento de todos e estruturados nas áreas e muitas vezes são identificadas duplicidades de funções. Levantar o modo como as áreas funcionam e como passarão a atuar é um aspecto importante da jornada da mudança.
Outros exemplos de ações possíveis para que os colaboradores enxerguem as melhorias com os novos processos, sistemas e papéis que passarão a exercer: estruturação de políticas, processos e procedimentos, capacitações técnicas ou comportamentais e as comunicações específicas.
A transparência no processo resulta em mais confiança dos colaboradores com a gestão e melhora a adesão da equipe às mudanças que estão sendo implementadas. Tornar o novo modelo conhecido é uma das forma de engajamento e redução de resistências.
5. Divulgação do novo
A clareza e transparência nos processos de mudança devem permear todas as empresas, independentemente do seu porte.
Nos processos de mudança, a divulgação das informações predomina por meio do diálogo entre líderes e liderados sobre o momento da organização.
No caso da empresa não dispor de uma área específica para criação de boletins, jornais internos ou outros canais de comunicação, isso não impede o processo principal que é o da comunicação interpessoal. Os colaboradores necessitam entender o porquê da mudança, as melhorias que estas mudanças trarão e o papel e responsabilidade de cada um com os novos processos implementados. Isso deve ser realizado pelos Gestores em reuniões, workshops e grupos de WhatsApp, por exemplo. Inclusive, neste momento é muito importante que a comunicação face a face aconteça, pois permanece como sendo o meio mais efetivo.
Um cuidado que empresas devem se atentar é que reuniões são fóruns de comunicação e de decisão. Compartilhar as questões tratadas e acompanhar o seu progresso é uma maneira de manter a equipe alinhada aos objetivos da mudança.
Também já falamos aqui sobre a diferença de um problema “de” ou um problema “da” comunicação e que podem ocorrer em qualquer organização. Confira.
6. Treinamento das equipes
É necessário assegurar que os novos conhecimentos para a mudança, técnicos ou comportamentais, sejam disseminados.
Dependendo da maturidade do time, pode haver a necessidade de incorporar práticas de desenvolvimento humano, tais como Mentoria, Avaliação ou até mesmo a construção de planos de ação para o Desenvolvimento integral de lideranças e times.
Se a empresa não possuir uma área de Recursos Humanos para desenvolver as capacitações, uma alternativa é terceirizar esse processo. Importante considerar esta etapa, pois assegura o devido preparo dos times às novas demandas.
Ainda nesta frente, considere realizar o processo de Lições Aprendidas como prática de melhoria contínua nos negócios e mantenha todas as documentações e materiais de treinamentos em um repositório de fácil acesso a todos os envolvidos. Desta forma, os novos conhecimentos adquiridos são armazenados e reutilizados em situações futuras.
Mitos e Realidades sobre o empreendedor brasileiro de pequeno, médio porte
Quando falamos de pequenas e médias empresas devemos nos lembrar que muitas vezes o dono da empresa tem o perfil empreendedor, que influencia diretamente no estilo de gestão. Como curiosidade, trouxemos alguns mitos e realidades sobre o empreendedor brasileiro nas empresas de pequeno e médio porte (Fonte: Sebrae; adaptado de Jreffry Timmons in Cohen 2000).
Mitos:
- O dinheiro é mais importante ingrediente para começar o negócio.
- Empreendedores devem ser jovens e cheios de energia.
- Se o empreendedor é talentoso, o sucesso vai ocorrer em um ou dois anos.
- Empreendedores são todos solitários.
Realidade:
- Na verdade, quando existem outros talentos além do empreendedor, mais chances de obter sucesso financeiro. O dinheiro é apenas um dos ingredientes. Ter uma boa equipe auxilia no sucesso do projeto.
- Idade não é uma barreira para ser empreendedor. Diversos empreendedores de sucesso tem 35 e até 60 anos. Conhecimento relevante, experiência e contatos são fundamentais.
- A maioria dos negócios chega na fase de solidez após três ou quatro anos.
- Os empreendedores mais bem sucedidos são líderes que constroem grandes equipes e ótimos relacionamentos com colaboradores, diretores, investidores, clientes, fornecedores e outros.
Dica Dynamica
Seguem algumas dicas para os processos de mudanças de PME’s:
- Mantenha-se atualizada sobre as melhores práticas de gestão.
- Enxergue que mudanças são oportunidades de aprendizados, crescimentos e melhorias.
- Sem Liderança não há transformação sustentável.
- Líderes devem engajar seus times para as Mudanças.
- Entenda quais serão as novas atividades no time e as capacitações técnicas e comportamentais necessárias e invista.
- A compreensão e clareza das informações minimizam as resistências.
- Toda mudança ou transformação traz a necessidade de ajustes internos.
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