O Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) visa estabelecer, implementar e gerenciar com eficácia padrões, processos e procedimentos de gestão de projetos. O PMO também é responsável por fornecer às equipes de projeto a orientação e o apoio necessários para garantir que os projetos sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento.
Qual empresa não quer ter seus projetos concluídos no prazo, dentro do orçamento e dentro dos padrões de qualidade exigidos? Tudo isto é possível por meio da implementação de processos, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projeto.
Para conhecer um pouco mais sobre o universo do Gerenciamento de Projetos e do PMO, conversamos com Agostino Carletti, diretor da Dynamica Consultoria e especializado na área. Com mais de 20 anos de experiência, Agostino tem um olhar detalhado e um conhecimento profundo quando o assunto é Gestão de Projetos e PMO.
Acompanhe nossa entrevista:
1- Conte-nos sobre a sua experiência ao longo desses anos com Gestão de Projetos e PMO.
Agostino: O primeiro projeto que gerenciei foi num banco multinacional, em 1988 e, já naquela época, com uma equipe de projeto multidisciplinar. Depois deste projeto, como o resultado alcançado foi além do esperado, gerenciei outros da área de TI, sempre com equipes multidisciplinares. Este tipo de equipe permite que os objetivos do projeto sejam alcançados no prazo, qualidade e custos previstos. No início dos anos 2000, já atuando como consultor independente, ingressei no ecossistema de ERP, gerenciando projetos de implantação de soluções integradas, principalmente SAP. Cabe ressaltar que, como Gerente de Projetos, também atuamos um pouco como PMO.
2- Quais os diferenciais da Dynamica Consultoria em relação aos concorrentes?
Agostino: A nossa experiência em Gestão de Projetos e PMO em empresas de vários segmentos de mercado e em cenários organizacionais diversos, como: substituição tecnológica, melhoria de processos, estruturação de áreas, processos de governança, fusões e aquisições. Além disso, atuamos em gestão empresarial de modo amplo. Trabalhamos com planejamento estratégico, processos e desenvolvimento humano. Todos os nossos projetos são acompanhados de perto por um sócio diretor para garantir excelência nas entregas. Outra questão que acho importante citar é o desenvolvimento de Soft Skills entre nossos colaboradores, que se tornam mais bem preparados para gerir projetos e apoiar de forma correta a liderança e os patrocinadores, afinal de contas, a maioria dos projetos que não dão certo não foi por conta de técnicas mas sim da visão estratégica e da falta de liderança bem preparada.
3- Como um líder ou gestor sabe que é hora de contratar uma consultoria para a Gestão de Projetos? Como é feita esta contratação?
Agostino: As empresas de consultoria em gerenciamento de projetos podem fornecer profissionais experientes que oferecem soluções de alta qualidade para os problemas complexos que qualquer equipe pode enfrentar. Ao oferecer a metodologia certa, treinamentos, recursos e tecnologia, uma consultoria de gestão de projetos pode ajudar os executivos a determinar como focar de forma mais eficaz nos recursos disponíveis. Além disso, também pode preservar a integridade dos resultados do projeto, garantindo que os problemas sejam identificados em tempo hábil e que os marcos sejam cumpridos de forma consistente. Essas ferramentas e soluções de suporte ajudam a melhorar as métricas em todo o projeto, ao mesmo tempo que permitem que as equipes trabalhem de forma mais eficiente e eficaz em ambientes de alto estresse.
Além disso, em muitos casos, a gestão superior tem dificuldade em avaliar o desempenho do projeto e em tomar decisões porque não tem acesso às principais informações do projeto. Um consultor especializado pode fornecer os relatórios e análises necessários para equipar os gestores com informações importantes sobre obstáculos futuros, possíveis dificuldades do projeto e potenciais restrições de recursos. Quando este tipo de informação é incorporada como parte de uma abordagem de gestão de projetos mais inclusiva, o consultor pode transformar informações padrão do projeto em uma ferramenta de análise preditiva.
4- Como é realizado o acompanhamento de metas e os indicadores de desempenho? Existe um padrão do mercado ou a Dynamica desenvolveu uma metodologia própria?
Agostino: Geralmente as métricas (KPI ou indicadores-chave de desempenho) são de conhecimento deste mercado e a Dynamica adequa estas métricas ao cliente.
Os KPIs de gerenciamento de projetos são as variáveis relevantes para medir o desempenho do projeto ou o caminho para a conclusão bem-sucedida do projeto. Gosto de dizer que os KPIs em gerenciamento de projetos determinam o andamento do projeto (ou o cronograma do projeto); revelam os pontos fracos do projeto e as variáveis potenciais que levariam ao fracasso. Mas cabe ao gerente de projeto fazer as correções ou melhorias para eliminar ou fortalecer esses pontos antes que seja tarde demais.
Quanto aos indicadores, cada empresa tem as suas necessidades de informações e, geralmente, sabem os indicadores de que necessitam.
Aí entra a importância de contratar uma consultoria especializada no assunto, como a Dynamica.
5- Existem pessoas que confundem o PMO com o Gerente de Projetos. Poderia nos apontar essas diferenças?
Agostino: Tanto um escritório de gerenciamento de projetos ou PMO quanto um gerente de projetos normalmente trabalham sob o departamento de gerenciamento de projetos que garante a execução adequada dos projetos que uma empresa realiza. Mais especificamente, este departamento garante que as equipes conseguem concluir os projetos dentro do prazo e de acordo com os objetivos e padrões do cliente ou organização. Embora os PMOs e os gerentes de projeto muitas vezes trabalhem juntos de forma eficaz para alcançar os melhores resultados, suas tarefas e funções são diferentes.
As responsabilidades de um PMO são mais amplas do que as funções de um gerente de projeto. O PMO dá o suporte metodológico e as ferramentas para que o Gerente de Projetos consiga realizar a sua função. Os gerentes de projeto geralmente são responsáveis por supervisionar projetos específicos aprovados pela organização. Também é importante observar que a função do PMO possui diversas subcategorias, enquanto o gerente de projetos possui uma função específica dentro de uma organização.
6- Que tal nos contar algum caso de sucesso de cliente da Dynamica, em que o PMO foi fundamental no desenvolvimento dos negócios da empresa?
Agostino: Estamos realizando as funções de PMO em uma empresa que está implantando soluções de ERP. Apesar da empresa contar com uma área de Escritório de Projetos onde, teoricamente, estaria o PMO, fomos contratados para exercer esta atividade. Isto trouxe transparência no desenvolvimento do projeto, com indicadores e informações em tempo real para tomada de decisões. Além disso, fornecemos material e ferramentas que auxiliam a gestão do projeto. Vale ressaltar que esta atividade de PMO é bastante “ligada” à Gestão do Projeto e ao CIO da empresa.
7- Fale um pouco mais sobre o Agile na Gestão de Projetos.
Agostino: O gerenciamento ágil de projetos pode ser categorizado em duas estruturas: scrum e kanban. Enquanto o scrum se concentra em iterações de projetos de duração fixa, o kanban se concentra em lançamentos contínuos. Após a conclusão, a equipe passa imediatamente para a próxima.
Vale lembrar que o gerenciamento ágil de projetos é um processo de gestão de um projeto que envolve colaboração constante e trabalho em iterações. Funciona com base no fato de que um projeto pode ser continuamente melhorado ao longo de seu ciclo de vida e se adaptar rapidamente às mudanças.
8- Qual a importância de se contratar uma consultoria como a Dynamica para realizar a Gestão de Projetos?
Agostino: A vasta experiência que temos no assunto. Trabalhamos com Gestão de Projetos há cerca de 17 anos. Como já citei antes, a Dynamica é a única que coloca um sócio diretor em todos os projetos para acompanhar de perto tudo o que está sendo realizado. Outro ponto crucial é que a Dynamica não quer apenas tocar o projeto no cliente, mas sim desenvolver equipes multidisciplinares, que possam ser líderes dos projetos e sustentar as mudanças. Para conhecer melhor sobre nosso trabalho, convido acompanhar nossas redes sociais, assinar nossa newsletter e, se possível, conhecer nossos casos de sucesso. Os profissionais da Dynamica, além de serem altamente qualificados, trabalham com amor.
9- Qual a diferença entre Gestão de Projetos e Gestão de Mudanças? Sabemos que a Dynamica Consultoria atua em ambos.
Agostino: Embora a Gestão de Mudanças e o Gerenciamento de Projetos sejam frequentemente confundidos, os dois exigem tipos distintos de metodologia de gerenciamento. A Gestão de Mudanças concentra-se nas pessoas afetadas por projetos, tarefas ou processos específicos. Por outro lado, o Gerenciamento de Projetos concentra-se no próprio projeto.
Muitas pessoas confundem porque ambos são processos de gerenciamento centrados em tarefas e partes interessadas. No entanto, os processos ou pessoas que você gerencia diferem em cada cenário. As equipes de Gerenciamento de Projetos usam conjuntos de habilidades específicas para entregar algo de valor aos clientes. Por outro lado, a GMO envolve a aplicação de um processo estruturado, ferramentas e treinamento que lidera o lado humano da mudança. Um gerente de mudanças pode apoiar um gerente de projetos, fornecendo-lhes as ferramentas de gerenciamento necessárias para avançar com mais eficiência.
10 – Para quem quer trabalhar com Gestão de Projetos, quais as dicas que você dá?
Agostino: Estude o assunto. Ninguém nasce gerente, ainda mais de projetos. A Bíblia para um Gerente de Projetos é o PMBOK (Project Management Body of Knowledge). É um guia de melhores práticas de gerenciamento de projetos, que identifica e conceitua o que pode ser aplicado em termos de processos, ferramentas e técnicas da gestão de projetos. Tem que ter a visão de que o projeto atinge toda a empresa de forma integrada. Então, levante quais os impactos que a implantação do projeto causará e trace planos para mitigar/resolver estes impactos. Escolha uma metodologia que sirva de rumo para sua atuação. Com isto você assume o controle sobre os recursos que serão utilizados no projeto. Uma metodologia são regras já testadas e comprovadas. Nós, da Dynamica Consultoria, sempre afirmamos que nossa metodologia é um sucesso, porque já foi testada e comprovada em vários projetos ao longo destes 17 anos de atuação.
Também indico que a pessoa se aprofunde em Agile. O gerenciamento ágil de projetos é uma abordagem iterativa que se concentra em lançamentos contínuos e na incorporação do feedback do cliente em cada iteração. As equipes que adotam metodologias ágeis de gerenciamento de projetos expandem a colaboração e promovem a capacidade de responder melhor às tendências do mercado.
Para conhecer mais sobre Gestão de Projetos e quais as principais Soft Skills são imprescindíveis para um gestor de projetos de sucesso, acesse os seguintes textos: A Negociação no Centro da Gestão de Projetos, Negociação: Uma Importante Habilidade no Processo de Mudança, A Importante Parceria Entre Gestão de Mudanças e Projetos e Conheça as Vantagens de Alinhar a GMO aos Projetos.
Somos especialistas em estratégia, cultura, liderança e mudanças. Conte com a gente!
