Aprender com tudo o que deu certo ou que não deu certo, é um esforço contínuo ao longo de nossas vidas. E isto vale tanto no âmbito profissional quanto no âmbito pessoal. Neste texto, vamos tratar de lições aprendidas em projetos de GMO.
As lições aprendidas são as informações documentadas que refletem as experiências positivas e negativas de um projeto. O principal objetivo é justamente entender e identificar tudo o que não deu certo para num futuro próximo não repetir situações semelhantes. É uma mentalidade que deve ser fortemente encorajada pela liderança desde os primeiros dias do projeto.
Assim como cada empresa é única, também são seus projetos de GMO e, com certeza, as novas experiências vividas. Mas, ter um documento com lições aprendidas ao longo de outros projetos é algo extremamente valioso e que – se bem utilizado – pode poupar algumas noites em claro ou dores de cabeça. É possível aprendermos tanto com nossas próprias experiências de projeto quanto com as experiências de outros profissionais em outros projetos.
Mas você deve estar se perguntando: “Como utilizar essas lições aprendidas? Qual o momento certo de olhar para essas experiências e listar o que fazer e o que não fazer?
Indicamos que as lições aprendidas sejam anotadas desde o primeiro dia de projeto e discutidas de tempos em tempos. O envolvimento da liderança da Gestão de Mudanças Organizacionais, dos membros das equipes e dos líderes em todo o processo, estimulando reuniões periódicas para discutir o conhecimento adquirido e como utilizá-lo faz uma grande diferença no andamento do projeto. E para que tudo fique realmente amarrado ao planejamento, é importante que o que foi discutido seja incorporado ao planejamento (se necessário).
Ao identificar as lições aprendidas, a equipe envolvida passa a ter clareza sobre os riscos da mudança. É importante que a equipe enxergue as lições aprendidas como construtivas e a liderança encoraje as partes interessadas do projeto a usar o processo, as ferramentas e os resultados.
Segundo SBGC, um processo de lições aprendidas deve estimular a participação e a contribuição de todos os profissionais, garantindo o adequado tratamento dos registros, seu armazenamento, atualização de seu conteúdo e facilidade de acesso e consulta. Abaixo listamos as cinco etapas: identificar, documentar, analisar, armazenar e reutilizar.
Etapa 1: Identificar as Lições Aprendidas
Aqui, os envolvidos no projeto devem identificar comentários e recomendações que possam ser valiosos para projetos futuros. Para obter os melhores resultados, as sessões de lições aprendidas devem ser facilitadas por alguém que não seja o gerente do projeto.
As importantes perguntas a serem feitas nesta etapa são:
- O que deu certo?
- O que deu errado ?
- O quê precisa ser melhorado?
- O que precisamos incorporar nesse contexto?
Etapa 2: Documentar as Lições Aprendidas
A segunda etapa do processo de lições aprendidas é documentar e compartilhar as descobertas.
Criar uma base de conhecimento – como uma “Biblioteca de Lições Aprendidas”. O trabalho pode ser feito em equipe – de forma colaborativa e ficar disponibilizado para toda a empresa. Assim, equipes de outros projetos podem aprender e também alimentar a “Biblioteca” quando necessário.
O importante é apresentar uma visão geral do que deu certo e o que não deu certo naquele determinado período de tempo. Praticamente um resumo dos pontos fortes do projeto (o que deu certo), pontos fracos do projeto (o que deu errado) e recomendações (o que precisa melhorar).
Etapa 3: Analisar as Lições Aprendidas
A terceira etapa do processo de lições aprendidas é analisar e organizar as lições aprendidas para aplicação dos resultados. Às vezes, a análise é mais informal, pois a equipe decide o que pode ser feito com as lições aprendidas. As informações são compartilhadas com outras equipes durante as reuniões organizacionais. Melhorias nos processos de comunicação e engajamento de colaboradores ou necessidades de treinamentos são frequentemente identificadas como resultado de recomendações de lições aprendidas.
Etapa 4: Armazenar as Lições Aprendidas
A quarta etapa do processo de lições aprendidas é armazenar em um repositório. Na maioria dos casos, as organizações não possuem um repositório dedicado de lições aprendidas. Os documentos de lições aprendidas são armazenados junto com outros documentos do projeto, normalmente em uma unidade compartilhada ou em alguma forma de biblioteca do projeto. É importante que se crie um local dedicado às lições aprendidas para que seja alimentado toda vez que houver relatório com informações relevantes do assunto.
Etapa 5: Reutilizar os Aprendizados
A etapa cinco do processo de lições aprendidas é recuperar para uso em projetos, iniciativas e na gestão. Desta forma, a empresa passa a ter uma “Biblioteca” dedicada às Lições Aprendidas dos seus projetos e que pode ser muito útil para o momento atual e futuro.
Criar uma “Biblioteca” de Lições Aprendidas deveria estar na pauta de toda organização. Esta mentalidade deve ser inserida na Cultura da Organização. Ao estudar um assunto e adquirir o conhecimento, o profissional se torna cada vez mais apto e bom no que faz, justamente por fazer sempre e aprender tanto com os erros quanto com os acertos. Tal profissional se torna ainda melhor no que faz ao compartilhar seus conhecimentos com outros profissionais – pois uma troca de informações enriquece tanto quem dá quanto quem recebe.
Dicas da Dynamica:
- Coletar as informações do que deu certo e do que não deu certo deve ser um processo vivo, interativo e colaborativo. Nunca um processo burocrático e cheio de regras;
- A “Biblioteca de Lições Aprendidas” existe para ser consultada sempre que necessário, ou seja, é para ser reutilizada como fonte de informação com o objetivo de fazer sempre o melhor do que já foi feito;
- As Lições Aprendidas fazem parte do processo da gestão do conhecimento empresarial e podem ser usadas em vários momentos da organização;
- É importante compilar os dados da “Biblioteca de Lições Aprendidas” de forma interativa e colaborativa. Cada participante pode contribuir com sua visão de cenário e ideias criativas.
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