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Tão importante quanto as iniciativas de transformação, a sustentação da mudança garante que os benefícios e eficiência dos processos recém implementados, sejam duradouros. Antes de mais nada, a sustentação da mudança deve ser incluída no planejamento, que é pensado antes do kick off do projeto de GMO, com o envolvimento de todas as áreas que serão impactadas com a transformação que deverão identificar todos os processos que devem ser mapeados com antecedência.
A área de pessoas desempenha um papel duplamente fundamental na Gestão da Mudança. Tem o papel de ser um facilitador entre os colaboradores e os líderes e gestores da mudança durante todo o projeto; em paralelo é uma das áreas responsáveis pela sustentação da mudança, pois cuida dos colaboradores, desenvolve e aplica treinamentos e remove quaisquer obstáculos que possam surgir, envolvendo pessoas, que impeçam essa sustentação.
No primeiro momento, a área de pessoas, em um trabalho colaborativo com os líderes de mudanças, ou as equipes que estão liderando as mudanças, desempenha funções associadas à comunicação, implementação e acompanhamento das mudanças. Atua no auxílio aos colaboradores servindo como ponto de contato para dúvidas e preocupações, bem como na minimização de qualquer impacto na equipe.
Mas por que sustentar a mudança? Até que grandes mudanças sejam incorporadas à cultura de uma organização (o que pode levar anos), elas permanecem vulneráveis à resistência e regressão. É importante usar os sucessos iniciais como base para desafios maiores e revisar todos os sistemas, estruturas e políticas que não se enquadram na visão de mudança. A área de pessoas pode consolidar ganhos contratando, promovendo e desenvolvendo colaboradores que possam implementar a visão de transformação juntamente com um mindset ágil. Além disso, o processo de mudança pode ser revigorado com novos temas de projetos e com a contribuição de uma força de adesão permanente que podemos denominar de “líderes de mudanças” ou de “facilitadores de mudanças”. Mais que um nome, o importante é a constituição de um grupo que atuará de forma permanente, na gestão da rotina, para manter e sustentar as mudanças importantes para a estratégia do negócio.
Segundo Kotter, para que uma mudança seja bem-sucedida é necessário vincular as mudanças a dois componentes-chave da cultura corporativa: normas de comportamento de grupo e valores compartilhados. Além disso, Kotter nos ensina também que ter um “grupo de coalizão” forte para a mudança, responsável por transmitir a visão, festejar sucessos da jornada e comunicar de forma eficiente são fatores de sucesso para os processos de transformação nas empresas.
Listamos aqui pontos importantes que devem ser pensados para que a Mudança seja de fato implementada e sustentada em uma empresa:
O Plano de Sustentação
Para garantir que as mudanças se sustentem de forma mais duradoura, é importante planejar como integrar novas pessoas na visão de mudança ao longo do tempo. Pessoas novas chegam nas organizações. Como integrá-las de fato à visão? Desta forma, pode ser necessário o desenvolvimento de um plano de manutenção da mudança para garantir que os elementos críticos da mudança não sejam interrompidos inadvertidamente, à medida que colaboradores envolvidos na mudança entram e saem da organização.
Da mesma forma, os projetos dentro do programa devem garantir que, após o encerramento, quaisquer atividades de gerenciamento de mudanças restantes sejam incorporadas como processos na gestão do dia a dia da empresa. “Projeto termina, mudança não!!!”, como fala Lyrian Faria, Diretora da Dynamica.
A Mudança de Paradigmas
Um foco na mudança sustentável deve ir além de simplesmente efetuar a mudança e lidar com o potencial de a organização voltar aos caminhos do passado. Portanto, não apenas a inércia é um fator, mas a tendência de reverter para uma maneira mais confortável e familiar de fazer as coisas quando as pressões aumentam. Mudar o paradigma de como o trabalho costumava ser feito (o estado atual) para como o trabalho será feito (o estado futuro) inclui remover as ferramentas e mecanismos usados no passado que não têm mais valor.
É necessário tomar a decisão para a mudança de mentalidade primeiro e, em seguida, trabalhar nas mudanças comportamentais. Não há atalhos. Isso ajuda a dividir o escopo da mudança em segmentos gerenciáveis, identificar os principais comportamentos necessários para sustentar a mudança e, em seguida, modificar e reforçar comportamentos positivos, alterando a estrutura de recompensas e consequências, enquanto mede o progresso em direção às metas estabelecidas.
A Comunicação da Sustentação
A sustentação da mudança requer diálogo e comunicação contínuos para que os indivíduos entendam por que certas ações, processos e comportamentos são esperados deles. Esforços educacionais, coaching/mentoring, revisão e avaliação podem ajudar todos a entender os impactos da mudança em evolução, os esforços contínuos para sustentar a mudança e os benefícios associados.
Os Líderes da Mudança
Os líderes da mudança têm papéis importantes a desempenhar na sustentação da mudança. Eles são os principais condutores de informações e influenciadores em suas equipes e podem identificar facilmente quando os esforços de sustentação precisam aumentar. Eles também podem ajudar a integrar pessoas e processos em apoio à sustentação da mudança.
Os Resultados Sustentáveis
À medida que capacidades adicionais se tornam disponíveis e a cultura organizacional já engloba as mudanças, a empresa passa a viver as transformações e ver o investimento em inovação, novas capacidades e novos produtos e serviços, dar certo. Todos esses novos processos fornecem à organização uma capacidade competitiva maior e com isso melhor posicionamento no mercado.
Todas as conquistas servem como facilitadores para o sucesso da transformação, à medida que a mudança se torna parte da cultura organizacional e dos valores da empresa.
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